Temporada de evaluaciones:¿cómo reservar todas las reuniones 1:1 y skip-level con un solo enlace?

He estado a los dos lados de la mesa, como responsable y como colaborador directo, así que tengo una visión bastante completa de este tema. Al frente de un departamento con varias personas a mi cargo, directa e indirectamente, puedo decir que el tiempo y la preparación que necesita cada conversación están muy infravalorados y, en muchos casos, ni siquiera se planifican.

Sí, reservar estas reuniones ya es una tarea pesada en sí misma: hay que encontrar la hora adecuada con cada persona. Pero yo también tendría en cuenta el tiempo que hace falta para llegar bien preparado a cada conversación. Cuando gestionas un equipo grande además de todos tus demás compromisos y entregables, puede ser una tarea abrumadora.

Entonces, ¿hay una forma mejor de planificar, preparar y gestionar estas conversaciones a gran escala? A continuación verás por qué cuesta tanto organizar la temporada de evaluaciones, lo que cuesta una ronda hecha con prisas, un modelo del CMI para llevar a cabo evaluaciones del desempeño, un kit para responsables con una hoja de preparación, cómo configurar un solo enlace para todas las reuniones 1:1 y skip-level, y un planificador que muestra cuánto tiempo te lleva la ronda, preparación incluida.

Porque cada conversación es una reserva distinta, y todas caen en las mismas pocas semanas. Un responsable con ocho personas a su cargo y una ronda de reuniones skip-level puede tener fácilmente 20 o más que organizar.

El tiempo se acumula en toda la empresa. Deloitte llegó a calcular cuánto tiempo le llevaba su proceso de evaluación del desempeño. Como escribieron Marcus Buckingham y Ashley Goodall en Harvard Business Review en 2015, «rellenar los formularios, celebrar las reuniones y elaborar las valoraciones consumía cerca de 2 millones de horas al año».

Además, hay más conversaciones que antes. El Chartered Management Institute señala que las evaluaciones anuales han dado paso en gran medida a reuniones semestrales, que a menudo se alternan con revisiones de desarrollo y se complementan con reuniones 1:1 periódicas.

Fuentes: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

La propia conversación. Cuando las evaluaciones se encajan una detrás de otra, la persona que tienes delante lo nota, y el feedback le llega como un trámite más.

Gallup descubrió que el 80% de los empleados que dicen haber recibido «feedback significativo» en la última semana está plenamente comprometido. En otro estudio con casi 15.000 empleados, solo el 16% dijo que su última conversación con su responsable había sido «extremadamente significativa».

En mi opinión, organizar las reuniones es la única parte de la temporada de feedback que no debería exigir ni un minuto de reflexión, para que el tiempo y la atención vayan a las conversaciones.

Fuente: Gallup, A great manager’s most important habit

La lista de comprobación del CMI para llevar a cabo una evaluación del desempeño va desde la preparación hasta el seguimiento. Tres de sus pasos dependen de que el tiempo esté bien reservado. Elige un paso para ver cómo encaja.

Fuente: CMI, Conducting a performance appraisal

Los estudios sobre feedback vuelven una y otra vez a la preparación. La revisión de evidencias de 2022 del CIPD sobre el feedback del desempeño pide a las organizaciones que animen a los responsables a «dedicar tiempo a preparar y dar mejor el feedback». Esto es lo que recomiendan los datos antes, durante y después de cada conversación.

Antes: qué preparar

1. 1.Empieza por lo que ha ido bien. En un ensayo de campo del CIPD de 2017 en tres organismos públicos del Reino Unido, las conversaciones basadas en las fortalezas aumentaron en 9,7 puntos lo útiles que los empleados las consideraban para su aprendizaje y desarrollo.
2. 2.Reúne ejemplos concretos. La revisión del CIPD lo dice así de claro: «Da feedback concreto». Dos o tres momentos reales le dan a la persona algo con lo que actuar.
3. 3.Pregúntale qué le ayudaría. La misma revisión sugiere preguntar a los empleados qué feedback les resultaría más útil, y el CMI propone indicarles cómo prepararse.

