Stagione dei feedback:come prenoti ogni 1:1 e ogni skip-level con un solo link?

Mi sono seduto da entrambi i lati del tavolo, come manager e come collaboratore, e su questo tema ho una visione a tutto tondo. Da responsabile di un dipartimento con diversi collaboratori diretti e indiretti, posso dire che il tempo e la preparazione che ogni colloquio richiede sono molto sottovalutati e, in molti casi, non vengono pianificati affatto.

Certo, fissare questi incontri è già di per sé una fatica: bisogna trovare l’orario giusto con ogni persona. Ma io metterei in conto anche il tempo necessario per arrivare a ogni colloquio ben preparati. Quando gestisci un team numeroso insieme a tutti gli altri impegni e obiettivi, può essere un compito scoraggiante.

Esiste allora un modo migliore per pianificare, preparare e gestire questi colloqui su larga scala? In questo articolo: perché pianificare la stagione dei feedback richiede così tanto tempo, quanto costa un ciclo fatto di corsa, un modello del CMI per condurre le valutazioni, un kit per i manager con una scheda di preparazione, come impostare un solo link per ogni 1:1 e skip-level, e un pianificatore che mostra quanto tempo richiede il tuo ciclo, preparazione inclusa.

Perché ogni colloquio è una prenotazione a sé, e cadono tutti nelle stesse poche settimane. Un manager con otto collaboratori e una tornata di skip-level può facilmente ritrovarsi con 20 o più incontri da organizzare.

Su scala aziendale, il tempo si accumula. Deloitte una volta ha calcolato quanto tempo richiedeva il suo processo di valutazione delle prestazioni. Come hanno scritto Marcus Buckingham e Ashley Goodall sulla Harvard Business Review nel 2015, «compilare i moduli, tenere le riunioni e assegnare i punteggi richiedeva quasi 2 milioni di ore all’anno».

E i colloqui sono più numerosi di un tempo. Il Chartered Management Institute osserva che le valutazioni annuali hanno in gran parte lasciato il posto a incontri semestrali, spesso alternati a colloqui di sviluppo e accompagnati da regolari incontri individuali.

Fonti: Harvard Business Review, Reinventing Performance Management · CMI, Conducting a performance appraisal

Costa il colloquio stesso. Quando le valutazioni vengono incastrate una dopo l’altra, la persona dall’altra parte del tavolo se ne accorge, e il feedback arriva come una casella da spuntare.

Gallup ha rilevato che l’80% dei dipendenti che dicono di aver ricevuto un «feedback significativo» nell’ultima settimana è pienamente coinvolto. In uno studio separato su quasi 15.000 dipendenti, solo il 16% ha detto che l’ultimo colloquio con il proprio manager è stato «estremamente significativo».

Secondo me, la pianificazione è l’unica parte della stagione dei feedback che non dovrebbe richiedere alcuno sforzo, così tempo e attenzione vanno ai colloqui.

Fonte: Gallup, A great manager’s most important habit

La checklist del CMI per condurre una valutazione delle prestazioni va dalla preparazione al follow-up. Tre dei suoi passi dipendono da un tempo prenotato bene. Scegli un passo per vedere come si collega a Time OS.

Fonte: CMI, Conducting a performance appraisal

Le ricerche sul feedback tornano sempre sulla preparazione. La revisione delle evidenze del CIPD del 2022 sul feedback sulle prestazioni chiede alle organizzazioni di spingere i manager a «investire tempo per preparare e dare meglio il feedback». Ecco cosa suggeriscono le evidenze prima, durante e dopo ogni colloquio.

Prima: cosa preparare

1. 1.Parti da ciò che è andato bene. In una sperimentazione sul campo condotta dal CIPD nel 2017 in tre enti pubblici del Regno Unito, i colloqui basati sui punti di forza hanno fatto salire di 9,7 punti l’utilità che i dipendenti attribuivano loro per apprendimento e sviluppo.
2. 2.Raccogli esempi specifici. La revisione del CIPD lo dice in modo semplice: «Dai un feedback specifico». Due o tre momenti reali danno alla persona qualcosa su cui lavorare.
3. 3.Chiedi cosa le sarebbe utile. La stessa revisione suggerisce di chiedere ai dipendenti quale feedback li aiuterebbe di più, e il CMI suggerisce di dire loro come prepararsi.

