Ciclo de feedback:como agendar todas as reuniões 1:1 e skip-level com um só link?

Já estive dos dois lados da mesa, como gestor e como liderado direto, então tenho uma visão bem completa sobre esse assunto. Como líder de um departamento com vários liderados diretos e indiretos, posso dizer que o tempo e a preparação que cada conversa exige são muito subestimados e, em muitos casos, nem chegam a ser planejados.

Sim, agendar essas reuniões já é uma tarefa por si só: encontrar o horário certo com cada pessoa. Mas eu também colocaria na conta o tempo necessário para chegar bem preparado a cada conversa. Quando você gerencia uma equipe grande, além de todos os outros compromissos e entregas, isso pode ser assustador.

Então, existe um jeito melhor de planejar, preparar e conduzir essas conversas em escala? A seguir: por que o ciclo de feedback leva tanto tempo para agendar, quanto custa uma rodada feita às pressas, um modelo do CMI para conduzir avaliações de desempenho, um kit do gestor com uma ficha de preparação, como configurar um só link para todas as reuniões 1:1 e skip-level e um planejador que mostra quanto tempo a sua rodada leva, já contando a preparação.

Porque cada conversa é um agendamento separado, e todas caem nas mesmas poucas semanas. Um gestor com oito liderados e uma rodada de skip-levels pode ter facilmente 20 ou mais conversas para organizar.

Na empresa toda, esse tempo se acumula. A Deloitte chegou a calcular quanto o próprio processo de avaliação de desempenho consumia. Como Marcus Buckingham e Ashley Goodall escreveram na Harvard Business Review em 2015, “preencher os formulários, fazer as reuniões e criar as notas consumia quase 2 milhões de horas por ano”.

Também há mais conversas do que antes. O Chartered Management Institute observa que as avaliações anuais deram lugar, em grande parte, a reuniões semestrais, muitas vezes alternadas com conversas de desenvolvimento e apoiadas por reuniões 1:1 regulares.

Fontes: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

A própria conversa. Quando as avaliações são espremidas uma atrás da outra, a pessoa do outro lado percebe, e o feedback soa como mais um item para riscar da lista.

A Gallup descobriu que 80% dos funcionários que dizem ter recebido um “feedback significativo” na última semana estão totalmente engajados. Em outro estudo, com quase 15.000 funcionários, só 16% disseram que a última conversa com o gestor foi “extremamente significativa”.

Na minha visão, o agendamento é a única parte do ciclo de feedback que não deveria exigir esforço nenhum, para que o tempo e a atenção fiquem com as conversas.

Fonte: Gallup, A great manager’s most important habit

O checklist do CMI para conduzir uma avaliação de desempenho vai da preparação ao acompanhamento. Três das etapas dependem de um tempo bem agendado. Escolha uma etapa para ver como ela se encaixa.

Fonte: CMI, Conducting a performance appraisal

As pesquisas sobre feedback sempre voltam à preparação. A revisão de evidências de 2022 do CIPD sobre feedback de desempenho pede que as organizações incentivem os gestores a “investir tempo para preparar e dar feedback melhor”. Veja o que as evidências sugerem antes, durante e depois de cada conversa.

Antes: o que preparar

1. 1.Comece pelo que deu certo. Em um teste de campo de 2017 do CIPD em três órgãos públicos do Reino Unido, as conversas baseadas em pontos fortes aumentaram em 9,7 pontos o quanto os funcionários as consideravam úteis para o aprendizado e o desenvolvimento.
2. 2.Reúna exemplos concretos. A revisão do CIPD diz de forma simples: “Dê feedback específico.” Dois ou três momentos reais dão à pessoa algo concreto para trabalhar.
3. 3.Pergunte o que ajudaria a pessoa. A mesma revisão sugere perguntar aos funcionários que tipo de feedback mais os ajudaria, e o CMI sugere dizer a eles como se preparar.

