Feedbackseizoen:hoe boek je elke 1:1 en elk skip-levelgesprek met één link?

Ik heb aan beide kanten van de tafel gezeten, als manager en als medewerker, dus ik ken dit onderwerp van alle kanten. Als afdelingshoofd met meerdere directe en indirecte medewerkers kan ik zeggen dat de tijd en voorbereiding die elk gesprek vraagt zwaar onderschat worden, en in veel gevallen helemaal niet worden ingepland.

Ja, deze gesprekken inplannen is op zich al een klus: met iedereen het juiste moment vinden. Maar ik zou ook rekening houden met de tijd die je nodig hebt om elk gesprek goed voorbereid in te gaan. Als je een groot team aanstuurt naast al je andere verplichtingen en deadlines, kan dat een flinke opgave zijn.

Is er dan een betere manier om deze gesprekken op grote schaal te plannen, voor te bereiden en te voeren? In dit stuk lees je waarom het feedbackseizoen zoveel planningswerk kost en wat een gehaaste ronde kost. Je vindt een CMI-model voor beoordelingsgesprekken, een toolkit voor managers met een voorbereidingsformulier, en uitleg over hoe je één link instelt voor elke 1:1 en elk skip-levelgesprek. Tot slot is er een planner die laat zien hoeveel tijd je ronde kost, inclusief voorbereiding.

Omdat elk gesprek een aparte boeking is, en ze allemaal in dezelfde paar weken vallen. Een manager met acht medewerkers en een ronde skip-levelgesprekken heeft er al snel 20 of meer te regelen.

Binnen een heel bedrijf loopt die tijd flink op. Deloitte rekende ooit uit hoeveel tijd zijn beoordelingsproces kostte. Zoals Marcus Buckingham en Ashley Goodall in 2015 in Harvard Business Review schreven: “het invullen van de formulieren, het voeren van de gesprekken en het opstellen van de beoordelingen kostte bijna 2 miljoen uur per jaar.”

Er zijn ook meer gesprekken dan vroeger. Het Chartered Management Institute merkt op dat het jaarlijkse beoordelingsgesprek grotendeels plaats heeft gemaakt voor gesprekken elk halfjaar, vaak afgewisseld met ontwikkelgesprekken en ondersteund door regelmatige 1:1’s.

Bronnen: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

Het gesprek zelf. Worden de gesprekken direct achter elkaar ingepropt, dan merkt de persoon tegenover je dat, en voelt de feedback als een vinkje op een lijst.

Gallup ontdekte dat 80% van de medewerkers die zeggen dat ze de afgelopen week “zinvolle feedback” hebben gekregen, volledig betrokken is. In een ander onderzoek onder bijna 15.000 medewerkers zei maar 16% dat hun laatste gesprek met hun manager “uiterst zinvol” was.

Volgens mij is het inplannen het enige deel van het feedbackseizoen waar je helemaal niet over na zou moeten hoeven denken, zodat de tijd en aandacht naar de gesprekken gaan.

Bron: Gallup, A great manager’s most important habit

De checklist van het CMI voor het voeren van een beoordelingsgesprek loopt van voorbereiding tot opvolging. Drie van de stappen staan of vallen met goed geboekte tijd. Kies een stap en zie hoe die zich vertaalt.

Bron: CMI, Conducting a performance appraisal

Het onderzoek naar feedback komt steeds weer uit bij voorbereiding. In een overzichtsstudie uit 2022 naar prestatiefeedback vraagt het CIPD organisaties om managers aan te sporen om “tijd te investeren in het beter voorbereiden en geven van feedback.” Dit raadt het onderzoek aan voor, tijdens en na elk gesprek.

Vooraf: wat je voorbereidt

1. 1.Begin met wat goed is gegaan. In een praktijkproef van het CIPD uit 2017 bij drie Britse overheidsinstanties vonden medewerkers gesprekken vanuit hun sterke punten 9,7 punten nuttiger voor hun leren en ontwikkeling.
2. 2.Verzamel concrete voorbeelden. Het overzicht van het CIPD zegt het eenvoudig: “Geef specifieke feedback.” Twee of drie echte momenten geven de ander iets om mee aan de slag te gaan.
3. 3.Vraag wat de ander zou helpen. Hetzelfde overzicht raadt aan om medewerkers te vragen welke feedback hen het meest zou helpen, en het CMI raadt aan ze te vertellen hoe ze zich kunnen voorbereiden.