Durante: come condurlo

1. 1.Fai in modo che sia un dialogo. Ascolta più di quanto parli, come dice la checklist del CMI, e chiedi se il feedback sembra giusto e se è qualcosa su cui si può lavorare.
2. 2.Guarda avanti. Il CIPD lo chiama feed-forward: individua cosa ha aiutato in passato, poi pianifica come ricreare le stesse condizioni.
3. 3.Parla di ciò a cui le persone tengono di più. Nell’elenco di Gallup su ciò che rende efficace un feedback vengono prima il riconoscimento, poi la collaborazione, gli obiettivi attuali e i punti di forza. Parlare dei punti deboli è più in basso nella lista, quindi affronta i problemi all’interno di questo quadro più ampio.

Dopo: cosa concordare

1. 1.Chiudi con obiettivi e una data. Il CMI suggerisce di concordare gli obiettivi e fissare una data per il follow-up prima di chiudere.
2. 2.Affida il monitoraggio. La revisione del CIPD incoraggia i dipendenti a monitorare da soli i propri progressi rispetto agli obiettivi.
3. 3.Continuate a parlarvi tra una valutazione e l’altra. Gallup ha rilevato che bastano da 15 a 30 minuti, purché i colloqui siano frequenti.

Usa la scheda di preparazione qui sotto per ogni colloquio. Stampala o salvala in PDF da portare con te.

L’abitudine che terrei di tutto questo è mettere le cose per iscritto. Una breve sessione con una scheda di preparazione trasforma uno slot in calendario in un colloquio con una struttura.

Fonti: CIPD, Performance feedback: an evidence review · CIPD, Strengths-based performance conversations · Gallup, A great manager’s most important habit · CMI, Conducting a performance appraisal

Ogni manager lo imposta una volta, in pochi minuti, e condivide un solo link con il team.

1. 1.Crea una pagina di prenotazione per gli 1:1 di feedback. Imposta la durata e aggiungi un link di Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Webex.
2. 2.Imposta gli orari per le valutazioni e un limite giornaliero. Gli orari delle riunioni tengono le prenotazioni dentro le fasce che scegli, e i limiti alle riunioni fissano quante possono cadere in un giorno.
3. 3.Aggiungi un buffer dopo ogni valutazione. Il tempo di scrivere gli appunti prima che arrivi la persona successiva.
4. 4.Condividi il link con il team. Ognuno prenota lo slot che preferisce, e il ciclo si riempie da solo.
5. 5.Fai lo stesso per gli skip-level. I manager di livello superiore condividono la propria pagina di prenotazione con il gruppo più ampio. Per gli skip-level di gruppo, un foglio di iscrizione permette alle persone di unirsi a una sessione con pochi posti ciascuna. Find Time mostra quando un gruppo piccolo e fisso è libero (piani Team ed Enterprise).

E se preferisci proporre slot fissi per le valutazioni?

In questo caso un foglio di iscrizione funziona bene. Crei tu le sessioni di valutazione, dai a ciascuna un solo posto e limiti ognuno a una sola sessione, così ogni persona prende un solo slot. Puoi nascondere i nomi, così il team non vede chi ha scelto quale orario. Lascia degli spazi tra le sessioni mentre le crei, e controlla il foglio prima che la finestra si chiuda, perché Doodle non ti avvisa quando le persone si iscrivono.

L’HR può prenotare le valutazioni per tutti i manager?

L’HR può definire le tempistiche e condividere i passaggi, ma ogni manager collega il proprio calendario ed è titolare della propria pagina di prenotazione, quindi nessuno prenota nel calendario di qualcun altro per suo conto. Così ogni manager mantiene il controllo della propria settimana.

Per me, la versione più semplice è la migliore: un link per ogni manager, inviato il giorno in cui si apre la finestra delle valutazioni.

Inserisci le dimensioni del tuo team e come preferisci condurre le valutazioni. Il pianificatore mostra quanti colloqui hai, il tempo che richiedono, il tempo che ti servirà per prepararli e quanti giorni lavorativi servono al ciclo con il tuo limite giornaliero. Niente di ciò che scrivi viene salvato o inviato.

Da dove iniziare?

1. 1.Scegli le finestre per le valutazioni. I giorni e gli orari che terrai liberi per i colloqui di feedback.
2. 2.Fissa un limite giornaliero sostenibile. Meno valutazioni al giorno lasciano spazio per ascoltare e scrivere gli appunti.
3. 3.Invia un solo link il giorno in cui si apre la finestra. Ognuno prenota quando gli è comodo, e tu vedi il ciclo riempirsi.