Dags för medarbetarsamtal:hur bokar du alla 1:1-samtal och skip level-samtal med en enda länk?

Jag har suttit på båda sidor av bordet, både som chef och som medarbetare, så jag har en ganska allsidig bild av det här. Som avdelningschef med flera direkt och indirekt rapporterande medarbetare kan jag säga att den tid och de förberedelser som varje samtal kräver är kraftigt underskattade, och i många fall inte planerade alls.

Ja, att boka de här mötena är ett jobb i sig: att hitta rätt tid med varje person. Men jag skulle också räkna med tiden det tar att gå in i varje samtal väl förberedd. När du leder ett stort team vid sidan av alla dina andra åtaganden och leveranser kan det kännas som en övermäktig uppgift.

Finns det då ett bättre sätt att planera, förbereda och hålla de här samtalen i stor skala? Här nedan ser du varför det tar så lång tid att boka alla medarbetarsamtal, vad en stressad samtalsomgång kostar, en modell från CMI för medarbetarsamtal, en verktygslåda för chefer med ett förberedelseblad, hur du sätter upp en länk för alla 1:1-samtal och skip level-samtal och en planerare som visar hur mycket tid din omgång tar, förberedelser inräknade.

För att varje samtal är en egen bokning, och alla hamnar under samma få veckor. En chef med åtta medarbetare och en omgång skip level-samtal kan lätt ha 20 eller fler att ordna.

I ett helt företag blir det mycket tid. Deloitte räknade en gång ut vad företagets process för prestationsbedömning tog. Som Marcus Buckingham och Ashley Goodall skrev i Harvard Business Review 2015: ”att fylla i formulären, hålla mötena och ta fram bedömningarna tog nära 2 miljoner timmar om året”.

Det är också fler samtal än förr. Chartered Management Institute konstaterar att de årliga medarbetarsamtalen i stor utsträckning har ersatts av samtal varje halvår, ofta varvade med utvecklingssamtal och kompletterade med regelbundna 1:1-samtal.

Källor: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

Själva samtalet. När medarbetarsamtalen kläms in direkt efter varandra märker personen på andra sidan bordet det, och feedbacken uppfattas som en punkt att bocka av.

Gallup såg att 80 % av de anställda som säger att de har fått ”meningsfull feedback” under den senaste veckan är helt engagerade. I en separat studie med nästan 15 000 anställda sa bara 16 % att deras senaste samtal med chefen var ”extremt meningsfullt”.

Enligt mig är bokningen den enda delen av samtalsperioden som inte borde kräva någon eftertanke alls, så att tiden och uppmärksamheten kan gå till samtalen.

Källa: Gallup, A great manager’s most important habit

CMI:s checklista för medarbetarsamtal går från förberedelser till uppföljning. Tre av stegen hänger på att tiden bokas på rätt sätt. Välj ett steg för att se hur det ser ut i praktiken.

Källa: CMI, Conducting a performance appraisal

Forskningen om feedback återkommer hela tiden till förberedelserna. I CIPD:s kunskapsöversikt om feedback från 2022 uppmanas organisationer att få chefer att ”lägga tid på att bättre förbereda och ge feedback”. Här är vad forskningen föreslår före, under och efter varje samtal.

Före: vad du ska förbereda

1. 1.Börja med det som har gått bra. I ett fältförsök som CIPD gjorde 2017 i tre brittiska offentliga myndigheter höjde styrkebaserade samtal medarbetarnas bedömning av hur användbara samtalen var för lärande och utveckling med 9,7 poäng.
2. 2.Samla konkreta exempel. CIPD:s översikt säger det enkelt: ”Ge konkret feedback.” Två eller tre verkliga situationer ger personen något att agera på.
3. 3.Fråga vad som skulle hjälpa personen. Samma översikt föreslår att du frågar medarbetarna vilken feedback som skulle hjälpa dem mest, och CMI föreslår att du berättar för dem hur de kan förbereda sig.

