Feedback-Saison:Wie buchst du jedes 1:1 und Skip-Level-Gespräch mit einem einzigen Link?

Ich kenne beide Seiten des Tisches, als Führungskraft und als Mitarbeiter, und habe deshalb einen recht umfassenden Blick auf das Thema. Als Abteilungsleiter mit mehreren direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden kann ich sagen: Die Zeit und Vorbereitung, die jedes Gespräch braucht, wird massiv unterschätzt und in vielen Fällen gar nicht eingeplant.

Ja, schon das Buchen dieser Meetings ist mühsam: mit jeder einzelnen Person den richtigen Termin finden. Ich würde aber auch die Zeit einrechnen, die es braucht, um gut vorbereitet in jedes Gespräch zu gehen. Wenn du neben all deinen anderen Verpflichtungen und Aufgaben ein großes Team führst, kann das eine gewaltige Aufgabe sein.

Gibt es also einen besseren Weg, diese Gespräche in großer Zahl zu planen, vorzubereiten und zu führen? In diesem Artikel liest du, warum die Terminplanung in der Feedback-Saison so lange dauert und was eine gehetzte Runde kostet. Du findest ein CMI-Modell für Mitarbeitergespräche, ein Toolkit für Führungskräfte mit Vorbereitungsbogen und eine Anleitung, wie du einen Link für jedes 1:1 und Skip-Level-Gespräch einrichtest. Am Ende wartet ein Planer, der zeigt, wie viel Zeit deine Runde braucht, Vorbereitung inklusive.

Weil jedes Gespräch eine eigene Buchung ist und alle in dieselben paar Wochen fallen. Eine Führungskraft mit acht Mitarbeitenden und einer Runde Skip-Level-Gespräche kommt schnell auf 20 oder mehr Termine.

Über ein ganzes Unternehmen summiert sich diese Zeit. Deloitte hat einmal ausgerechnet, was sein Performance-Prozess an Zeit kostete. Marcus Buckingham und Ashley Goodall schrieben 2015 in der Harvard Business Review: „Das Ausfüllen der Formulare, das Führen der Gespräche und das Erstellen der Bewertungen verschlangen fast 2 Millionen Stunden pro Jahr.“

Außerdem gibt es heute mehr Gespräche als früher. Das Chartered Management Institute stellt fest, dass jährliche Beurteilungsgespräche weitgehend halbjährlichen Gesprächen gewichen sind, die sich oft mit Entwicklungsgesprächen abwechseln und von regelmäßigen 1:1-Gesprächen begleitet werden.

Quellen: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

Das Gespräch selbst. Wenn Gespräche dicht an dicht hineingequetscht werden, merkt das die Person gegenüber, und das Feedback kommt als Pflichtübung an.

Gallup fand heraus, dass 80% der Beschäftigten, die in der vergangenen Woche nach eigener Aussage „bedeutsames Feedback“ bekommen haben, voll engagiert sind. In einer separaten Studie mit fast 15.000 Beschäftigten sagten nur 16%, dass ihr letztes Gespräch mit ihrer Führungskraft „äußerst bedeutsam“ war.

Meiner Meinung nach ist die Terminplanung der eine Teil der Feedback-Saison, über den man gar nicht nachdenken sollte. Dann fließen Zeit und Aufmerksamkeit in die Gespräche.

Quelle: Gallup, A great manager’s most important habit

Die Checkliste des CMI für Mitarbeitergespräche reicht von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. Drei ihrer Schritte hängen davon ab, dass die Zeit gut gebucht ist. Wähle einen Schritt und sieh, wie er sich übertragen lässt.

Quelle: CMI, Conducting a performance appraisal

Die Forschung zu Feedback kommt immer wieder auf die Vorbereitung zurück. Die Evidenzübersicht des CIPD zu Leistungsfeedback aus dem Jahr 2022 fordert Organisationen auf, Führungskräfte dazu anzuhalten, „Zeit zu investieren, um Feedback besser vorzubereiten und zu geben“. Das empfehlen die Studien für die Zeit vor, während und nach jedem Gespräch.

Vorher: was du vorbereitest

1. 1.Fang mit dem an, was gut gelaufen ist. In einem Feldversuch des CIPD aus dem Jahr 2017 in drei britischen Behörden fanden Beschäftigte stärkenorientierte Gespräche nützlicher für ihr Lernen und ihre Entwicklung: Der Wert stieg um 9,7 Punkte.
2. 2.Sammle konkrete Beispiele. Die Übersicht des CIPD bringt es auf den Punkt: „Gib konkretes Feedback.“ Zwei oder drei echte Situationen geben der Person etwas, woran sie ansetzen kann.
3. 3.Frag, was der Person helfen würde. Dieselbe Übersicht empfiehlt, Beschäftigte zu fragen, welches Feedback ihnen am meisten helfen würde, und das CMI rät, ihnen zu sagen, wie sie sich vorbereiten können.

