Campagne d’entretiens :comment réserver chaque 1:1 et chaque entretien N+2 avec un seul lien ?

Pour avoir été des deux côtés de la table, comme manager et comme collaborateur, j’ai une vision assez complète du sujet. En tant que responsable de département avec plusieurs collaborateurs directs et indirects, je peux te dire que le temps et la préparation qu’exige chaque entretien sont largement sous-estimés, et bien souvent, pas prévus du tout.

Oui, réserver ces réunions est déjà une corvée en soi : il faut trouver le bon moment avec chaque personne. Mais je compterais aussi le temps nécessaire pour arriver à chaque entretien bien préparé. Quand tu gères une grande équipe en plus de tous tes autres engagements et livrables, la tâche peut vite paraître insurmontable.

Alors, existe-t-il une meilleure façon de planifier, de préparer et de gérer ces entretiens à grande échelle ? Au programme : pourquoi la campagne d’entretiens prend autant de temps à planifier, ce que coûte une campagne bâclée, un modèle du CMI pour mener les entretiens d’évaluation, une boîte à outils du manager avec une fiche de préparation, comment mettre en place un seul lien pour chaque 1:1 et chaque entretien N+2, et un planificateur qui montre combien de temps prend ta campagne, préparation comprise.

Parce que chaque entretien est une réservation à part, et qu’ils tombent tous sur les mêmes quelques semaines. Un manager avec huit collaborateurs directs et une série d’entretiens N+2 peut facilement en avoir 20 ou plus à organiser.

À l’échelle d’une entreprise, le temps s’accumule. Deloitte a un jour fait le compte de ce que lui coûtait son processus d’évaluation. Comme l’écrivaient Marcus Buckingham et Ashley Goodall dans la Harvard Business Review en 2015, « remplir les formulaires, tenir les réunions et établir les notes représentait près de 2 millions d’heures par an ».

Il y a aussi plus d’entretiens qu’avant. Le Chartered Management Institute note que les évaluations annuelles ont largement cédé la place à des entretiens semestriels, souvent en alternance avec des points sur le développement, et complétés par des tête-à-tête réguliers.

Sources : Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

L’entretien lui-même. Quand les entretiens s’enchaînent sans pause, la personne en face le remarque, et le feedback ressemble à une case à cocher.

Gallup a constaté que 80 % des salariés qui disent avoir reçu un « feedback utile » au cours de la semaine écoulée sont pleinement engagés. Dans une autre étude portant sur près de 15 000 salariés, seuls 16 % ont jugé leur dernière conversation avec leur manager « extrêmement utile ».

À mon avis, la planification est la seule partie de la campagne d’entretiens qui ne devrait demander aucune réflexion, pour que le temps et l’attention aillent aux échanges eux-mêmes.

Source : Gallup, A great manager’s most important habit

La check-list du CMI pour mener un entretien d’évaluation va de la préparation au suivi. Trois de ses étapes dépendent d’un temps bien réservé. Choisis une étape pour voir comment elle se traduit.

Source : CMI, Conducting a performance appraisal

Les études sur le feedback reviennent toujours à la préparation. La revue de la littérature du CIPD sur le feedback de performance, publiée en 2022, invite les organisations à encourager les managers à « investir du temps pour mieux préparer et transmettre leur feedback ». Voici ce que suggèrent les études avant, pendant et après chaque entretien.

Avant : ce qu’il faut préparer

1. 1.Commence par ce qui s’est bien passé. Lors d’une expérimentation de terrain menée en 2017 par le CIPD dans trois organismes publics britanniques, les entretiens centrés sur les points forts ont fait progresser de 9,7 points l’utilité que les salariés leur trouvaient pour leur apprentissage et leur développement.
2. 2.Rassemble des exemples précis. La revue du CIPD le dit simplement : « Donnez un feedback précis. » Deux ou trois moments réels donnent à la personne une base concrète pour agir.
3. 3.Demande-lui ce qui l’aiderait. La même revue suggère de demander aux salariés quel feedback les aiderait le plus, et le CMI conseille de leur dire comment se préparer.