Tijdens: hoe je het gesprek voert

1. 1.Maak er tweerichtingsverkeer van. Luister meer dan je praat, zoals de checklist van het CMI het zegt, en vraag of de feedback eerlijk voelt en of de ander ermee aan de slag kan.
2. 2.Kijk vooruit. Het CIPD noemt het feed-forward: zoek uit wat in het verleden hielp, en plan hoe je dezelfde omstandigheden opnieuw creëert.
3. 3.Bespreek wat mensen het meest waarderen. De lijst van Gallup met wat feedback laat aankomen, begint bij erkenning, gevolgd door samenwerking, huidige doelen en sterke punten. Praten over zwakke punten scoort lager, dus breng problemen ter sprake binnen dat bredere beeld.

Achteraf: wat je afspreekt

1. 1.Sluit af met doelen en een datum. Het CMI raadt aan om doelen af te spreken en een datum voor de opvolging vast te leggen voordat je afrondt.
2. 2.Geef het bijhouden uit handen. Het overzicht van het CIPD moedigt medewerkers aan om hun eigen voortgang op hun doelen bij te houden.
3. 3.Blijf tussen de gesprekken door praten. Gallup ontdekte dat 15 tot 30 minuten genoeg is, zolang de gesprekken maar vaak plaatsvinden.

Gebruik het voorbereidingsformulier hieronder voor elk gesprek. Druk het af of sla het op als pdf om mee te nemen naar het gesprek.

De gewoonte die ik hiervan zou overhouden, is alles opschrijven. Een korte sessie met een voorbereidingsformulier maakt van een tijdslot in de agenda een gesprek met een duidelijke opbouw.

Bronnen: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Elke manager stelt het één keer in, in een paar minuten, en deelt één link met het team.

1. 1.Maak een boekingspagina voor 1:1-feedbackgesprekken. Stel de duur in en voeg een link voor Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Webex toe.
2. 2.Stel je gespreksuren en een daglimiet in. Vergaderuren houden boekingen binnen de tijdvensters die je kiest, en vergaderlimieten bepalen hoeveel gesprekken er op één dag vallen.
3. 3.Voeg na elk gesprek buffertijd toe. Tijd om aantekeningen te maken voordat de volgende persoon binnenkomt.
4. 4.Deel de link met je team. Iedereen boekt het tijdslot dat uitkomt, en de ronde vult zich vanzelf.
5. 5.Doe hetzelfde voor skip-levelgesprekken. Managers die skip-levelgesprekken voeren, delen hun eigen boekingspagina met de bredere groep. Voor skip-levelgesprekken in groepjes kunnen mensen zich via een inschrijflijst inschrijven voor een sessie met een paar plaatsen. Find Time laat zien wanneer een kleine, vaste groep vrij is (Team- en Enterprise-abonnementen).

En als je liever vaste tijdsloten voor gesprekken aanbiedt?

Dan werkt een inschrijflijst goed. Je maakt de gesprekssessies zelf aan, geeft elke sessie één plaats en beperkt iedereen tot één sessie, zodat iedereen één tijdslot neemt. Je kunt namen verbergen, zodat het team niet ziet wie welk tijdstip heeft gekozen. Laat bij het aanmaken ruimte tussen de sessies, en kijk op de lijst voordat de periode sluit, want Doodle stuurt je geen melding als mensen zich inschrijven.

Kan HR de gesprekken voor elke manager boeken?

HR kan de planning vastleggen en de stappen delen, maar elke manager koppelt de eigen agenda en is eigenaar van de eigen boekingspagina. Niemand boekt dus namens iemand anders in diens agenda. Zo houdt elke manager de regie over de eigen week.

Voor mij is de eenvoudigste versie de beste: één link per manager, verstuurd op de dag dat de gespreksperiode opengaat.

Vul de grootte van je team in en hoe je de gesprekken graag voert. De planner laat zien hoeveel gesprekken je hebt, hoeveel tijd ze kosten, hoeveel tijd je nodig hebt om ze voor te bereiden, en hoeveel werkdagen de ronde duurt met jouw daglimiet. Niets wat je typt, wordt opgeslagen of verstuurd.

Waar begin je?

1. 1.Kies je gespreksperiodes. De dagen en uren die je vrijhoudt voor feedbackgesprekken.
2. 2.Stel een daglimiet in die je volhoudt. Minder gesprekken per dag geeft ruimte om te luisteren en alles uit te werken.
3. 3.Stuur één link op de dag dat de periode opengaat. Iedereen boekt wanneer het uitkomt, en jij ziet de ronde vollopen.