Feedbacksæson:hvordan booker du alle 1:1- og skip-level-samtaler med ét link?

Jeg har siddet på begge sider af bordet, både som leder og som medarbejder, så jeg har et ret nuanceret syn på det her emne. Som afdelingsleder med flere direkte og indirekte medarbejdere under mig kan jeg sige, at den tid og forberedelse, hver samtale kræver, bliver voldsomt undervurderet og i mange tilfælde slet ikke bliver planlagt.

Ja, det er en opgave i sig selv at booke de møder og finde det rette tidspunkt med hver enkelt. Men jeg ville også regne den tid med, det tager at gå godt forberedt ind til hver samtale. Når du leder et stort team ved siden af alle dine andre forpligtelser og leverancer, kan det føles som en uoverskuelig opgave.

Findes der så en bedre måde at planlægge, forberede og styre de samtaler på i stor skala? Nedenfor kan du se, hvorfor feedbacksæsonen tager så lang tid at planlægge, hvad en forhastet runde koster, en model fra CMI til medarbejdersamtaler, en værktøjskasse til ledere med et forberedelsesark, hvordan du sætter ét link op til alle 1:1- og skip-level-samtaler, og en planlægger, der viser, hvor lang tid din runde tager, inklusive forberedelse.

Fordi hver samtale er en booking for sig, og de lander alle i de samme få uger. En leder med otte medarbejdere og en runde skip-level-samtaler kan sagtens have 20 eller flere at få på plads.

På tværs af en virksomhed løber tiden op. Deloitte gjorde engang op, hvor meget tid virksomhedens proces for præstationsvurdering tog. Som Marcus Buckingham og Ashley Goodall skrev i Harvard Business Review i 2015: ”At udfylde skemaerne, holde møderne og lave vurderingerne slugte tæt på 2 millioner timer om året.”

Der er også flere samtaler end tidligere. Chartered Management Institute påpeger, at de årlige medarbejdersamtaler i vid udstrækning er blevet afløst af halvårlige møder, ofte på skift med udviklingssamtaler og suppleret af faste 1:1-møder.

Kilder: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

Selve samtalen. Når samtalerne bliver klemt ind lige efter hinanden, mærker personen på den anden side af bordet det, og feedbacken bliver noget, der bare skal krydses af.

Gallup fandt, at 80 % af de medarbejdere, der siger, at de har fået ”meningsfuld feedback” inden for den seneste uge, er fuldt engagerede. I en anden undersøgelse blandt næsten 15.000 medarbejdere sagde kun 16 %, at deres seneste samtale med lederen var ”yderst meningsfuld.”

Efter min mening er planlægningen den ene del af feedbacksæsonen, der slet ikke burde kræve eftertanke, så tiden og opmærksomheden kan gå til samtalerne.

Kilde: Gallup, A great manager’s most important habit

CMI’s tjekliste til medarbejdersamtaler går fra forberedelse til opfølgning. Tre af trinene afhænger af, at tiden er booket godt. Vælg et trin for at se, hvad det betyder i praksis.

Kilde: CMI, Conducting a performance appraisal

Forskningen i feedback vender igen og igen tilbage til forberedelsen. CIPD’s gennemgang af forskningen i præstationsfeedback fra 2022 opfordrer organisationer til at få lederne til at ”investere tid i at forberede og give feedback bedre.” Her er, hvad forskningen peger på før, under og efter hver samtale.

Før: hvad du skal forberede

1. 1.Start med det, der er gået godt. I et feltforsøg fra CIPD i 2017 i tre britiske offentlige organisationer hævede styrkebaserede samtaler medarbejdernes vurdering af, hvor nyttige samtalerne var for deres læring og udvikling, med 9,7 point.
2. 2.Saml konkrete eksempler. CIPD’s gennemgang siger det ganske enkelt: ”Giv konkret feedback.” To eller tre virkelige situationer giver medarbejderen noget at handle på.
3. 3.Spørg, hvad der vil hjælpe dem. Den samme gennemgang foreslår at spørge medarbejderne, hvilken feedback der vil hjælpe dem mest, og CMI foreslår at fortælle dem, hvordan de kan forberede sig.

