Navigering af udfordringerne ved ledelse af fjernteams

I et 60 Minutes interview fra 2003 sagde Steve Jobs, medstifter af Apple, som bekendt: "Store ting i erhvervslivet bliver aldrig gjort af én person. De bliver gjort af et hold af mennesker." Har han været den visionær, der så ham stige til en milliarddollarvirksomhed, tager han ikke fejl. Det er vigtigt at opbygge det rigtige team - især når de arbejder eksternt.

I de seneste år er antallet af folk, der arbejder på afstand, steget voldsomt, men hvordan opbygger du som leder en stærk teamkultur, overvinder udfordringer og får dem til at samarbejde effektivt, når I ikke alle er samme sted? Lad os finde ud af det.

Sådan opbygger du et fjernteam

Vi ser mere og mere ikke kun virksomheder, der annoncerer fjernfunktioner, men også en efterspørgsel fra medarbejderne efter fjernarbejde i en eller anden form. Ifølge en rapport fra Flexjobs ville 57 procent af folk overveje at forlade deres job, hvis det ikke tilbød muligheder for fjernarbejde.

Det kan være svært at opbygge et fjernhold, og for nogle ledere - selv dem med mange års erfaring med ansættelse - er det noget nyt. Det betyder ikke, at det ikke kan være givende og vise sig at være et aktiv for din virksomhed. Det første skridt er at finde de rigtige mennesker. Når du interviewer kandidater, skal du lede efter dem, der er selvmotiverede, proaktive og i stand til at arbejde selvstændigt.

Når du har fået dit hold, skal du sørge for at give dem en god onboarding. En velplanlagt proces vil hjælpe nye medlemmer til at føle sig velkomne og inkluderet fra starten. Sørg for at planlægge et møde med dem som det første for at sige dit eget personlige goddag og tale dem igennem eventuelle vigtige første skridt i forbindelse med deres indtræden i virksomheden.

Det hele handler om kommunikation

Når du har fået dit team på plads, er kommunikation nøglen. Når I ikke er på samme fysiske sted, er det vigtigt at etablere klare kommunikationskanaler og bruge de rigtige værktøjer til at holde alle på samme side.

Når du ikke har mulighed for at kigge forbi en kollegas skrivebord eller stille dem et spørgsmål i pauserummet, kan manglende kommunikation føre til misforståelser, forvirring og endda konflikter mellem medlemmerne af dit team. Sørg for at planlægge regelmæssige gruppemøder med teamet for at tale om problemer, opret værktøjer som Slack eller Microsoft Team, så kollegerne nemt kan chatte med hinanden, og et billetsystem til opgaver, så intet bliver overset.

Effektivt samarbejde er også vigtigt for dit fjernteam. Tænk på at bruge onlineværktøjer som digitale whiteboards eller delte dokumenter for at gøre det lettere for dem, der arbejder på det samme projekt, at arbejde fra ét sted.

Din kommunikationsplan skal også række ud over det daglige arbejde. Tænk over, hvordan du vil have dit team til at vide, hvad dine mål og forventninger er. Tænk på et værktøj, der kan hjælpe dit team med at arbejde med langsigtet planlægning, og sørg for at oprette regelmæssige check-ins for at sikre, at alle holder sig på sporet.

Fjernstyring

Ledelse af fjernmedarbejdere kræver en anden tilgang end ledelse af et team, der er til stede. Selv om du ikke kan overvåge dit team på samme måde, kan du stadig opstille forventninger, planlægge regelmæssige 1:1'er, følge udviklingen og styre præstationerne effektivt.

Et vigtigt aspekt ved ledelse af fjernarbejdere er at opstille klare mål og forventninger. Det betyder, at du skal give detaljerede instruktioner om, hvad du forventer, og hvordan dit teams arbejde vil blive evalueret. Ud over regelmæssige check-ins bør du overveje kvartalsvise evalueringer for at gennemgå styrker og områder med forbedringspotentiale for at sikre, at dit team når virksomhedens mål.

Det er også vigtigt, at du er tilgængelig for dit team. Opret en Booking Page, så når dit team har brug for at få fat i dig, kan de nemt finde en tid i din kalender.

Overvinde de største udfordringer

Selv om det kan være utroligt givende at lede et fjernteam og gøre store ting for din virksomhed, er det ikke uden problemer. Ud over kommunikationsproblemer, som vi allerede har behandlet, er håndtering af forskelle i tidszoner og sikring af, at dit team ikke lider af udbrændthed, også spørgsmål, som du skal tænke over.

Hvis du er baseret i San Francisco og har kolleger i Berlin, er deres dag ved at slutte, mens din lige er begyndt. Hvordan leder du et team, når der er stor sandsynlighed for, at de ikke er online på samme tid som dig?

Start med at oprette regelmæssige check-ins på et tidspunkt, der er mindst ubelejligt for jer begge. Hvis du f.eks. er i SF, kan du overveje at starte en dag om ugen lidt tidligere, mens dine kolleger i Europa starter lidt senere. Et værktøj som Doodle kan hjælpe dig med at lave en afstemning, der automatisk styrer tidszoner, så det er nemt at finde et tidspunkt, der fungerer bedst for alle.

Derefter skal du overveje at foretage en omfattende revision af værktøjer, der kan hjælpe dig med at sikre, at dit team holder sig på sporet, og at problemer hurtigt kan identificeres. F.eks. et billetsystem, hvor et projekt opdeles i dele og tildeles de relevante teammedlemmer. Når en billet ikke går efter planen, er det nemt for dig at identificere og efterlade noter, så dit team kan rette den, så snart de næste gang er online. Hvis du finder de rigtige værktøjer, kan du maksimere produktiviteten og sikre, at projekterne leveres til tiden.

Når dit team er eksternt, vil det ikke altid være indlysende, når nogen kæmper. Det er svært at håndtere medarbejdernes udbrændthed, når du ikke altid er der til at se tegnene. Fjernarbejdere kan ofte have svært ved at opretholde en balance mellem arbejde og privatliv på grund af den manglende adskillelse mellem deres arbejdssted og deres bopæl.

Sørg for at tilskynde dit team til at tage regelmæssige pauser (Pomodoro-modellen er en god start til dette), etablere klare grænser mellem arbejde og privatliv og støtte deres generelle velvære. Dette kan gøres ved at tilbyde fleksible arbejdstider, yde støtte til mental sundhed og skabe muligheder for, at teammedlemmerne kan få kontakt og socialisere sig. Hold regelmæssige check-ins med dit team som en gruppe og 1:1 og giv dem feedback og anerkendelse for deres hårde arbejde.