Pendant : comment le mener

1. 1.Fais-en un échange. Écoute plus que tu ne parles, comme le dit la check-list du CMI, et demande à la personne si le feedback lui semble juste et exploitable.
2. 2.Tourne-toi vers l’avenir. Le CIPD parle de « feed-forward » : repérer ce qui a aidé par le passé, puis prévoir comment recréer les mêmes conditions.
3. 3.Aborde ce que les gens valorisent le plus. Dans la liste de Gallup sur ce qui rend un feedback efficace, la reconnaissance arrive en tête, suivie de la collaboration, des objectifs du moment et des points forts. Parler des faiblesses vient plus bas : aborde donc les problèmes dans ce cadre plus large.

Après : ce dont il faut convenir

1. 1.Termine par des objectifs et une date. Le CMI conseille de convenir des objectifs et de fixer une date de suivi avant de terminer.
2. 2.Passe-lui le relais du suivi. La revue du CIPD encourage les salariés à suivre eux-mêmes leurs progrès par rapport à leurs objectifs.
3. 3.Continue d’échanger entre les entretiens. Gallup a constaté que 15 à 30 minutes suffisent, à condition que ces échanges aient lieu souvent.

Utilise la fiche de préparation ci-dessous pour chaque entretien. Imprime-la ou enregistre-la en PDF pour l’avoir avec toi pendant l’échange.

L’habitude que je retiendrais de tout ça, c’est de tout mettre par écrit. Une courte séance avec une fiche de préparation transforme un créneau dans l’agenda en une conversation structurée.

Sources : CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Chaque manager le configure une fois, en quelques minutes, et partage un seul lien avec son équipe.

1. 1.Crée une page de réservation pour tes 1:1 de feedback. Définis la durée et ajoute un lien Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Webex.
2. 2.Fixe tes horaires d’entretien et une limite quotidienne. Les heures de réunion maintiennent les réservations dans les plages que tu choisis, et les limites de réunions plafonnent le nombre d’entretiens par jour.
3. 3.Ajoute un temps de battement après chaque entretien. Le temps de rédiger tes notes avant l’arrivée de la personne suivante.
4. 4.Partage le lien avec ton équipe. Chaque personne réserve le créneau qui lui convient, et la campagne se remplit toute seule.
5. 5.Fais de même pour les entretiens N+2. Les managers N+2 partagent leur propre page de réservation avec le groupe élargi. Pour les entretiens N+2 collectifs, une feuille d’inscription permet de rejoindre une séance de quelques places. Find Time montre quand un petit groupe défini est libre (formules Team et Enterprise).

Et si tu préfères proposer des créneaux fixes ?

Une feuille d’inscription convient très bien. Tu crées toi-même les séances d’entretien, tu donnes une seule place à chacune et tu limites chaque personne à une séance : chacun prend ainsi un seul créneau. Tu peux masquer les noms, pour que l’équipe ne voie pas qui a choisi quel horaire. Laisse des pauses entre les séances en les créant, et consulte la feuille avant la fin de la période, car Doodle ne te prévient pas à chaque inscription.

Les RH peuvent-elles réserver les entretiens de tous les managers ?

Les RH peuvent fixer le calendrier et partager la marche à suivre, mais chaque manager connecte son propre agenda et possède sa page de réservation : personne ne réserve dans l’agenda de quelqu’un d’autre en son nom. Chaque manager garde ainsi la main sur sa propre semaine.

Pour moi, la version la plus simple est la meilleure : un lien par manager, envoyé le jour où s’ouvre la période des entretiens.

Indique la taille de ton équipe et ta façon de mener les entretiens. Le planificateur montre combien d’entretiens tu as, le temps qu’ils prennent, le temps qu’il te faudra pour les préparer et le nombre de jours ouvrés nécessaires avec ta limite quotidienne. Rien de ce que tu saisis n’est enregistré ni envoyé.

Par où commencer ?

1. 1.Choisis tes périodes d’entretiens. Les jours et les horaires que tu garderas libres pour les entretiens de feedback.
2. 2.Fixe une limite quotidienne tenable. Moins d’entretiens par jour, c’est plus de temps pour écouter et rédiger.
3. 3.Envoie un seul lien le jour où la période s’ouvre. Chacun réserve à son rythme, et tu vois la campagne se remplir.