Carrièreontwikkeling tijdens een pandemie

Medewerkers zijn de levensader van een organisatie. Ze zorgen voor talent, ideeën, samenwerking en innovatie. Ontdek hoe je van een andere manier van werken je voordeel kunt maken.

In tijden van crisis, zoals die waarin we nu allemaal zitten, loopbaanontwikkeling is meestal wel het laatste waar mensen aan denken.

Voor werknemers kan het best eng zijn om hun doelen voor carrièregroei en promotie ter sprake te brengen. Wat als ze worden gezien als ondankbaar? Wat als ze de boel op stelten zetten en zichzelf in de vuurlinie brengen voor een mogelijke ontslagronde? Bovendien ligt de druk om aan prestatieverwachtingen te voldoen en hun KPI’s te halen constant op de loer, net als bij een slechte date. En laten we de enorme druk om zorg dat klanten tevreden, betrokken en loyaal blijven.

Voor bedrijven, waarvan de meeste al sinds maart in crisismodus zitten, wordt loopbaanontwikkeling in crisistijden vaak naar de achtergrond geschoven. De hoogste prioriteit, zo zien de leidinggevenden het, is kosten besparen (waar mogelijk), de bedrijfsvoering stroomlijnen en het bedrijf overeind houden.

Beide partijen – werknemers en werkgevers – hebben goede redenen om er zo over te denken en deze keuzes te maken. Maar ik zou juist het tegenovergestelde beweren. Juist in tijden van crisis zijn mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en mentorschap het hardst nodig.

Om te begrijpen welke impact de coronapandemie heeft op loopbaanontwikkeling, hebben we meer dan 1.000 werknemers in de VS ondervraagd. Wat we ontdekten was verrassend, teleurstellend en interessant – ja, dat zijn nogal wat emoties die uit die gegevens naar voren komen. Maar je zult wel snappen wat we bedoelen als je dieper ingaat op de bevindingen en trends uit ons onderzoek ‘Carrièreontwikkeling tijdens een pandemie’.

6 statistieken die je moet weten

1: 41% van de werknemers zegt dat hun loopbaanontwikkeling tijdens de pandemie stil is komen te staan en 9% zegt dat hun loopbaan achteruit is gegaan.

Als je naar deze twee cijfers kijkt, schetsen ze een behoorlijk somber beeld. Laten we deze twee cijfers eens nader bekijken om te zien wat de oorzaak zou kunnen zijn.

Ontslagen en werkloosheid zijn een trieste realiteit geworden van de coronapandemie. Volgens gegevens van het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics, schoot het werkloosheidspercentage in de VS omhoog van 3,8 procent in februari 2020 – een van de laagste percentages ooit gemeten in de periode na de Tweede Wereldoorlog – naar 13 procent in mei 2020. Er wordt ook geschat dat 42 procent van de ontslagen als gevolg van de pandemie zal leiden tot blijvend banenverlies.

2: 49% van de werknemers zegt dat loopbaanontwikkeling, mentorschap en opleidingen tijdens de pandemie ernstig tekortschieten.

Mentoring biedt tal van voordelen. Langdurige begeleiding kan leiden tot meer succes in je carrière, zoals promoties, loonsverhogingen en leermogelijkheden. En het zijn niet alleen werknemers die baat hebben bij mentoring. Organisaties die mentoring omarmen en aanbieden, zien een hogere mate van betrokkenheid, tevredenheid, personeelsbehoud en kennisuitwisseling.

Aangezien zowel werknemers als organisaties baat hebben bij mentoring, vraag ik me toch af waarom 49 procent van de respondenten in ons onderzoek het gevoel heeft dat ze tijdens de pandemie niet genoeg begeleiding, training en mentoring krijgen om hun carrière vooruit te helpen. Er is duidelijk een kloof tussen wat werknemers verwachten en willen – en wat hun werkgevers bieden.

Als werknemer, één-op-één-gesprekken zijn een geweldige manier om je carrière een positieve wending te geven. Deze gesprekken kunnen zowel de medewerker als de leidinggevende helpen elkaar beter te leren kennen, een vast ritme in de communicatie op te bouwen en wederzijds vertrouwen te creëren. Maar beide partijen – de medewerker en de leidinggevende – hebben de gezamenlijke verantwoordelijkheid om je aan een normaal rooster van individuele gesprekken.

Als manager en mentor is het een van je taken om regelmatig één-op-één-gesprekken te voeren met je medewerkers (en mentees). We raden je aan om deze gesprekken maandelijks te houden en ze te beperken tot 30 minuten. Zo blijft het gesprek strak gericht op mentorschap en coaching, in plaats van af te dwalen naar andere onderwerpen die te maken hebben met lopend werk en projecten. Er zijn andere vergaderingen waar die onderwerpen besproken kunnen worden.

3: Slechts 18% van de werknemers zegt dat hun baas wekelijks één-op-één-gesprekken via video met hen plant.

Nu de pandemie nog steeds in volle gang is, is het extra belangrijk geworden om op het werk goede gesprekken te kunnen voeren. Aan de ene kant zijn er miljoenen thuiswerkers die geen toegang meer hebben tot de dagelijkse interacties en ervaringen waar ze vroeger van genoten, wat leidt tot sociaal isolement, eenzaamheid en een gevoel van vervreemding.

Aan de andere kant worden werknemers nu vaker dan ooit uitgenodigd voor vergaderingen en nemen ze er vaker aan deel. In het tweede kwartaal van 2020 steeg het aantal virtuele één-op-één-vergaderingen bijvoorbeeld met 136 procent ten opzichte van het vorige kwartaal. Meer vergaderingen betekent dat je vaker aanwezig moet zijn en ‘aan’ moet staan, wat de druk die medewerkers al voelen en ervaren alleen maar vergroot. Het is allemaal ontzettend vermoeiend en uitputtend.

Eén-op-één-gesprekken zijn een essentieel onderdeel van de loopbaanontwikkeling van een medewerker. Deze gesprekken bieden medewerkers duidelijkheid over hun rol en verantwoordelijkheden, begeleiding bij hun professionele doelen, feedback op projecten en algemene ondersteuning. Deze gesprekken zijn ook essentieel voor managers om zeer betrokken en tevreden teams op te bouwen en te behouden. Het is dan ook op zijn zachtst gezegd teleurstellend dat slechts 18 procent van de respondenten aangaf dat hun baas wekelijks één-op-één-gesprekken via video met hen plant.

4: 47% van de werknemers zou graag zien dat hun baas een actieve rol speelt in hun loopbaanontwikkeling.

Als het gaat om wat werknemers het leukst vinden aan hun één-op-één-gesprekken, wil 32 procent duidelijke aanwijzingen over hun rol en verantwoordelijkheden en wil 15 procent begeleiding en ondersteuning bij hun carrièredoelen. Dit betekent dat 47 procent van de respondenten de rol die hun baas speelt in hun persoonlijke groei belangrijk vindt.

Deze bevinding is een straaltje licht en hoop. Het bewijst dat loopbaanontwikkeling en groei niet in een vacuüm kunnen plaatsvinden. Daarvoor zijn de betrokkenheid en inzet van zowel de medewerker als zijn of haar leidinggevende nodig.

Als managers hun medewerkers geen duidelijke richtlijnen geven over wat er van hun functie wordt verwacht en welke kernverantwoordelijkheden ze dagelijks moeten uitvoeren, kan dat tot allerlei problemen leiden. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld werk verkeerd doen, waardoor het vervolgens opnieuw gedaan moet worden. Dat belemmert niet alleen de algehele productiviteit van de medewerker, maar kan ook leiden tot langere werkdagen, meer stress en uiteindelijk een burn-out. Bovendien kan een gebrek aan duidelijkheid over de rol het zelfvertrouwen en de motivatie van medewerkers aantasten, waardoor ze zich terugtrekken en zich niet meer betrokken voelen bij hun managers, teams en collega’s. Geen van deze gevolgen is wenselijk.

Hoe je effectieve één-op-één-gesprekken voert die gericht zijn op loopbaanontwikkeling

• Laat je medewerkers zien dat je hun mening en feedback waardeert.

• Zorg voor een veilige omgeving waar medewerkers hun carrièreambities en ontwikkelingsplannen kunnen bespreken.

• Geef duidelijke aanwijzingen over de taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen van je medewerkers.

• Wees op tijd (laat zien dat je hun tijd respecteert).

• Verplaats de afspraak niet.

• Zorg dat je je goed voorbereidt en bedenk van tevoren wat je wilt bespreken.

• Praat niet in elk één-op-één-gesprek over hetzelfde.

5: 47% van de werknemers heeft geen toegang tot de agenda van hun leidinggevende voor het geval ze even snel iets met hem of haar moeten afspreken.

Op dit moment is alles onzeker. Medewerkers zitten vol stress en hebben allerlei vragen over hun rol, hun persoonlijke ontwikkeling en hun carrièrekansen.

Als ze dus geen contact kunnen leggen met hun bazen om deze vragen aan te kaarten – of een pad uit te stippelen waarmee ze hun professionele ontwikkelingsdoelen op de lange termijn kunnen bereiken – zullen ze zich ongetwijfeld gefrustreerd, gestrest, wantrouwiger en minder betrokken voelen. Dit is niet wat een baas, of welke organisatie dan ook, zou moeten laten gebeuren, want het kan ertoe leiden dat de medewerker ontslag neemt om bij een ander bedrijf te gaan werken dat zijn of haar carrièreplannen waardeert, ondersteunt en mogelijk maakt.

Iets simpels als het delen van een agenda kan zowel voor medewerkers als voor hun leidinggevenden voordelig zijn. Het kan de muren en barrières doorbreken die het voor medewerkers vaak moeilijk maken om contact te maken met hun leidinggevenden.

Door hun agenda’s zichtbaar en toegankelijk maken Managers kunnen het volgende doen voor hun teams:

• Zorg ervoor dat hun beschikbaarheid duidelijk is, makkelijk te vinden en 100% klopt.

• Je hoeft je geen zorgen te maken dat je met hun team in een e-mail-limbo terechtkomt, wat tot verwarring en misverstanden kan leiden.

• Zorg ervoor dat er geen vertragingen meer zijn bij het voeren van belangrijke gesprekken met je team.

• Zorg ervoor dat je zo min mogelijk reeds geboekte tijdvakken aanbiedt.

• Zorg dat je altijd beschikbaar bent voor spontane gesprekken met je team.

6: Om een-op-een-gesprekken met hun baas in te plannen, stuurt 66% van de werknemers een berichtje (via e-mail of een communicatietool), vraagt naar de beschikbaarheid, wacht op een antwoord en stuurt vervolgens een agendauitnodiging.

Toen we de respondenten vroegen hoe ze één-op-één-afspraken met hun baas inplannen, zei maar liefst 66 procent dat ze een berichtje sturen (via e-mail of via communicatietools zoals Slack, Yammer en Jive), vragen of de baas tijd heeft, op een antwoord wachten en dan een agendauitzondering sturen. Dit is een heel traag en verouderd proces dat meestal een gemiddeld 30 e-mails en kost de organisator van de vergadering op zijn minst 30 minuten van zijn tijd.

Ondanks de groeiende populariteit van tools voor samenwerking op de werkplek, zoals Slack en Microsoft Teams, gaf slechts 13 procent van de respondenten aan dat ze deze communicatietools gebruiken om één-op-één-afspraken met hun baas te plannen. Bovendien zei slechts 8 procent dat ze een online planningstool gebruiken.

Deze bevindingen zijn om twee redenen verrassend. Ten eerste worden online planningstools in het nieuws steeds weer geprezen omdat ze teams op afstand helpen hun tijd beter te benutten. Ten tweede zijn er veel planningstools zijn in het Slack-platform geïntegreerd. Er zijn bijvoorbeeld veel integraties, De Zapier-integratie van Doodle, kunnen al hun planningsbehoeften regelen – van het maken van enquêtes tot het toevoegen van tijdopties, het delen van de enquête met anderen en het boeken van de vergadering in een paar seconden.

Als je steeds tussen taken moet wisselen – zoals roosters checken en e-mails sturen over beschikbaarheid, terwijl je ook nog eens je professionele doelen probeert te halen – kan dat ervoor zorgen dat medewerkers 80 procent minder productief. Niet productief zijn en te maken hebben met frustrerend repetitieve of tijdrovende taken, zoals het plannen van afspraken, is twee van de belangrijkste oorzaken van een gebrek aan betrokkenheid bij werknemers. Medewerkers die niet betrokken zijn, kosten je niet alleen geld en drukken het moreel, maar ze nemen ook vaker ziekteverlof en vertrekken vaker uit je bedrijf.

Hoe managers op de juiste manier 1-op-1-gesprekken met medewerkers kunnen inplannen

• Gebruik planningssoftware om te reserveren één-op-één-gesprekken zodat je uren kunt besparen op het heen-en-weer sturen van e-mails.

• Geef je team meer zeggenschap over het planningsproces door ze zelf de beste dag en tijd voor een vergadering te laten kiezen.

• Maak een persoonlijke link voor de vergadering Stel voor elk lid van je team de vergaderregels in en deel de link vervolgens met iedereen, zodat ze meteen hun één-op-één-afspraak kunnen boeken.

• Als jij en je team de dagelijkse communicatie willen stroomlijnen, gebruik dan de Doodle-integraties met Zapier. Zo hoef je minder tijd te besteden aan het schakelen tussen apps en tools en staan je vergaderingen sneller in je agenda.

Wil je meer weten over de rol van 1-op-1-gesprekken bij talentontwikkeling? Download dan gratis ons volledige onderzoeksrapport.