Durante: cómo llevarla

1. 1.Que sea en las dos direcciones. Escucha más de lo que hablas, como dice la lista de comprobación del CMI, y pregunta si el feedback le parece justo y si puede actuar en consecuencia.
2. 2.Mira hacia delante. El CIPD lo llama feed-forward: identifica qué ayudó en el pasado y planifica cómo volver a crear esas mismas condiciones.
3. 3.Habla de lo que más valora la gente. La lista de Gallup sobre lo que hace que el feedback cale empieza por el reconocimiento, seguido de la colaboración, los objetivos actuales y las fortalezas. Hablar de los puntos débiles queda más abajo, así que plantea los problemas dentro de ese contexto más amplio.

Después: qué acordar

1. 1.Cierra con objetivos y una fecha. El CMI propone acordar objetivos y fijar una fecha de seguimiento antes de terminar.
2. 2.Cede el seguimiento. La revisión del CIPD anima a los empleados a hacer ellos mismos el seguimiento de su progreso respecto a sus objetivos.
3. 3.Sigue hablando entre evaluaciones. Gallup descubrió que bastan de 15 a 30 minutos, siempre que las conversaciones sean frecuentes.

Usa la hoja de preparación de abajo para cada conversación. Imprímela o guárdala como PDF para llevarla a la reunión.

El hábito que me quedaría de todo esto es ponerlo por escrito. Una sesión breve con una hoja de preparación convierte un hueco en la agenda en una conversación con estructura.

Fuentes: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Cada responsable lo configura una sola vez, en unos minutos, y comparte un único enlace con su equipo.

1. 1.Crea una página de reservas para las reuniones 1:1 de feedback. Fija la duración y añade un enlace de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Webex.
2. 2.Fija tus horas de evaluación y un límite diario. Las horas de reunión mantienen las reservas dentro de las franjas que elijas, y los límites de reuniones ponen un tope a cuántas caen en un mismo día.
3. 3.Añade un margen después de cada evaluación. Tiempo para tomar notas antes de que llegue la siguiente persona.
4. 4.Comparte el enlace con tu equipo. Cada persona reserva el hueco que le viene bien, y la ronda se completa sola.
5. 5.Haz lo mismo con las reuniones skip-level. Quienes hacen reuniones skip-level comparten su propia página de reservas con el grupo más amplio. Para reuniones skip-level en grupo, una hoja de inscripción permite que la gente se apunte a una sesión con unas pocas plazas cada una. Find Time muestra cuándo está libre un grupo pequeño y fijo (planes Team y Enterprise).

¿Y si prefieres ofrecer franjas de evaluación fijas?

Aquí funciona bien una hoja de inscripción. Creas tú las sesiones de evaluación, das a cada una una sola plaza y limitas a cada persona a una sesión, así que cada uno ocupa una franja. Puedes ocultar los nombres para que el equipo no vea quién ha elegido cada hora. Deja huecos entre las sesiones al crearlas y revisa la hoja antes de que se cierre el plazo, porque Doodle no te avisa cuando alguien se apunta.

¿Puede RR. HH. reservar las evaluaciones de todos los responsables?

RR. HH. puede fijar las fechas y compartir los pasos, pero cada responsable conecta su propio calendario y es el titular de su página de reservas, así que nadie reserva en el calendario de otra persona en su nombre. De este modo, cada responsable mantiene el control de su propia semana.

Para mí, la versión más sencilla es la mejor: un enlace por responsable, enviado el día en que se abre el plazo de evaluaciones.

Introduce el tamaño de tu equipo y cómo te gusta organizar las evaluaciones. El planificador muestra cuántas conversaciones tienes, el tiempo que ocupan, el tiempo que necesitarás para prepararlas y cuántos días laborables necesita la ronda con tu límite diario. Nada de lo que escribas se guarda ni se envía.

¿Por dónde empiezas?

1. 1.Elige tus franjas de evaluación. Los días y las horas que dejarás libres para las conversaciones de feedback.
2. 2.Fija un límite diario que puedas mantener. Menos evaluaciones al día dejan espacio para escuchar y pasar las notas a limpio.
3. 3.Envía un solo enlace el día en que se abre el plazo. Cada persona reserva cuando le viene bien, y puedes ver cómo se va llenando la ronda.