फ़ीडबैक सीज़न:हर 1:1 और स्किप-लेवल मीटिंग एक ही लिंक से कैसे बुक करें?

मैं मेज़ के दोनों तरफ़ बैठ चुका हूँ, मैनेजर के रूप में भी और डायरेक्ट रिपोर्ट के रूप में भी, इसलिए इस विषय पर मेरा नज़रिया काफ़ी संतुलित है। कई डायरेक्ट और इनडायरेक्ट रिपोर्ट्स वाले एक डिपार्टमेंट लीडर के तौर पर मैं कह सकता हूँ कि हर बातचीत के लिए ज़रूरी समय और तैयारी को बहुत कम आँका जाता है, और कई बार तो इसकी कोई प्लानिंग ही नहीं होती।

हाँ, ये मीटिंग्स बुक करना अपने-आप में एक झंझट है: हर व्यक्ति के साथ सही समय ढूँढना। पर उस समय को भी हिसाब में लेना चाहिए जो हर बातचीत में अच्छी तैयारी के साथ जाने में लगता है। जब आप अपनी बाकी सभी ज़िम्मेदारियों और डिलीवरेबल्स के साथ एक बड़ी टीम संभालते हैं, तो यह काफ़ी भारी काम लग सकता है।

तो क्या इतनी सारी बातचीत को प्लान करने, उनकी तैयारी करने और उन्हें संभालने का कोई बेहतर तरीक़ा है? आगे पढ़िए: फ़ीडबैक सीज़न को शेड्यूल करने में इतना समय क्यों लगता है, जल्दबाज़ी वाले राउंड की कीमत क्या है, अप्रेज़ल के लिए CMI का एक मॉडल, तैयारी शीट वाली एक मैनेजर टूलकिट, हर 1:1 और स्किप-लेवल मीटिंग के लिए एक लिंक कैसे सेट करें, और एक प्लानर जो दिखाता है कि तैयारी समेत आपके राउंड में कितना समय लगता है।

क्योंकि हर बातचीत एक अलग बुकिंग है, और ये सब उन्हीं कुछ हफ़्तों में आ पड़ती हैं। आठ रिपोर्ट्स और स्किप-लेवल मीटिंग्स के एक राउंड वाले किसी मैनेजर को आसानी से 20 या उससे ज़्यादा मीटिंग्स तय करनी पड़ सकती हैं।

पूरी कंपनी में यह समय जुड़ता जाता है। Deloitte ने एक बार हिसाब लगाया कि उसकी परफ़ॉर्मेंस प्रक्रिया में कितना समय जाता है। जैसा Marcus Buckingham और Ashley Goodall ने 2015 में Harvard Business Review में लिखा, “फ़ॉर्म भरने, मीटिंग्स करने और रेटिंग तय करने में साल के लगभग 20 लाख घंटे लग जाते थे।”

और अब बातचीत पहले से ज़्यादा होती है। Chartered Management Institute बताता है कि सालाना अप्रेज़ल की जगह ज़्यादातर छमाही मीटिंग्स ने ले ली है, जो अक्सर डेवलपमेंट रिव्यू के साथ बारी-बारी से होती हैं, और जिनके साथ नियमित 1:1 मीटिंग्स भी चलती हैं।

स्रोत: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

ख़ुद बातचीत। जब रिव्यू एक के बाद एक ठूँस दिए जाते हैं, तो सामने वाले व्यक्ति को यह महसूस होता है, और फ़ीडबैक बस एक औपचारिकता बनकर रह जाता है।

Gallup ने पाया कि जिन कर्मचारियों ने कहा कि पिछले हफ़्ते उन्हें “सार्थक फ़ीडबैक” मिला, उनमें से 80% पूरी तरह एंगेज्ड हैं। लगभग 15,000 कर्मचारियों पर हुई एक अलग स्टडी में सिर्फ़ 16% ने कहा कि अपने मैनेजर के साथ उनकी पिछली बातचीत “बेहद सार्थक” थी।

मेरी राय में, फ़ीडबैक सीज़न में शेड्यूलिंग ही वह हिस्सा है जिस पर बिल्कुल भी सोचना नहीं पड़ना चाहिए, ताकि समय और ध्यान बातचीत पर लगे।

स्रोत: Gallup, A great manager’s most important habit

परफ़ॉर्मेंस अप्रेज़ल पर CMI की चेकलिस्ट तैयारी से लेकर फ़ॉलो-अप तक जाती है। इसके तीन चरण इस पर टिके हैं कि समय ठीक से बुक हुआ हो। यह कैसे जुड़ता है, देखने के लिए कोई एक चरण चुनें।

स्रोत: CMI, Conducting a performance appraisal

फ़ीडबैक पर हुई रिसर्च बार-बार तैयारी पर ही लौटती है। परफ़ॉर्मेंस फ़ीडबैक पर CIPD का 2022 का एविडेंस रिव्यू संगठनों से कहता है कि वे मैनेजर्स को “फ़ीडबैक की बेहतर तैयारी करने और उसे बेहतर ढंग से देने में समय लगाने” के लिए प्रेरित करें। हर बातचीत से पहले, उसके दौरान और उसके बाद के लिए रिसर्च क्या सुझाती है, यह रहा।

पहले: क्या तैयार करें

1. 1.जो अच्छा रहा, उससे शुरुआत करें। UK के तीन सरकारी संस्थानों में CIPD के 2017 के एक फ़ील्ड ट्रायल में, कर्मचारियों ने ख़ूबियों पर केंद्रित बातचीत को सीखने और आगे बढ़ने के लिए 9.7 अंक ज़्यादा उपयोगी पाया।
2. 2.ठोस उदाहरण जुटाएँ। CIPD का रिव्यू इसे सीधे शब्दों में कहता है: “ठोस फ़ीडबैक दें।” दो-तीन असली मौक़े सामने वाले को कुछ ऐसा देते हैं जिस पर वे काम कर सकें।
3. 3.पूछें कि उन्हें किस चीज़ से मदद मिलेगी। यही रिव्यू सुझाता है कि कर्मचारियों से पूछें कि कौन सा फ़ीडबैक उनके लिए सबसे ज़्यादा मददगार होगा, और CMI सुझाता है कि उन्हें बताएँ कि तैयारी कैसे करनी है।

दौरान: बातचीत कैसे करें

1. 1.बातचीत दोतरफ़ा रखें। CMI की चेकलिस्ट के शब्दों में, बोलने से ज़्यादा सुनें, और पूछें कि क्या फ़ीडबैक उन्हें सही लगता है और क्या वे उस पर अमल कर सकते हैं।
2. 2.आगे की ओर देखें। CIPD इसे फ़ीड-फ़ॉरवर्ड कहता है: पता करें कि पहले किस चीज़ से मदद मिली, फिर प्लान करें कि वही हालात दोबारा कैसे बनाए जाएँ।
3. 3.उन बातों पर बात करें जो लोगों के लिए सबसे अहम हैं। फ़ीडबैक को असरदार बनाने वाली बातों की Gallup की लिस्ट सराहना से शुरू होती है, फिर साथ मिलकर काम करना, मौजूदा लक्ष्य और ख़ूबियाँ आती हैं। कमज़ोरियों की बात नीचे आती है, इसलिए समस्याओं को इसी बड़ी तस्वीर के भीतर उठाएँ।

बाद में: किन बातों पर सहमति बनाएँ

1. 1.लक्ष्यों और एक तारीख़ के साथ बात ख़त्म करें। CMI सुझाता है कि बातचीत ख़त्म करने से पहले लक्ष्यों पर सहमति बनाएँ और फ़ॉलो-अप की तारीख़ तय करें।
2. 2.प्रगति पर नज़र रखने का काम उन्हें सौंपें। CIPD का रिव्यू कर्मचारियों को बढ़ावा देता है कि वे अपने लक्ष्यों के मुक़ाबले अपनी प्रगति पर ख़ुद नज़र रखें।
3. 3.रिव्यू के बीच भी बात करते रहें। Gallup ने पाया कि 15 से 30 मिनट काफ़ी हैं, बशर्ते बातचीत अक्सर होती रहे।

हर बातचीत के लिए नीचे दी गई तैयारी शीट इस्तेमाल करें। इसे प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें, और मीटिंग में साथ ले जाएँ।

इन सबमें से अगर एक आदत अपनानी हो, तो वह है बातें लिख लेना। तैयारी शीट के साथ बिताया गया थोड़ा-सा समय कैलेंडर के एक स्लॉट को एक सोची-समझी बातचीत में बदल देता है।

