Dziesięć funkcji Doodle, o których być może nie wiesz

Zróbmy wirtualne głosowanie przez podniesienie rąk. Czy macie wrażenie, że spotkania zajmują wam więcej czasu w tygodniu pracy niż kiedyś? Jeśli macie podniesioną rękę, to prawdopodobnie nie jest to żadnym zaskoczeniem. Raport opublikowany przez „Harvard Business Review” ujawnił, że kierownictwo uczestniczy w ponad dwukrotnie większej liczbie spotkań niż miało to miejsce w latach 60..

Liczba tych spotkań prawdopodobnie wzrosła w ciągu ostatniego roku, ponieważ większość z nas przeszła na pracę zdalną, aby wesprzeć walkę z COVID-19. Można śmiało powiedzieć, że dla większości osób praca zdalna okazała się świetnym rozwiązaniem. Pomogła ona poprawić takie aspekty jak równowaga między pracą a życiem prywatnym, ograniczyć stresujące dojazdy do pracy oraz poprawić samopoczucie psychiczne. W rzeczywistości badania przeprowadzone przez firmę technologiczną Barco wykazały, że że 85 procent osób opowiada się za połączeniem pracy z domu i w biurze gdy świat wróci do normy.

Nie oznacza to jednak, że praca w modelu hybrydowym nie wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Jak zorganizować spotkanie, jeśli część osób pracuje z domu, a część w biurze? Czy praca w modelu hybrydowym spowoduje wzrost liczby spotkań i doprowadzi do nasilenia się takich zjawisk jak wypalenie zawodowe i zmęczenie Zoomem?

Nie popadajmy jednak w pesymizm, bo nie musisz rezygnować z zalet pracy zdalnej, aby odpowiedzieć na te pytania. Korzystanie z narzędzia do planowania spotkań, takiego jak Doodle, pozwala uniknąć wszystkich kłopotów administracyjnych związanych z ustalaniem terminów. Oznacza to, że masz więcej wolnego czasu, aby skupić się na ważnych sprawach, takich jak realizacja projektów i spędzanie czasu z rodziną.

Aby pokazać, że to prawda – oto dziesięć naszych najlepszych funkcji, o których być może nie wiedzieliście, a które mogą wam zaoszczędzić mnóstwo czasu.

1. Strona rezerwacji

Siła i zalety strona rezerwacji naprawdę nie można tego lekceważyć.

Zacznijmy od początku. Strona rezerwacji pozwala ustawić swoją dostępność, dzięki czemu nie musisz wysyłać niekończących się e-maili do klientów czy współpracowników, żeby znaleźć wolny termin. Jak już zdecydujesz, jakie godziny chcesz zarezerwować na spotkania, po prostu wyślij link do swojego kalendarza, a Doodle zajmie się resztą.

Jak tylko spotkanie zostanie potwierdzone, zaktualizujemy twój kalendarz i wyślemy ci szczegóły, żebyś o nim nie zapomniał. A co sprawia, że strona rezerwacji jest jeszcze lepsza? Jeśli ty lub osoba, którą zaprosiłeś, musicie zmienić godzinę spotkania – automatycznie zaktualizujemy twój kalendarz. Koniec z zapominaniem i gubieniem się w skomplikowanym harmonogramie.

2. Spotkania indywidualne

Spotkania indywidualne Doodle 1:1 to świetny sposób na spotkanie się z kimś bez konieczności spędzania godzin na szukaniu terminu, który pasuje wam obojgu.

W naszym ostatnim Raport „Stan spotkań”, odkryliśmy, że z powodu COVID-19 liczba spotkań indywidualnych zaczęła rosnąć. Dużą rolę odegrały tu rozmowy dotyczące zdrowia psychicznego. A raport Akademii Zarządzania stwierdził, że pracownicy, którzy czują się samotni, nie osiągają tak dobrych wyników jak inni. Regularny kontakt z kimś z biura, zwłaszcza w przypadku osób mieszkających samotnie, może pomóc w wczesnym rozpoznaniu tego problemu i podjęciu odpowiednich działań. Byłoby to zgodne ze wzrostem liczby takich spotkań.

Korzystanie z serwisu Doodle pozwala wybrać kilka terminów spotkania, określić miejsce (czy to wirtualne, czy stacjonarne) oraz wysłać link. Po potwierdzeniu przez uczestników spotkanie zostanie dodane do Twojego kalendarza.

A co najlepsze, nie musisz się martwić o zbieżność rezerwacji. Jeśli zaplanujesz coś w jednym z zaproponowanych przez Ciebie przedziałów czasowych, usuniemy tę opcję z listy dostępnych terminów.

3. Sondaże

Doodle słynie przede wszystkim z organizowania spotkań grupowych i przeprowadzania ankiet. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie z klientami, czy o spotkanie zespołowe, Ankiety Doodle pomóc wyeliminować niekończącą się wymianę e-maili.

Wszyscy to znamy. Chcesz zorganizować spotkanie i musisz zaprosić swój ośmioosobowy zespół. Harmonogramy wszystkich są kompletnie rozbieżne, więc kręcicie się w kółko, próbując znaleźć dogodny termin. Po wielu godzinach, a nawet dniach, w końcu się zgadzacie, ale wtedy ktoś mówi, że ten termin już nie pasuje. To prawdziwe piekło planowania!

Na szczęście, korzystając z Doodle, możesz tego wszystkiego uniknąć. Jeśli jesteś organizatorem, wybierz terminy, w których chcesz się spotkać, zdecyduj, czy wyznaczyć termin ostateczny i czy chcesz otrzymywać przypomnienia – i gotowe. Prześlij ankietę uczestnikom, a my wskażemy Ci termin, który najbardziej im odpowiada.