Durante: como conduzir

1. 1.Faça uma conversa de mão dupla. Ouça mais do que fala, como diz o checklist do CMI, e pergunte se o feedback parece justo e se dá para colocá-lo em prática.
2. 2.Olhe para a frente. O CIPD chama isso de feed-forward: descubra o que ajudou no passado e planeje como recriar as mesmas condições.
3. 3.Fale do que as pessoas mais valorizam. A lista da Gallup do que faz um feedback funcionar começa pelo reconhecimento, seguido de colaboração, metas atuais e pontos fortes. Falar de pontos fracos vem mais abaixo, então trate os problemas dentro desse quadro mais amplo.

Depois: o que combinar

1. 1.Termine com objetivos e uma data. O CMI sugere combinar os objetivos e marcar uma data de acompanhamento antes de encerrar.
2. 2.Passe o acompanhamento para a pessoa. A revisão do CIPD incentiva os funcionários a acompanhar o próprio progresso em relação às metas.
3. 3.Continue conversando entre as avaliações. A Gallup descobriu que 15 a 30 minutos bastam, desde que as conversas sejam frequentes.

Use a ficha de preparação abaixo para cada conversa. Imprima ou salve como PDF para levar para a reunião.

O hábito que eu levaria de tudo isso é colocar no papel. Alguns minutos com uma ficha de preparação transformam um horário na agenda em uma conversa com começo, meio e fim.

Fontes: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Cada gestor configura uma vez só, em poucos minutos, e compartilha um único link com a equipe.

1. 1.Crie uma página de agendamento para as reuniões 1:1 de feedback. Defina a duração e adicione um link do Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Webex.
2. 2.Defina os horários das avaliações e um limite diário. Os horários de reunião mantêm os agendamentos dentro das janelas que você escolher, e os limites de reuniões definem quantos podem cair em um só dia.
3. 3.Adicione um intervalo depois de cada avaliação. Tempo para fazer anotações antes que a próxima pessoa chegue.
4. 4.Compartilhe o link com a sua equipe. Cada pessoa agenda o horário que for melhor para ela, e a rodada se preenche sozinha.
5. 5.Faça o mesmo para as reuniões skip-level. Os gestores de nível acima compartilham a própria página de agendamento com o grupo maior. Para skip-levels em grupo, uma folha de inscrição permite que as pessoas entrem em sessões com poucas vagas cada. O Find Time mostra quando um grupo pequeno e fixo está livre (planos Team e Enterprise).

E se você preferir oferecer horários fixos de avaliação?

Uma folha de inscrição funciona bem nesse caso. Você mesmo cria as sessões de avaliação, cada uma com uma única vaga, e limita cada pessoa a uma sessão, para que todo mundo fique com um só horário. Dá para ocultar os nomes, para que a equipe não veja quem escolheu qual horário. Deixe intervalos entre as sessões ao criá-las e confira a folha antes de a janela fechar, porque o Doodle não avisa você conforme as pessoas se inscrevem.

O RH pode agendar as avaliações para todos os gestores?

O RH pode definir o cronograma e compartilhar o passo a passo, mas cada gestor conecta a própria agenda e é o dono da própria página de agendamento, então ninguém marca reuniões na agenda de outra pessoa em nome dela. Assim, cada gestor continua no controle da própria semana.

Para mim, a versão mais simples é a melhor: um link por gestor, enviado no dia em que a janela de avaliações abre.

Informe o tamanho da sua equipe e como você gosta de conduzir as avaliações. O planejador mostra quantas conversas você tem, quanto tempo elas levam, quanto tempo você vai precisar para se preparar e quantos dias úteis a rodada exige com o seu limite diário. Nada do que você digitar é salvo ou enviado.

Por onde começar?

1. 1.Escolha as janelas de avaliação. Os dias e horários que você vai deixar livres para as conversas de feedback.
2. 2.Defina um limite diário que dê para sustentar. Menos avaliações por dia deixam espaço para ouvir e fazer as anotações.
3. 3.Envie um só link no dia em que a janela abrir. Cada pessoa agenda no seu tempo, e você vê a rodada se preenchendo.