Hoe digitale agenda's kunnen helpen om een evenwicht tussen werk en privé te vinden

Er zijn maar weinig culturen ter wereld die zo goed met woorden kunnen spelen als de Japanners. Van komorebi waarin wordt beschreven hoe de zon en de wind door de bomen schijnen en zo een schaduwspel op de grond creëren, zodat tsundoku, iemand die heel veel boeken koopt, maar er nooit aan toekomt om ze te lezen. Er zijn ontelbare dingen waarvoor het Japans een woord heeft – en westerse talen niet.

Als het gaat om de balans tussen werk en privé, hebben ze daar ook wel een uitdrukking voor. Karoshi betekent letterlijk ‘dood door overwerk’ en wordt gebruikt om iemand te beschrijven wiens gezondheid eronder lijdt dat hij of zij te veel werkt.

Een goede balans tussen werk en privé is niet alleen essentieel voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid, maar ook om ervoor te zorgen dat je productief blijft. Het gebruik van een digitale kalender is maar één stap op weg daarheen – dus laten we eens kijken hoe je er het beste uit kunt halen.

Waarom je moet streven naar een goede balans tussen werk en privé

Het leven kan behoorlijk hectisch zijn – er zijn maar weinig mensen die dat zouden ontkennen. Met een drukke baan, gezinsverplichtingen en tijd vrijmaken om met vrienden door te brengen, kan het vaak voelen alsof we alle kanten op worden getrokken. Daarom is het essentieel om een balans te vinden tussen werk en privé. Dat helpt je niet alleen om voorkom een burn-out maar je zult een veel productievere leider, freelancer, ondernemer of werknemer zijn.

Het lijdt geen twijfel dat er in ieder geval een paar mensen zijn die dit artikel lezen en die hun vrije tijd hebben opgeofferd in de overtuiging dat dit de enige manier is om vooruit te komen. Burn-out, is echter wel degelijk een reëel probleem. Als je geen tijd neemt om even afstand te nemen en nieuwe energie op te doen, breng je niet alleen je gezondheid in gevaar, maar schaad je ook de relaties met de mensen die het dichtst bij je staan.

Dit geldt ook voor alle teams die je leidt. Zorg ervoor dat je kom regelmatig even langs Blijf met ze in contact, zodat je weet of ze het te druk hebben. Verdeel taken indien nodig opnieuw en neem contact met ze op als je tekenen van stress of burn-out opmerkt.

Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan, en ongetwijfeld voelen velen van ons zich schuldig als we vrij nemen of een verzoek afwijzen vanwege persoonlijke redenen. Maar, planning Tijd voor jezelf nemen en zelfzorg hoog op je prioriteitenlijst zetten, komt je bedrijf op de lange termijn ten goede. Tijd vrijmaken voor sport, hobby’s en om tijd door te brengen met vrienden en familie draagt allemaal bij aan een betere geestelijke gezondheid. Dat zorgt er op zijn beurt voor dat we ons weer fris en gefocust voelen als we weer aan het werk gaan – waardoor we productiever zijn.

A rapport van Harvard Business Review Hieruit blijkt dat een stabiel evenwicht tussen werk en privé de productiviteit enorm verhoogt, het personeelsverloop vermindert en de mentale en fysieke gezondheid van werknemers verbetert. Als we ons in ons privéleven voldaan voelen, kan dat zich vertalen in een positieve houding en betere prestaties op het werk.

De voordelen van het gebruik van een digitale agenda om een evenwicht te vinden

Nu weten we waarom, maar hoe gaan we dat aanpakken? Het is allemaal wel mooi om onszelf te beloven dat we ons gaan richten op een betere balans tussen werk en privé, maar dat gaat niet zomaar vanzelf. We kunnen niet zomaar van planning de ene vergadering na de andere, van zonsopgang tot zonsondergang, om dan ineens beschikbaarheid om midden op de dag naar de sportschool te gaan. Nou ja… niet zonder wat hulp.

Hier komt een digitale kalender daar komt het om de hoek kijken. Eén plek waar je al je afspraken kunt beheren – zowel privé als zakelijk.

Een van de grootste voordelen van het gebruik van een tool als Google Calendar is de toegankelijkheid ervan. Met een paar klikken kun je je agenda overal bekijken – op je telefoon, tablet, laptop of desktop. Dit betekent dat het niet uitmaakt waar je bent: of je nu iemand tegenkomt in het café of in een belangrijke vergadering met een klant zit – je kunt je beschikbaarheid meteen. Vergelijk dat maar eens met een papieren agenda. Als je die niet bij de hand hebt, is het giswerk of je vrij bent of niet.

Zodra je die tijd hebt geregeld, een digitale kalender kan je aan de gebeurtenis herinneren voordat die plaatsvindt. De mogelijkheid om herinnering aan de planningAls je ze zo instelt dat het voor jou het beste werkt, mis je nooit meer een belangrijke vergadering of afspraak omdat je vergeten bent je agenda te checken.

In tegenstelling tot een papieren rooster dat op een heel specifieke manier wordt afgedrukt, met een digitale kalender Je kunt het helemaal naar eigen wens instellen. Dat geldt ook voor het uiterlijk van je agenda, verschillende kleuren voor verschillende soorten afspraken, en of je elkaar persoonlijk wilt ontmoeten of via videoconferenties en je kunt zelfs notities toevoegen aan elk item. Dit betekent dat je het zo kunt inrichten dat het voor jou het meest productief werkt, in plaats van dat je je werkwijze moet aanpassen aan een kant-en-klare stijl.

Tips voor het instellen van je agenda 

Als we even ingaan op het laatste punt uit de vorige paragraaf – er valt heel wat te zeggen over hoe je je digitale kalender om je balans tussen werk en privé te verbeteren.

Integratie met een planningstool zoals Doodle Hiermee bespaar je een hoop tijd, omdat je niet meer heen en weer hoeft te mailen om afspraken te maken. Neem Boekingspagina, stel bijvoorbeeld gewoon je beschikbaarheid in en stuur een link. Als je agenda is gekoppeld, verschijnt een afspraak automatisch in je agenda zodra iemand een tijdstip bij je boekt. Geen risico op dubbele boekingen of dat er een afspraak wordt ingepland op een tijdstip waarop je geen zin hebt om af te spreken.

Het is ook een goed idee om persoonlijke afspraken in te plannen, hoe klein ze ook zijn. Denk bijvoorbeeld aan sporten, ontspannen, lunchen met collega’s of zelfs gewoon even tien minuten weg om te ontspannen. Je kunt niet van mensen verwachten dat ze planning elke minuut dat je even vrij bent. Zo zorg je ervoor dat je goed voor jezelf zorgt en een gezonde balans tussen werk en privé behoudt.

Tot slot, maar waarschijnlijk het allerbelangrijkste: zorg ervoor dat je je digitale kalender een gewoonte. Het kost wat tijd om eraan te wennen om er altijd naar te kijken en alles erin te zetten. Maar als je dat eenmaal onder de knie hebt, zul je merken dat je veel tijd bespaart en veel beter in staat bent om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden.