Jak Science Gallery zaoszczędziła kilka tygodni, organizując spotkania na całym świecie w ciągu kilku minut

Rozmawialiśmy z Katriną Enros, która odpowiada za dział Global Engagement and Insights, o tym, jak Science Gallery wykorzystuje Doodle do usprawniania spotkań, optymalizacji współpracy oraz realizacji swojej wyjątkowej misji.

Setki spotkań z interesariuszami z całego świata

Zaoszczędzone tygodnie czasu.

Science Gallery zaprasza publiczność do nawiązania kontaktu z badaniami naukowymi w zaskakujący i angażujący sposób. We współpracy z siecią instytucji akademickich Science Gallery organizuje szereg interdyscyplinarnych wystaw, wydarzeń i programów publicznych, które angażują społeczność w badania naukowe i tworzą przestrzeń dla odkryć na styku nauki i sztuki.

Łatwe planowanie (i skalowanie) dzięki Doodle

W Science Gallery współpraca ma kluczowe znaczenie: jest ona wspierana podczas organizowanych przez galerię wydarzeń, a także ma zasadnicze znaczenie dla ich realizacji. Science Gallery koordynuje spotkania z 130 pracownikami wewnętrznymi, a także z zewnętrznymi interesariuszami i potencjalnymi partnerami. Dzięki Doodle mogą bez większego wysiłku planować spotkania na dużą skalę i z udziałem różnych instytucji. Katrina szacuje, że czasami pozwala to zaoszczędzić tygodnie spędzone na niekończących się rozmowach, mających na celu ustalenie terminu spotkania. Katrina mówi: „...dzięki temu możemy nawet organizować spotkania, które w innym przypadku mogłyby się nie odbyć”.

„Często mamy do czynienia z potencjalnymi członkami, do których kalendarzy nie mamy dostępu… W takich sytuacjach Doodle stanowi bardzo przydatne narzędzie”.

Planowanie międzyplatformowe za pomocą serwisu Doodle

Chociaż Science Gallery korzysta z jednego narzędzia do zarządzania kalendarzem, wielu jej zewnętrznych partnerów zdecydowało się na inne rozwiązanie. Na szczęście Doodle jest kompatybilny z różnymi platformami. Katrina uznała to za szczególnie przydatne podczas nawiązywania kontaktów z potencjalnymi partnerami. Nawet jeśli Science Gallery nie ma dostępu do ich harmonogramów, nadal może umawiać spotkania bez czasochłonnej wymiany wiadomości e-mailowych.

Doodle 1:1 to idealne rozwiązanie do spotkań w cztery oczy

Ponieważ partnerzy Katriny znajdują się w różnych miejscach – od Dublina po Detroit – często musi ona organizować spotkania w różnych strefach czasowych. Znalezienie czasu na krótką rozmowę w cztery oczy z partnerami Science Gallery z Melbourne stanowiło szczególny problem: jedyne dogodne terminy przypadały poza godzinami pracy biura w Melbourne. Jednak dzięki Doodle 1:1 partnerzy z Melbourne mogą zaproponować termin poza godzinami pracy, który im odpowiada. Jakie są inne zalety Doodle 1:1? Katrina ceni sobie przejrzysty adres URL z domeną Science Gallery oraz fakt, że można go tak łatwo udostępniać.

Przykłady zastosowań: Spotkania zespołów, zewnętrzni interesariusze, globalne planowanie, wydarzenia, rozmowy indywidualne