Att hantera utmaningarna med att leda team på distans

I en rapport från 2003 60 minuter intervju, Apples medgrundare Steve Jobs sa i ett berömt uttalande: ”Stora framgångar i näringslivet uppnås aldrig av en enda person. De uppnås av ett team.” Som den visionär som såg sitt företag växa till ett miljardföretag har han helt rätt. Att sätta ihop rätt team är avgörande – särskilt när de arbetar på distans.

Under de senaste åren har antalet personer som arbetar på distans ökat explosionsartat, men hur kan du som chef bygga upp en stark teamkultur, hantera utmaningar och få dem att samarbeta effektivt när ni inte alla befinner er på samma plats? Låt oss ta reda på det.

Hur man bygger upp ett distansarbetslag

Vi ser i allt högre grad inte bara att företag annonserar om distansjobb, utan också att det finns en efterfrågan från de anställda på distansarbete i någon form. Enligt en rapport från Flexjobs, 57 procent av de tillfrågade skulle överväga att säga upp sig om deras arbetsplats inte erbjöd möjlighet till distansarbete.

Att bygga upp ett distansarbetslag kan vara svårt, och för vissa chefer – även de med mångårig erfarenhet av rekrytering – är det något helt nytt. Det betyder dock inte att det inte kan vara givande och visa sig vara en tillgång för ditt företag. Det första steget är att hitta rätt personer. När du intervjua kandidater Vi söker personer som är egengående, initiativrika och kan arbeta självständigt.

När du väl har fått ihop ditt team är det viktigt att du ser till att de får en bra introduktion. En välplanerad process hjälper nya medlemmar att känna sig välkomna och delaktiga redan från början. Se till att du schemaläggning ett möte med dem redan från början för att hälsa på dem personligen och gå igenom de viktigaste första stegen när de börjar på företaget.

Allt handlar om kommunikation

När du väl har fått ihop ditt team kommer kommunikationen att vara avgörande. När ni inte befinner er på samma fysiska plats är det viktigt att etablera tydliga kommunikationskanaler och använda rätt verktyg för att hålla alla är överens.

När du inte har möjlighet att titta förbi en kollegas skrivbord eller ställa en fråga i pausrummet kan bristande kommunikation leda till missförstånd, förvirring och till och med konflikter mellan medlemmarna i ditt team. Se till att planera in regelbundna gruppmöten tillsammans med teamet för att diskutera olika frågor, sätta upp verktyg som Slack eller Microsoft Teams så att kollegorna enkelt kan chatta med varandra, samt ett ärendesystem för uppgifter så att inget faller mellan stolarna.

Effektivt samarbete är också avgörande för ditt distansarbetslag. Överväg att använda onlineverktyg som digitala whiteboardtavlor eller delade dokument för att göra det enklare för dem som arbetar med samma projekt att samarbeta från en och samma plats.

Er kommunikationsplan måste också sträcka sig bortom det dagliga arbetet. Fundera på hur ni vill att ert team ska få reda på vad ni mål och förväntningar är. Tänk på ett verktyg som kan hjälpa ditt team att arbeta med långsiktig planering och se till att ställa in regelbundna avstämningar för att se till att alla håller sig på rätt spår.

Att leda på distans

Att leda distansarbetare kräver ett annat tillvägagångssätt än att leda ett team som arbetar på plats. Även om du inte kan övervaka ditt team på samma sätt kan du ändå fastställa förväntningar, planera in regelbundna 1:1-möten, följa upp framstegen och hantera prestationerna på ett effektivt sätt.

En viktig aspekt av ledningen av distansarbetare är att fastställa tydliga mål och förväntningar. Det innebär att man ger detaljerade instruktioner om vad man förväntar sig och hur teamets arbete kommer att utvärderas. Dessutom regelbundna avstämningar Överväg att genomföra kvartalsvisa utvärderingar för att gå igenom styrkor och förbättringsområden, så att ditt team kan uppnå företagets mål.

Det är också viktigt att du finns tillgänglig för ditt team. Skapa en Booking Page, så att ditt team enkelt kan hitta en tid i din kalender när de behöver få tag på dig.

Att övervinna de största utmaningarna

Att leda ett team på distans kan visserligen vara oerhört givande och bidra till stora framsteg för ditt företag – men det är inte utan svårigheter. Förutom kommunikationsproblem, som vi redan har tagit upp, är det en utmaning att hantera skillnader i tidszoner och att se till att ditt team inte drabbas av utbrändhet är också frågor som man bör tänka på.

Om du är baserad i San Francisco och har kollegor i Berlin, avslutas deras arbetsdag just när din börjar. Hur leder man ett team när det är stor risk att de inte är online samtidigt som du?

Börja med att ställa in regelbundna avstämningar vid en tidpunkt som passar er båda bäst. Om ni till exempel befinner er i San Francisco kan ni överväga att börja lite tidigare en dag i veckan, medan era kollegor i Europa börjar lite senare. Ett verktyg som Doodle kan hjälpa dig skapa en omröstning som hanterar tidszoner automatiskt, vilket gör det enkelt att hitta en tid som passar alla bäst.

Därefter bör du överväga att genomföra en omfattande granskning av verktyg som kan bidra till att ditt team håller sig på rätt spår och att problem snabbt kan upptäckas. Till exempel ett ärendesystem där ett projekt delas upp i delar och tilldelas lämpliga teammedlemmar. När ett ärende inte går enligt plan är det enkelt för dig att upptäcka detta och lämna anteckningar till ditt team så att de kan åtgärda det så snart de är online igen. Att hitta rätt verktyg gör det möjligt för dig att maximera produktiviteten och se till att projekten slutförs i tid.

När ditt team arbetar på distans är det inte alltid uppenbart när någon har det svårt. Det är svårt att hantera utbrändhet hos medarbetarna när man inte alltid är på plats för att upptäcka tecknen. Distansarbetare kan ofta ha svårt att upprätthålla en balans mellan arbete och privatliv på grund av att det inte finns någon tydlig gräns mellan deras arbetsplats och bostad.

Se till att uppmuntra ditt team att ta regelbundna pauser (Pomodoro-metoden är en bra utgångspunkt för detta), sätta tydliga gränser mellan arbete och fritid och främja deras allmänna välbefinnande. Detta kan göras genom att erbjuda flexibla arbetstider, tillhandahålla stöd för psykisk hälsa och skapa möjligheter för teammedlemmarna att umgås och knyta kontakter. Ha regelbundna avstämningar med ditt team både i grupp och 1:1, och ge dem feedback och erkännande för deras hårda arbete.