Lors d'un entretien accordé en 2003 à 60 Minutes, le cofondateur d'Apple, Steve Jobs, a déclaré ce qui suit : "Les grandes choses dans les affaires ne sont jamais faites par une seule personne. Elles sont réalisées par une équipe de personnes". Ayant été le visionnaire qui a vu son ascension jusqu'à une entreprise d'un milliard de dollars, il n'a pas tort. Il est essentiel de constituer la bonne équipe, surtout lorsqu'elle travaille à distance.

Ces dernières années ont vu une augmentation fulgurante du nombre de personnes travaillant à distance, mais comment, en tant que manager, construire une culture d'équipe forte, surmonter les défis et les faire collaborer efficacement lorsque vous n'êtes pas tous au même endroit ? C'est ce que nous allons découvrir.

Comment constituer une équipe à distance

De plus en plus, nous voyons non seulement des entreprises annoncer des rôles à distance, mais aussi une demande de la part des employés pour du travail à distance sous une forme ou une autre. Selon un rapport de Flexjobs, 57 % des personnes envisageraient de quitter leur emploi s'il n'offrait pas d'options à distance.

La constitution d'une équipe à distance peut être difficile et pour certains dirigeants - même ceux qui ont des années d'expérience en matière d'embauche - c'est quelque chose de nouveau. Cela ne veut pas dire que cela ne peut pas être enrichissant et constituer un atout pour votre entreprise. La première étape consiste à trouver les bonnes personnes. Lorsque vous interviewer les candidats, recherchez ceux qui sont motivés, proactifs et capables de travailler de manière indépendante.

Une fois que vous avez votre équipe, veillez à leur offrir un excellent onboarding. Un processus bien planifié aidera les nouveaux membres à se sentir accueillis et inclus dès le début. Assurez-vous de programmer une réunion avec eux dès le début pour leur dire votre bonjour personnel et leur parler des premières étapes importantes de leur arrivée dans l'entreprise.

C'est une question de communication

Une fois que votre équipe est en place, la communication va être essentielle. Lorsque vous n'êtes pas au même endroit physique, il est important d'établir des canaux de communication clairs et d'utiliser les bons outils pour que tous soient sur la même longueur d'onde.

Lorsque vous n'avez pas la possibilité de passer au bureau d'un collègue ou de lui poser une question dans la salle de repos, un manque de communication peut entraîner des malentendus, de la confusion et même des conflits entre les membres de votre équipe. Veillez à programmer des réunions de groupe régulières avec l'équipe pour discuter des problèmes, mettez en place des outils comme Slack ou Microsoft Team pour permettre aux collègues de discuter facilement entre eux et un système de tickets pour les tâches afin de ne rien manquer.

Une collaboration efficace est également essentielle pour votre équipe à distance. Pensez à utiliser des outils en ligne comme les tableaux blancs numériques ou les documents partagés pour faciliter le travail de ceux qui travaillent sur le même projet à partir d'un seul endroit.

Votre plan de communication doit également aller au-delà du quotidien. Réfléchissez à la manière dont vous voulez que votre équipe connaisse vos objectifs et attentes. Pensez à un outil qui peut aider votre équipe à travailler sur la planification à long terme et veillez à mettre en place des vérifications régulières pour vous assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.

Gérer à distance

La gestion des travailleurs à distance nécessite une approche différente de celle d'une équipe en personne. Bien que vous ne puissiez pas superviser votre équipe de la même manière, vous pouvez tout de même définir les attentes, programmer des 1:1 réguliers, suivre les progrès et gérer les performances efficacement.

Un aspect essentiel de la gestion des travailleurs à distance consiste à fixer des objectifs et attentes clairs. Cela signifie fournir des instructions détaillées sur ce que vous attendez et sur la façon dont le travail de votre équipe sera évalué. En plus des contrôles réguliers, pensez aux examens trimestriels pour passer en revue les points forts et les domaines à améliorer afin de vous assurer que votre équipe atteint les objectifs de l'entreprise.

Il est également important que vous soyez disponible pour votre équipe. Créez une Page de réservation, de sorte que lorsque votre équipe a besoin de vous joindre, elle puisse facilement trouver un moment sur votre calendrier.

Surmonter les plus grands défis

Si la gestion d'une équipe à distance peut être incroyablement gratifiante et faire de grandes choses pour votre entreprise - elle n'est pas sans difficultés. Outre les problèmes de communication, que nous avons déjà abordés, il faut également penser à gérer les différences de fuseaux horaires et veiller à ce que votre équipe ne souffre pas d'épuisement professionnel.

Si vous êtes basé à San Francisco et que vous avez des collègues à Berlin, leur journée se termine alors que la vôtre ne fait que commencer. Comment gérer une équipe lorsqu'il y a de fortes chances qu'ils ne soient pas connectés en même temps que vous ?

Commencez par mettre en place des contrôles réguliers à un moment le moins gênant pour vous deux. Par exemple, si vous êtes à SF, pensez à commencer un jour par semaine un peu plus tôt, tandis que vos collègues en Europe commencent un peu plus tard. Un outil comme Doodle peut vous aider à faire un sondage qui gère automatiquement les fuseaux horaires, de sorte qu'il est facile de trouver une heure qui convient le mieux à tout le monde.

Ensuite, envisagez de faire un audit complet des outils qui peuvent vous aider à vous assurer que votre équipe reste sur la bonne voie et que les problèmes peuvent être rapidement identifiés. Par exemple, un système de billetterie où un projet est divisé en morceaux et attribué aux membres de l'équipe concernés. Lorsqu'un ticket ne se déroule pas comme prévu, il est facile pour vous de l'identifier et de laisser des notes à votre équipe pour qu'elle le corrige dès qu'elle sera en ligne. En trouvant les bons outils, vous pourrez maximiser la productivité et faire en sorte que les projets soient livrés à temps.

Lorsque votre équipe est à distance, il ne sera pas toujours évident de savoir si quelqu'un a des difficultés. Il est difficile de gérer l'épuisement professionnel des employés lorsque vous n'êtes pas toujours là pour en voir les signes. Les travailleurs à distance peuvent souvent avoir du mal à maintenir un équilibre vie professionnelle/vie privée en raison du manque de séparation entre leur lieu de travail et leur lieu de vie.

Veillez à encourager votre équipe à prendre des pauses régulières (le modèle Pomodoro est un bon début pour cela), à établir des limites claires entre le travail et le temps personnel et à soutenir leur bien-être général. Cela peut se faire en proposant des horaires de travail flexibles, en offrant un soutien en matière de santé mentale et en créant des opportunités pour les membres de l'équipe de se connecter et de se socialiser. Organisez des vérifications régulières avec votre équipe en groupe et en tête-à-tête et fournissez-leur un retour d'information et une reconnaissance pour leur travail.