Come affrontare le sfide della gestione di un team a distanza

In un'intervista di 60 Minutes del 2003, il cofondatore di Apple Steve Jobs ha dichiarato: "Le grandi cose negli affari non sono mai fatte da una sola persona. Sono fatte da un team di persone". Essendo stato il visionario che lo ha portato a diventare un'azienda da un miliardo di dollari, non ha tutti i torti. Costruire il team giusto è fondamentale, soprattutto quando si lavora da remoto.

Negli ultimi anni si è assistito a un aumento vertiginoso del numero di persone che lavorano da remoto, ma come si fa, in qualità di manager, a costruire una solida cultura di squadra, a superare le sfide e a farli collaborare efficacemente quando non si è tutti nello stesso posto? Scopriamolo.

Come costruire un team remoto

Sempre più spesso vediamo non solo aziende che pubblicizzano ruoli a distanza, ma anche una richiesta da parte dei dipendenti di lavorare a distanza in qualche forma. Secondo un rapporto di Flexjobs, il 57% delle persone prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il proprio lavoro se questo non offrisse opzioni a distanza.

Costruire un team a distanza può essere difficile e per alcuni leader - anche quelli con anni di esperienza nelle assunzioni - è una novità. Ciò non significa che non possa essere gratificante e che non possa rivelarsi una risorsa per la vostra azienda. Il primo passo è trovare le persone giuste. Quando intervistate i candidati cercate coloro che sono auto-motivati, proattivi e in grado di lavorare in modo indipendente.

Una volta creato il vostro team, assicuratevi di offrire loro un ottimo onboarding. Un processo ben pianificato aiuterà i nuovi membri a sentirsi benvenuti e inclusi fin dall'inizio. Assicuratevi di programmare un incontro con loro per prima cosa, per salutarli personalmente e illustrare loro i primi passi importanti da compiere per entrare a far parte dell'azienda.

È tutta una questione di comunicazione

Una volta creato il team, la comunicazione sarà fondamentale. Quando non siete nello stesso luogo fisico, è importante stabilire canali di comunicazione chiari e utilizzare gli strumenti giusti per mantenere tutti sulla stessa pagina.

Quando non si ha la possibilità di passare dalla scrivania di un collega o di fargli una domanda in sala relax, la mancanza di comunicazione può portare a malintesi, confusione e persino conflitti tra i membri del team. Assicuratevi di programmare regolarmente riunioni di gruppo con il team per discutere dei problemi, di impostare strumenti come Slack o Microsoft Team per consentire ai colleghi di chattare facilmente tra loro e un sistema di ticketing per le attività, in modo da non perdere nulla.

Una collaborazione efficace è essenziale anche per il vostro team remoto. Pensate di utilizzare strumenti online come lavagne digitali o documenti condivisi per rendere più facile il lavoro di chi lavora allo stesso progetto da un unico luogo.

Il vostro piano di comunicazione deve anche andare oltre la quotidianità. Pensate a come volete che il vostro team sappia quali sono i vostri obiettivi e aspettative. Pensate a uno strumento che possa aiutare il vostro team a lavorare su una pianificazione a lungo termine e assicuratevi di organizzare controlli regolari per garantire che tutti rimangano in carreggiata.

Gestione da remoto

La gestione dei lavoratori a distanza richiede un approccio diverso rispetto alla gestione di un team di persone. Sebbene non possiate supervisionare il vostro team allo stesso modo, potete comunque definire le aspettative, programmare regolarmente incontri 1:1, monitorare i progressi e gestire le prestazioni in modo efficace.

Un aspetto fondamentale della gestione dei lavoratori a distanza è la definizione di obiettivi e aspettative. Ciò significa fornire istruzioni dettagliate su ciò che ci si aspetta e su come verrà valutato il lavoro del team. Oltre a controlli regolari, pensate a revisioni trimestrali per esaminare i punti di forza e le aree di miglioramento, per garantire che il vostro team raggiunga gli obiettivi aziendali.

È anche importante che siate disponibili per il vostro team. Create una pagina di prenotazione, in modo che quando il vostro team ha bisogno di contattarvi possa trovare facilmente un orario sul vostro calendario.

Superare le sfide più grandi

La gestione di un team remoto può essere incredibilmente gratificante e fare grandi cose per la vostra azienda, ma non è priva di difficoltà. A parte i problemi di comunicazione, che abbiamo già affrontato, la gestione delle differenze di fuso orario e la garanzia che il vostro team non soffra di burnout sono altri aspetti a cui pensare.

Se avete sede a San Francisco e avete colleghi a Berlino, la loro giornata sta finendo mentre la vostra è appena iniziata. Come si fa a gestire un team quando è molto probabile che non sia online nello stesso momento in cui lo siete voi?

Iniziate impostando regular check-ins all'ora meno scomoda per entrambi. Ad esempio, se siete a San Francisco, considerate di iniziare un giorno alla settimana un po' prima, mentre i vostri colleghi in Europa iniziano un po' più tardi. Uno strumento come Doodle può aiutarvi a fare un sondaggio che gestisce automaticamente i fusi orari, in modo da trovare un orario che vada bene per tutti.

Poi, cercate di fare una verifica completa degli strumenti che possono aiutarvi a garantire che il vostro team sia in regola e che i problemi possano essere identificati rapidamente. Ad esempio, un sistema di ticketing in cui un progetto viene suddiviso in parti e assegnato ai membri del team appropriati. Quando un ticket non va secondo i piani, è facile identificarlo e lasciare delle note che il team potrà correggere non appena sarà online. Trovare gli strumenti giusti vi permetterà di massimizzare la produttività e di garantire che i progetti vengano consegnati in tempo.

Quando il vostro team è remoto, non è sempre evidente quando qualcuno è in difficoltà. È difficile gestire il burnout dei dipendenti quando non si è sempre presenti per vederne i segnali. Per i lavoratori a distanza è spesso difficile mantenere un equilibrio vita/lavoro a causa della mancanza di separazione tra il luogo di lavoro e quello di vita.

Assicuratevi di incoraggiare il vostro team a fare pause regolari (il modello Pomodoro è un buon punto di partenza), a stabilire chiari confini tra tempo di lavoro e tempo personale e a sostenere il loro benessere generale. Ciò può essere fatto offrendo orari di lavoro flessibili, fornendo supporto per la salute mentale e creando opportunità per i membri del team di connettersi e socializzare. Fate controlli regolari con il vostro team come gruppo e 1:1 e fornite loro feedback e riconoscimenti per il loro duro lavoro.