Währenddessen: wie du das Gespräch führst

1. 1.Mach es zum Dialog. Hör mehr zu, als du redest, wie es in der Checkliste des CMI heißt, und frag, ob das Feedback fair wirkt und ob die Person damit etwas anfangen kann.
2. 2.Schau nach vorn. Das CIPD nennt es Feed-forward: Finde heraus, was in der Vergangenheit geholfen hat, und plane dann, wie ihr dieselben Bedingungen wieder schafft.
3. 3.Sprich an, was Menschen am meisten schätzen. Auf der Liste von Gallup, womit Feedback ankommt, steht Anerkennung ganz oben, dann folgen Zusammenarbeit, aktuelle Ziele und Stärken. Gespräche über Schwächen landen weiter unten. Sprich Probleme also im Rahmen dieses größeren Bildes an.

Danach: was ihr vereinbart

1. 1.Schließ mit Zielen und einem Termin ab. Das CMI empfiehlt, Ziele zu vereinbaren und einen Folgetermin festzulegen, bevor ihr auseinandergeht.
2. 2.Gib das Nachhalten ab. Die Übersicht des CIPD ermutigt Beschäftigte, ihre Fortschritte bei ihren Zielen selbst nachzuhalten.
3. 3.Bleibt zwischen den Gesprächen im Austausch. Laut Gallup reichen 15 bis 30 Minuten, solange die Gespräche oft stattfinden.

Nutze den Vorbereitungsbogen unten für jedes Gespräch. Druck ihn aus oder speichere ihn als PDF, um ihn mit ins Gespräch zu nehmen.

Wenn ich aus all dem eine Gewohnheit behalten würde, dann das Aufschreiben. Eine kurze Sitzung mit einem Vorbereitungsbogen macht aus einem Termin im Kalender ein Gespräch mit klarer Struktur.

Quellen: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Jede Führungskraft richtet ihn einmal ein, in wenigen Minuten, und teilt einen einzigen Link mit dem Team.

1. 1.Erstelle eine Buchungsseite für 1:1-Feedbackgespräche. Leg die Dauer fest und füge einen Link für Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Webex hinzu.
2. 2.Leg deine Gesprächszeiten und ein Tageslimit fest. Meeting-Zeiten halten Buchungen innerhalb der Zeitfenster, die du wählst, und Meeting-Limits begrenzen, wie viele an einem Tag landen.
3. 3.Plane nach jedem Gespräch einen Puffer ein. Zeit für Notizen, bevor die nächste Person kommt.
4. 4.Teile den Link mit deinem Team. Jede Person bucht den Termin, der ihr passt, und die Runde füllt sich von selbst.
5. 5.Mach dasselbe für Skip-Level-Gespräche. Führungskräfte der nächsthöheren Ebene teilen ihre eigene Buchungsseite mit der größeren Gruppe. Für Skip-Level-Gespräche in der Gruppe melden sich die Leute über einen Eventplaner für eine Session mit jeweils ein paar Plätzen an. Find Time zeigt, wann eine kleine, feste Gruppe frei ist (Pläne Team und Enterprise).

Und wenn du lieber feste Gesprächstermine anbietest?

Dafür eignet sich ein Eventplaner. Du legst die Gesprächstermine selbst an, gibst jedem genau einen Platz und begrenzt alle auf einen Termin, sodass jede Person genau einen Slot belegt. Du kannst Namen ausblenden, damit das Team nicht sieht, wer welche Zeit gewählt hat. Lass beim Anlegen Lücken zwischen den Terminen und schau vor Ablauf des Zeitfensters in den Eventplaner, denn Doodle benachrichtigt dich nicht, wenn sich jemand anmeldet.

Kann HR die Gespräche für alle Führungskräfte buchen?

HR kann den Zeitplan vorgeben und die Schritte teilen. Jede Führungskraft verbindet aber ihren eigenen Kalender und ist für ihre eigene Buchungsseite verantwortlich, sodass niemand im Namen anderer in deren Kalender bucht. So behält jede Führungskraft die Kontrolle über ihre eigene Woche.

Für mich ist die einfachste Variante die beste: ein Link pro Führungskraft, verschickt an dem Tag, an dem das Zeitfenster für die Gespräche öffnet.

Gib deine Teamgröße ein und wie du Gespräche am liebsten führst. Der Planer zeigt, wie viele Gespräche du hast, wie viel Zeit sie beanspruchen, wie viel Zeit du für die Vorbereitung brauchst und wie viele Arbeitstage die Runde bei deinem Tageslimit dauert. Nichts, was du eingibst, wird gespeichert oder gesendet.

Wo fängst du an?

1. 1.Wähle deine Zeitfenster für die Gespräche. Die Tage und Stunden, die du für Feedbackgespräche freihältst.
2. 2.Leg ein Tageslimit fest, das du durchhältst. Weniger Gespräche pro Tag lassen Raum zum Zuhören und Aufschreiben.
3. 3.Verschick einen Link an dem Tag, an dem das Zeitfenster öffnet. Alle buchen, wann es ihnen passt, und du siehst, wie sich die Runde füllt.