Under: sådan holder du samtalen

1. 1.Gør den til en dialog. Lyt mere, end du taler, som det står i CMI’s tjekliste, og spørg, om feedbacken føles fair, og om det er noget, medarbejderen kan handle på.
2. 2.Se fremad. CIPD kalder det feed-forward: find ud af, hvad der hjalp tidligere, og planlæg så, hvordan I skaber de samme betingelser igen.
3. 3.Tal om det, folk værdsætter mest. Gallups liste over, hvad der får feedback til at gå ind, starter med anerkendelse og derefter samarbejde, aktuelle mål og styrker. Snak om svagheder kommer længere nede, så tag problemer op som en del af det større billede.

Efter: hvad I skal aftale

1. 1.Afslut med mål og en dato. CMI foreslår at aftale mål og sætte en dato for opfølgning, før I slutter.
2. 2.Lad medarbejderen selv følge op. CIPD’s gennemgang opfordrer medarbejderne til selv at holde øje med deres fremskridt i forhold til deres mål.
3. 3.Bliv ved med at tale sammen mellem samtalerne. Gallup fandt, at 15 til 30 minutter er nok, så længe samtalerne finder sted ofte.

Brug forberedelsesarket nedenfor til hver samtale. Print det, eller gem det som PDF, og tag det med ind til samtalen.

Hvis jeg skulle beholde én vane fra alt det her, ville det være at skrive det ned. Et kort øjeblik med et forberedelsesark gør et tidspunkt i kalenderen til en samtale med en klar struktur.

Kilder: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Hver leder sætter det op én gang, på et par minutter, og deler ét link med teamet.

1. 1.Opret en bookingside til 1:1-feedbacksamtaler. Vælg længden, og tilføj et link til Zoom, Google Meet, Microsoft Teams eller Webex.
2. 2.Sæt dine samtaletider og en daglig grænse. Mødetider holder bookingerne inden for de tidsrum, du vælger, og mødegrænser sætter et loft over, hvor mange der lander på én dag.
3. 3.Tilføj buffertid efter hver samtale. Tid til at skrive noter, før den næste kommer.
4. 4.Del linket med dit team. Hver medarbejder booker det tidspunkt, der passer, og runden fylder sig selv op.
5. 5.Gør det samme for skip-level-samtaler. Lederne et niveau højere oppe deler deres egen bookingside med den bredere gruppe. Til skip-level-samtaler i grupper kan folk via et tilmeldingsark melde sig til et møde med nogle få pladser hver. Find Time viser, hvornår en lille, fast gruppe er ledig (Team- og Enterprise-planer).

Hvad hvis du hellere vil tilbyde faste samtaletider?

Her fungerer et tilmeldingsark godt. Du opretter selv samtaletiderne, giver hver af dem én plads og begrænser alle til én tid hver, så hver person tager ét tidspunkt. Du kan skjule navnene, så teamet ikke kan se, hvem der har valgt hvilket tidspunkt. Læg huller ind mellem tiderne, når du opretter dem, og tjek arket, før perioden lukker, for Doodle giver dig ikke besked, efterhånden som folk tilmelder sig.

Kan HR booke samtaler for alle ledere?

HR kan lægge tidsplanen og dele trinene, men hver leder forbinder sin egen kalender og ejer sin bookingside, så ingen booker i en andens kalender på vedkommendes vegne. Det giver hver leder kontrol over sin egen uge.

For mig er den enkleste version den bedste: ét link pr. leder, sendt ud den dag, samtaleperioden åbner.

Indtast størrelsen på dit team, og hvordan du gerne vil holde samtalerne. Planlæggeren viser, hvor mange samtaler du skal holde, hvor lang tid de tager, hvor meget tid du skal bruge på at forberede dig, og hvor mange arbejdsdage runden kræver med din daglige grænse. Intet af det, du skriver, bliver gemt eller sendt.

Hvor starter du?

1. 1.Vælg dine samtaleperioder. De dage og tider, du holder fri til feedbacksamtaler.
2. 2.Sæt en daglig grænse, du kan holde til. Færre samtaler om dagen giver plads til at lytte og skrive noter.
3. 3.Send ét link den dag, perioden åbner. Alle booker, når det passer dem, og du kan se runden blive fyldt op.