स्रोत: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

हर मैनेजर इसे बस एक बार, कुछ ही मिनटों में सेट करता है, और टीम के साथ एक लिंक शेयर करता है।

1. 1.फ़ीडबैक वाली 1:1 मीटिंग्स के लिए एक बुकिंग पेज बनाएँ। मीटिंग की अवधि तय करें और Zoom, Google Meet, Microsoft Teams या Webex का लिंक जोड़ें।
2. 2.रिव्यू के घंटे और रोज़ की लिमिट सेट करें। मीटिंग के घंटे बुकिंग को आपके चुने हुए समय के भीतर रखते हैं, और मीटिंग लिमिट तय करती है कि एक दिन में ज़्यादा से ज़्यादा कितनी मीटिंग्स आएँ।
3. 3.हर रिव्यू के बाद एक बफ़र जोड़ें। अगले व्यक्ति के आने से पहले नोट्स लिखने का समय।
4. 4.अपनी टीम के साथ लिंक शेयर करें। हर व्यक्ति अपनी सुविधा का स्लॉट बुक करता है, और राउंड अपने-आप भरता जाता है।
5. 5.स्किप-लेवल मीटिंग्स के लिए भी यही करें। स्किप-लेवल मैनेजर बड़े ग्रुप के साथ अपना बुकिंग पेज शेयर करते हैं। ग्रुप में होने वाली स्किप-लेवल मीटिंग्स के लिए, साइन-अप शीट से लोग कुछ-कुछ सीटों वाले किसी सेशन में जुड़ सकते हैं। Find Time दिखाता है कि कोई छोटा, तय ग्रुप कब खाली है (Team और Enterprise प्लान)।

अगर आप रिव्यू के लिए तय स्लॉट देना चाहें, तो?

यहाँ साइन-अप शीट अच्छी तरह काम करती है। आप रिव्यू सेशन ख़ुद बनाते हैं, हर सेशन में एक ही सीट रखते हैं और हर व्यक्ति के लिए एक सेशन की सीमा तय करते हैं, ताकि हर कोई एक ही स्लॉट ले। आप नाम छिपा सकते हैं, ताकि टीम को यह न दिखे कि किसने कौन सा समय चुना। सेशन बनाते समय उनके बीच अंतर छोड़ें, और समय-सीमा ख़त्म होने से पहले शीट देख लें, क्योंकि लोगों के साइन अप करने पर Doodle आपको सूचना नहीं भेजता।

क्या HR हर मैनेजर के लिए रिव्यू बुक कर सकता है?

HR टाइमटेबल तय कर सकता है और तरीक़ा बता सकता है, पर हर मैनेजर अपना कैलेंडर ख़ुद कनेक्ट करता है और बुकिंग पेज भी उन्हीं का होता है, इसलिए कोई किसी और की ओर से उसके कैलेंडर में बुकिंग नहीं करता। इससे हर मैनेजर का अपने हफ़्ते पर पूरा नियंत्रण बना रहता है।

मेरे लिए, सबसे आसान तरीक़ा ही सबसे अच्छा है: हर मैनेजर का एक लिंक, जो उसी दिन भेजा जाए जिस दिन रिव्यू का समय शुरू हो।

अपनी टीम का साइज़ और रिव्यू करने का अपना तरीक़ा डालें। प्लानर दिखाता है कि आपको कितनी बातचीत करनी हैं, उनमें कितना समय लगेगा, उनकी तैयारी में कितना समय चाहिए, और आपकी रोज़ की लिमिट पर राउंड पूरा होने में कितने कामकाजी दिन लगेंगे। आप जो भी लिखते हैं, वह न सेव होता है, न कहीं भेजा जाता है।

शुरुआत कहाँ से करें?

1. 1.रिव्यू का समय चुनें। वे दिन और घंटे, जिन्हें आप फ़ीडबैक वाली बातचीत के लिए खाली रखेंगे।
2. 2.रोज़ की ऐसी लिमिट तय करें जिसे आप निभा सकें। दिन में कम रिव्यू होने से सुनने और नोट्स लिखने की गुंजाइश रहती है।
3. 3.जिस दिन रिव्यू का समय शुरू हो, उसी दिन एक लिंक भेजें। हर कोई अपनी सुविधा से बुक करता है, और आप राउंड को भरते हुए देख सकते हैं।