Under: så leder du samtalet

1. 1.Gör det till en dialog. Lyssna mer än du pratar, som det står i CMI:s checklista, och fråga om feedbacken känns rättvis och är något personen kan agera på.
2. 2.Blicka framåt. CIPD kallar det feed-forward: ta reda på vad som har hjälpt tidigare och planera sedan hur ni kan skapa samma förutsättningar igen.
3. 3.Ta upp det som folk värdesätter mest. Gallups lista över vad som får feedback att gå hem börjar med erkännande, följt av samarbete, aktuella mål och styrkor. Samtal om svagheter hamnar längre ner, så ta upp problem som en del av den större bilden.

Efter: vad ni ska komma överens om

1. 1.Avsluta med mål och ett datum. CMI föreslår att ni kommer överens om mål och bestämmer ett datum för uppföljning innan ni avslutar.
2. 2.Lämna över uppföljningen. CIPD:s översikt uppmuntrar medarbetarna att själva följa sina framsteg mot målen.
3. 3.Fortsätt prata mellan samtalen. Gallup såg att 15 till 30 minuter räcker, så länge samtalen sker ofta.

Använd förberedelsebladet nedan inför varje samtal. Skriv ut det eller spara det som PDF och ta med det in i rummet.

Om jag fick behålla en enda vana från allt det här skulle det vara att skriva ner det. En kort stund med ett förberedelseblad gör en tid i kalendern till ett samtal med form och riktning.

Källor: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Varje chef sätter upp det en gång, på några minuter, och delar en länk med teamet.

1. 1.Skapa en bokningssida för 1:1-samtal om feedback. Ställ in längden och lägg till en länk till Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Webex.
2. 2.Ställ in dina samtalstider och en daglig gräns. Mötestider håller bokningarna inom de tidsfönster du väljer, och mötesgränser sätter ett tak för hur många som hamnar på en dag.
3. 3.Lägg till buffertid efter varje samtal. Tid att skriva anteckningar innan nästa person kommer.
4. 4.Dela länken med ditt team. Var och en bokar den tid som passar, och omgången fyller sig själv.
5. 5.Gör likadant för skip level-samtalen. Chefen ett steg upp delar sin egen bokningssida med den större gruppen. För skip level-samtal i grupp kan folk anmäla sig till ett tillfälle med några platser vardera via en anmälningslista. Find Time visar när en liten, fast grupp är ledig (Team- och Enterprise-planerna).

Vill du hellre erbjuda fasta samtalstider?

Då passar en anmälningslista bra. Du skapar samtalstillfällena själv, ger vart och ett en enda plats och begränsar alla till ett tillfälle var, så att varje person tar en tid. Du kan dölja namnen, så att teamet inte ser vem som valde vilken tid. Lämna luckor mellan tillfällena när du skapar dem, och titta på listan innan perioden stänger, eftersom Doodle inte meddelar dig när folk anmäler sig.

Kan HR boka medarbetarsamtal åt alla chefer?

HR kan sätta tidsplanen och dela stegen, men varje chef ansluter sin egen kalender och äger sin bokningssida, så ingen bokar in något i någon annans kalender för dennes räkning. På så sätt behåller varje chef kontrollen över sin egen vecka.

För mig är den enklaste varianten den bästa: en länk per chef, som skickas samma dag som perioden för medarbetarsamtal öppnar.

Fyll i hur stort ditt team är och hur du vill lägga upp samtalen. Planeraren visar hur många samtal du har, hur lång tid de tar, hur mycket tid du behöver för att förbereda dem och hur många arbetsdagar omgången kräver med din dagliga gräns. Inget av det du skriver sparas eller skickas.

Var börjar du?

1. 1.Välj dina samtalsperioder. De dagar och tider du håller fria för feedbacksamtal.
2. 2.Sätt en daglig gräns som du orkar med. Färre samtal per dag ger utrymme att lyssna och skriva ihop anteckningar.
3. 3.Skicka en länk samma dag som perioden öppnar. Alla bokar när det passar dem, och du ser hur omgången fylls på.