Omgaan met de uitdagingen van het aansturen van teams op afstand

In een uit 2003 60 minuten interview, Apple-medeoprichter Steve Jobs zei ooit de beroemde woorden: “Grote dingen in het bedrijfsleven worden nooit door één persoon voor elkaar gekregen. Ze worden door een team van mensen voor elkaar gekregen.” Als visionair die zijn bedrijf tot een miljardenbedrijf heeft zien uitgroeien, heeft hij gelijk. Het samenstellen van het juiste team is cruciaal – vooral als ze op afstand werken.

De laatste jaren is het aantal mensen dat op afstand werkt explosief gestegen, maar hoe bouw je als manager een sterke teamcultuur op, overwin je uitdagingen en zorg je ervoor dat ze effectief samenwerken als jullie niet allemaal op dezelfde plek zijn? Laten we dat eens uitzoeken.

Hoe bouw je een team op dat op afstand werkt?

We zien steeds vaker dat niet alleen bedrijven vacatures voor thuiswerk plaatsen, maar dat ook werknemers in een of andere vorm om thuiswerk vragen. Volgens een rapport van Flexjobs, 57 procent van de mensen zou overwegen hun baan op te zeggen als er geen mogelijkheden voor thuiswerken zouden zijn.

Een team op afstand opbouwen kan lastig zijn en voor sommige leidinggevenden – zelfs voor degenen met jarenlange ervaring in werving – is het iets nieuws. Dat betekent niet dat het niet de moeite waard kan zijn en een aanwinst voor je bedrijf kan blijken te zijn. De eerste stap is het vinden van de juiste mensen. Als je sollicitanten interviewen We zoeken mensen die gemotiveerd en proactief zijn en zelfstandig kunnen werken.

Zodra je je team hebt, zorg er dan voor dat je ze een geweldige introductie geeft. Een goed gepland proces zorgt ervoor dat nieuwe teamleden zich vanaf het begin welkom en betrokken voelen. Zorg ervoor dat je planning een ontmoeting met hen, meteen bij de eerste gelegenheid, om ze persoonlijk gedag te zeggen en ze uit te leggen wat de belangrijke eerste stappen zijn om bij het bedrijf te komen werken.

Het draait allemaal om communicatie

Zodra je team er is, is communicatie echt cruciaal. Als je niet op dezelfde plek zit, is het belangrijk om duidelijke communicatiekanalen op te zetten en de juiste tools te gebruiken om iedereen op één lijn.

Als je niet even bij een collega langs kunt lopen of hem of haar in de pauzeruimte een vraag kunt stellen, kan een gebrek aan communicatie leiden tot misverstanden, verwarring en zelfs conflicten tussen de leden van je team. Zorg ervoor dat je regelmatig groepsbijeenkomsten met het team om problemen te bespreken, tools zoals Slack of Microsoft Teams op te zetten zodat collega’s makkelijk met elkaar kunnen chatten, en een ticketsysteem voor taken zodat er niks over het hoofd wordt gezien.

Effectieve samenwerking is ook essentieel voor je team op afstand. Overweeg om online tools te gebruiken, zoals digitale whiteboards of gedeelde documenten, zodat degenen die aan hetzelfde project werken gemakkelijker vanaf één plek kunnen samenwerken.

Je communicatieplan moet ook verder reiken dan de dagelijkse gang van zaken. Bedenk eens hoe je je team wilt laten weten wat je doelen en verwachtingen zijn. Denk eens na over een tool die je team kan helpen bij het maken van langetermijnplannen en zorg ervoor dat je regelmatige contactmomenten om ervoor te zorgen dat iedereen op koers blijft.

Op afstand leidinggeven

Het aansturen van thuiswerkers vraagt om een andere aanpak dan het aansturen van een team dat op kantoor werkt. Hoewel je je team niet op dezelfde manier kunt begeleiden, kun je wel verwachtingen stellen, regelmatige 1-op-1-gesprekken inplannen, de voortgang bijhouden en prestaties goed beheren.

Een belangrijk aspect van het aansturen van thuiswerkers is het vaststellen van duidelijke doelen en verwachtingen. Dit betekent dat je gedetailleerde instructies moet geven over wat je verwacht en hoe het werk van je team wordt beoordeeld. En ook regelmatige contactmomenten Denk eens na over kwartaalgesprekken om de sterke punten en verbeterpunten te bespreken, zodat je team de bedrijfsdoelen haalt.

Het is ook belangrijk dat je er voor je team bent. Maak een Boekingspagina, zodat je team, als ze je nodig hebben, makkelijk een tijdstip in je agenda kunnen vinden.

De grootste uitdagingen overwinnen

Hoewel het leiden van een team op afstand ontzettend veel voldoening kan geven en je bedrijf een enorme boost kan geven, gaat het niet zonder slag of stoot. Naast communicatieproblemen, die we al hebben besproken, is het omgaan met verschillen in tijdzones En ervoor zorgen dat je team geen last krijgt van een burn-out, zijn ook zaken waar je over na moet denken.

Als je in San Francisco werkt en collega’s in Berlijn hebt, loopt hun dag ten einde terwijl die van jou net begint. Hoe leid je een team als de kans groot is dat ze niet tegelijk met jou online zijn?

Begin met het instellen van regelmatige contactmomenten op een tijdstip dat voor jullie allebei het minst lastig is. Als je bijvoorbeeld in San Francisco zit, kun je overwegen om één dag per week iets eerder te beginnen, terwijl je collega’s in Europa iets later beginnen. Een tool zoals Doodle kan je helpen maak een poll die automatisch rekening houdt met tijdzones, dus het is makkelijk om een tijdstip te vinden dat voor iedereen het beste uitkomt.

Kijk vervolgens of je een uitgebreide inventarisatie kunt maken van tools die ervoor zorgen dat je team op koers blijft en dat problemen snel worden opgemerkt. Denk bijvoorbeeld aan een ticketsysteem waarbij een project in stukjes wordt opgedeeld en aan de juiste teamleden wordt toegewezen. Als een ticket niet volgens plan verloopt, kun je dat makkelijk zien en een opmerking achterlaten, zodat je team het kan corrigeren zodra ze weer online zijn. Als je de juiste tools vindt, kun je de productiviteit maximaliseren en ervoor zorgen dat projecten op tijd worden opgeleverd.

Als je team op afstand werkt, is het niet altijd meteen duidelijk wanneer iemand het moeilijk heeft. Het is lastig om burn-out bij medewerkers aan te pakken als je er niet altijd bent om de signalen op te merken. Medewerkers die op afstand werken, vinden het vaak moeilijk om een balans tussen werk en privé omdat er geen scheiding is tussen waar ze werken en waar ze wonen.

Zorg ervoor dat je je team aanmoedigt om neem regelmatig even pauze (de Pomodoro-methode is hiervoor een goed begin), zorg voor duidelijke grenzen tussen werk en vrije tijd en ondersteun hun algehele welzijn. Dit kun je doen door flexibele werktijden aan te bieden, ondersteuning te bieden op het gebied van geestelijke gezondheid en mogelijkheden te creëren voor teamleden om contact te maken en gezellig bij elkaar te zijn. Zorg ervoor dat regelmatige contactmomenten met je team, zowel in groepsverband als één-op-één, en geef ze feedback en erkenning voor hun harde werk.