4. Budowanie marki

Odpowiedni wizerunek firmy jest równie ważny jak zapewnienie doskonałej obsługi. Tak wiele marek na całym świecie rozpoznaje się od razu po samym wyglądzie. Czy wiesz, że korzystanie z Doodle nie musi mieć na to wpływu?

Indywidualne oznakowanie marki to bardzo ceniona zaleta usługi Doodle Premium. Nasze opcje personalizacji pozwalają na dodanie własnego logo, obrazu tła oraz wybór własnej kolorystyki.

Usprawnij swój harmonogram, zachowując jednocześnie profesjonalny wygląd.

5. Rezerwacja w imieniu

Funkcja naszego kalendarza rezerwacji, o której wiele osób nie wie. Funkcja „Rezerwacja w imieniu” pozwala umówić termin dla innych osób bez konieczności czekania na potwierdzenie ich dostępności.

Przedstawmy sobie następującą sytuację. Wyobraź sobie, że jesteś zapracowanym rekruterem, który znalazł idealnego kandydata. Chcesz włączyć do procesu kierownika ds. rekrutacji, ale nie możesz znaleźć dla niego czasu na rozmowę z kandydatem. Kiedy w końcu udaje ci się umówić spotkanie w jego kalendarzu, okazuje się, że kandydat przyjął już inną ofertę pracy.

Aplikacja „Book on Behalf” eliminuje tę frustrację, umożliwiając rezerwację terminu bezpośrednio w kalendarzu danej osoby, bez konieczności czekania na jej odpowiedź.

6. Konsola administracyjna

Jedna z naszych najnowszych funkcji idealnie sprawdzi się, jeśli zarządzasz zespołem. Ta Konsola administracyjna umożliwia administratorom kont korzystanie z własnego, dedykowanego panelu, dzięki któremu mogą decydować, w jaki sposób użytkownicy mogą jak najlepiej wykorzystać możliwości serwisu Doodle.

Od dostępnych opcji integracji po generowanie raportów służących do oceny aktywności — Konsola administracyjna zapewnia firmom większą elastyczność w korzystaniu z serwisu Doodle w sposób, który najlepiej im odpowiada.

7. Integracje

Korzystanie z Doodle’a nie musi oznaczać całkowitej zmiany dotychczasowego sposobu działania. Dzięki naszym integracjom możesz po prostu dalej pracować tak, jak chcesz.

Nasze Dodatek do programu Microsoft Outlook pozwala ci korzystać z możliwości Doodle’a bezpośrednio z twojej skrzynki pocztowej. Oznacza to, że możesz wysyłać ankiety grupowe, linki do swojego kalendarza Bookable oraz umawiać spotkania indywidualne – wszystko z jednego miejsca.

Wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej w ciągu ostatniego roku, nasza Powiększ oraz Microsoft Teams Dzięki integracjom organizowanie spotkań wirtualnych jest równie proste, jak spotkań stacjonarnych. Po podłączeniu wybranego narzędzia do wideokonferencji – wystarczy, że podczas rezerwacji spotkania wybierzesz lokalizację, a my zajmiemy się resztą.

Zapier daje Ci również możliwość dodania Doodle do ponad 2000 aplikacji. Oznacza to, że jeśli chcesz włączyć funkcję planowania do swojego systemu CRM lub innego narzędzia, z którego korzystasz – możesz to zrobić.

8. Pytania niestandardowe

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że czułeś, że mógłbyś być nieco lepiej przygotowany do spotkania? Cóż, właśnie w takich sytuacjach przydaje się nasze Pytania niestandardowe to narzędzie może okazać się pomocne.

Korzystając z naszego Kalendarz rezerwacji, tworząc harmonogram, w którym inni mogą rezerwować terminy spotkań z Tobą – po prostu dodaj kilka pytań, które pomogą Ci lepiej zorientować się, czego będzie dotyczyło spotkanie.

Dzięki temu nie tylko lepiej przygotujesz się do spotkania, ale także będziesz bardziej skoncentrowany, ponieważ będziesz dokładnie wiedział, na czym musisz się skupić.

9. Automatyczne przypomnienia

To jedna z największych zalet korzystania z serwisu Doodle do tworzenia ankiet. Jeśli chcesz umówić się na spotkanie ze swoim zespołem lub grupą znajomych, po zaznaczeniu swojej dostępności wystarczy zaznaczyć, że chcesz, aby osoby zaproszone otrzymały automatyczne przypomnienie o konieczności udzielenia odpowiedzi.

Nie musisz się martwić, jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi od danej osoby, ponieważ w wybranym przez Ciebie dniu przypomnimy jej o udzieleniu odpowiedzi.

10. Zarządzanie strefami czasowymi

Czy często współpracujesz z ludźmi z różnych stron świata i nie wiesz, jaka jest u nich godzina w porównaniu z twoją? A może, co gorsza, umówiłeś się na ważne spotkanie z klientem, by potem dowiedzieć się, że dla ciebie jest to w środku nocy!

Cóż, jeśli umówisz się przez Doodle, to możemy zarządzaj strefami czasowymi. Oznacza to, że kiedy umówisz się z kimś na spotkanie, godzina zostanie wyświetlona zgodnie z Twoją lokalną strefą czasową.

Praca zdalna nie powinna w żaden sposób wpływać na Twoją wydajność, oto kilka wskazówek jak jak najlepiej wykorzystać pracę z domu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z następującymi materiałami: https://doodle.com/en/resources/blog/branding-options-for-professionals/