Hur digitala kalendrar kan bidra till en bättre balans mellan arbete och fritid

Det finns få kulturer i världen som är bättre på att formulera sig än japanerna. Från komorebi som skildrar det ögonblick då solen och vinden strömmar genom träden och skapar en skuggdans på marken för att tsundoku, någon som köper massor av böcker men aldrig hinner läsa dem. Det finns otaliga saker som det finns ett ord för på japanska – men inte på västerländska språk.

När det gäller balansen mellan arbete och privatliv har de ett uttryck för det också. Karoshi betyder bokstavligen ”död genom överansträngning” och används för att beskriva någon vars hälsa påverkas negativt av att arbeta för mycket.

Att uppnå en balans mellan arbete och privatliv är avgörande, inte bara för din fysiska och psykiska hälsa utan också för att du ska kunna förbli produktiv. Användningen av en digital kalender är bara ett steg på vägen dit – så låt oss se hur du kan få ut det mesta av din.

Varför du bör sträva efter en bra balans mellan arbete och privatliv

Livet kan vara hektiskt – det är nog få som skulle bestrida det. Med ett krävande jobb, familjeåtaganden och att försöka hinna umgås med vänner kan det ofta kännas som om vi dras åt en miljon olika håll. Därför är det så viktigt att hitta en balans mellan arbete och privatliv. Det kommer inte bara att hjälpa dig att undvika utbrändhet men du kommer att bli en betydligt mer produktiv ledare, frilansare, entreprenör eller anställd.

Det råder ingen tvekan om att åtminstone några av dem som läser den här artikeln har offrat sin fritid i tron att det är det enda sättet att komma framåt. Utbrändhet, är dock något mycket påtagligt. Om du inte tar dig tid att ta ett steg tillbaka och ladda batterierna riskerar du inte bara att äventyra din hälsa, utan också att skada relationerna till dina närmaste.

Detta gäller även för alla lag som du leder. Se till att du titta in då och då Håll kontakt med dem så att du vet om de har för mycket att göra. Omfördela arbetsuppgifterna efter behov och ta kontakt med dem om du märker tecken på stress eller utbrändhet.

Det är ofta lättare sagt än gjort, och många av oss känner säkert skuldkänslor när vi tar ledigt eller avböjer en förfrågan av personliga skäl. Men, schemaläggning Att avsätta tid för dig själv och prioritera egenvård kommer att gynna ditt företag på lång sikt. Att ta sig tid för träning, fritidsintressen och umgänge med vänner och familj bidrar alla till en bättre psykisk hälsa. Det leder i sin tur till att vi känner oss utvilade och fokuserade när vi återvänder till arbetet – vilket gör oss mer produktiva.

A rapport från Harvard Business Review visar att en stabil balans mellan arbete och privatliv avsevärt ökar produktiviteten, minskar personalomsättningen och förbättrar de anställdas psykiska och fysiska hälsa. När vi känner oss tillfredsställda i vårt privatliv kan det leda till en positiv inställning och bättre prestationer på arbetsplatsen.

Fördelarna med att använda en digital kalender för att hitta en balans

Nu vet vi varför, men hur ska vi gå tillväga? Det är ju bra och väl att lova oss själva att vi ska satsa på en bättre balans mellan arbete och privatliv, men det sker inte av sig självt. Vi kan inte gå från schemaläggning möten som avlöser varandra, från gryning till skymning, för att plötsligt få tillgänglighet till gymmet mitt på dagen. Tja… inte utan lite hjälp.

Det är här som en digital kalender här kommer det in. En samlad lösning för att hantera alla dina åtaganden – både privata och yrkesmässiga.

En av de största fördelarna med att använda ett verktyg som Google Kalender är dess tillgänglighet. Med några få klick kan du se ditt schema var du än befinner dig – på din mobil, surfplatta, bärbara dator eller stationära dator. Det innebär att oavsett var du är – om du stöter på någon på kaféet eller sitter i ett viktigt kundmöte – kan du kolla ditt tillgänglighet direkt. Jämför det med en vanlig dagbok. Om du inte har den till hands är det rena gissningen om du är ledig eller inte.

När du väl har bestämt tid för det, så digital kalender kan påminna dig om händelsen innan den inträffar. Möjligheten att påminnelse om tidsplanOm du ställer in dem så att de passar dig bäst kommer du aldrig att missa ett viktigt möte eller en viktig tid för att du glömt att kolla din kalender.

Till skillnad från ett pappersschema som trycks på ett mycket specifikt sätt, med en digital kalender Du kan ställa in den precis som du vill. Det gäller bland annat kalenderns utseende, olika färger för olika typer av händelser och om du vill träffas personligen eller via videokonferenser och till och med lägga till anteckningar till varje post. Det innebär att du kan anpassa det så att det fungerar på det sätt som du tycker är mest produktivt, istället för att behöva ändra ditt arbetssätt för att anpassa dig till en redan fastställd stil.

Tips för att ställa in din kalender 

Om vi tar fasta på den sista punkten i föregående avsnitt – det finns mycket att säga om hur man konfigurerar och anpassar sin digital kalender för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv.

Integrering med ett schemaläggningsverktyg som Doodle hjälper dig att frigöra mycket tid genom att slippa allt mejland fram och tillbaka när du bokar möten. Ta Booking Page, till exempel, anger du bara när du är tillgänglig och skickar en länk. När din kalender är kopplad kommer det automatiskt att visas i din kalender när någon bokar en tid hos dig. Det finns ingen risk för dubbelbokningar eller att du bokar in en tid då du inte vill träffas.

Det är också en bra idé att planera in personliga aktiviteter, oavsett hur små de än är. Det kan handla om saker som träning, avkoppling, att gå ut och äta lunch med kollegor eller till och med bara ta tio minuters paus för att varva ner. Man kan inte förvänta sig att folk schemaläggning varje ledig stund. På så sätt ser du till att du tar hand om dig själv och upprätthåller en sund balans mellan arbete och fritid.

Sist, men förmodligen viktigast av allt, se till att använda din digital kalender en vana. Det kommer att ta tid att vänja sig vid att alltid använda den och följa rutinen att lägga till allt där. Men när du väl har gjort det kommer du att märka att du sparar massor av tid och har mycket lättare att upprätthålla en sund balans mellan arbete och fritid.