Karriärutveckling under en pandemi

Medarbetarna är en organisations livsnerv. De bidrar med kompetens, idéer, samarbete och innovation. Lär dig hur du kan dra nytta av att arbeta på ett nytt sätt.

I kristider, som den vi alla befinner oss i just nu, karriärutveckling är oftast det sista man tänker på.

För anställda kan tanken på att ta upp sina mål för karriärutveckling och befordran kännas skrämmande. Tänk om de uppfattas som otacksamma? Tänk om de skapar oreda och utsätter sig själva för risken att bli uppsagda? Dessutom lurar kraven på att uppfylla prestationsförväntningarna och nå sina KPI:er ständigt i bakgrunden, som en dålig dejt. Och låt oss inte glömma det enorma trycket att se till att kunderna är nöjda, engagerade och lojala.

För företag, av vilka de flesta har befunnit sig i krisläge sedan mars, tenderar karriärutvecklingen att hamna i bakgrunden i kristider. Den viktigaste prioriteringen, enligt ledningsgruppens uppfattning, är att sänka kostnaderna (där det är möjligt), effektivisera verksamheten och hålla företaget flytande.

Båda sidor – både anställda och arbetsgivare – har goda skäl att känna så och fatta dessa beslut. Men jag skulle hävda precis motsatsen. Det är just i kristider som möjligheter till karriärutveckling och mentorskap är som mest nödvändiga.

För att förstå hur coronapandemin har påverkat karriärutvecklingen genomförde vi en undersökning bland över 1 000 anställda i USA. Det vi upptäckte var överraskande, nedslående och intressant – ja, det är många känslor som framkommer ur data. Men du kommer att förstå vad vi menar när du fördjupar dig i resultaten och trenderna från vår undersökning ”Karriärutveckling under en pandemi”.

6 siffror du bör känna till

1: 41 % av de anställda uppger att deras karriärutveckling har stagnerat under pandemin och 9 % uppger att deras karriär har gått bakåt.

När man tittar på dessa två siffror ger de en ganska dyster bild. Låt oss analysera dessa två siffror för att se vad som kan ligga bakom dem.

Uppsägningar och arbetslöshet har blivit en olycklig verklighet i samband med coronapandemin. Enligt uppgifter från US Bureau of Labor Statistics, steg arbetslösheten i USA kraftigt från 3,8 procent i februari 2020 – en av de lägsta siffrorna som någonsin uppmätts under tiden efter andra världskriget – till 13 procent i maj 2020. Man uppskattar också att 42 procent av de uppsägningar som orsakats av pandemin kommer att leda till att arbetstillfällen går förlorade för gott.

2: 49 % av de anställda uppger att karriärutveckling, mentorskap och fortbildning har varit en stor brist under pandemin.

Fördelarna med mentorskap är många. Kontinuerligt mentorskap kan leda till större framgång i karriären, bland annat i form av befordringar, löneökningar och utvecklingsmöjligheter. Och det är inte bara medarbetarna som drar nytta av mentorskap. Organisationer som satsar på och erbjuder mentorskap upplever högre engagemang, nöjdhet, personalbehållning och kunskapsdelning.

Eftersom både medarbetare och organisationer har nytta av mentorskap kan jag inte låta bli att undra varför 49 procent av de tillfrågade i vår undersökning upplever att de inte får tillräckligt med coaching, utbildning och mentorskap för att kunna utvecklas i sin karriär under pandemin. Det finns uppenbarligen en klyfta mellan vad medarbetarna förväntar sig och vill ha – och vad deras arbetsgivare erbjuder.

Som anställd, individuella möten är ett utmärkt sätt att uppnå positiva resultat i din karriär. Dessa möten kan hjälpa både medarbetaren och chefen att lära känna varandra bättre, etablera en regelbunden kommunikationsrytm och bygga upp ömsesidigt förtroende. Men båda parter – medarbetaren och chefen – har ett gemensamt ansvar att hålla sig till en vanligt schema av enskilda möten.

Som chef och mentor är ett av dina ansvarsområden att hålla regelbundna enskilda möten med dina medarbetare (och adepter). Vi rekommenderar att du håller dessa möten en gång i månaden och begränsar dem till 30 minuter. På så sätt kan diskussionen hållas strikt inriktad på mentorskap och coaching, istället för att avvika till andra ämnen som rör pågående arbete och projekt. Det finns andra möten där dessa ämnen kan diskuteras.

3: Endast 18 % av de anställda uppger att deras chef planerar in veckovisa enskilda samtal via videolänk med dem.

Nu när pandemin fortfarande är i full gång har det blivit särskilt viktigt att kunna föra meningsfulla samtal på arbetsplatsen. Å ena sidan finns det miljontals distansarbetare som har berövats de dagliga kontakterna och upplevelserna som de en gång njöt av, vilket har lett till social isolering, ensamhet och brist på gemenskap.

Å andra sidan upplever medarbetarna nu att de blir inbjudna till och deltar i fler möten än någonsin tidigare. Under andra kvartalet 2020 ökade till exempel antalet virtuella en-till-en-möten med 136 procent jämfört med föregående kvartal. Fler möten innebär att man måste vara närvarande och ”på” oftare, vilket bara ökar den press som de anställda redan känner och står inför. Allt detta är oerhört utmattande och påfrestande.

Enskilda möten är en viktig del av en medarbetares karriärutveckling. Dessa möten ger medarbetarna vägledning om deras roll och ansvarsområden, råd om deras yrkesmässiga mål, återkoppling på projekt och stöd i allmänhet. Dessa möten är också avgörande för att chefer ska kunna bygga upp och upprätthålla högt engagerade och nöjda team. Det är därför, milt sagt, en besvikelse att endast 18 procent av de tillfrågade uppgav att deras chef planerar in veckovisa enskilda möten via videolänk med dem.

4: 47 % av de anställda skulle vilja att deras chef spelade en aktiv roll i deras karriärutveckling.

När det gäller vad medarbetarna uppskattar mest med sina individuella möten vill 32 procent ha tydliga riktlinjer för sin roll och sina ansvarsområden, medan 15 procent vill ha vägledning och stöd för sina karriärutvecklingsmål. Detta innebär att 47 procent av de tillfrågade värdesätter den roll som deras chef spelar för deras personliga utveckling.

Denna slutsats är en stråle av ljus och hopp. Den visar att karriärutveckling och tillväxt inte kan ske i ett vakuum. Det kräver engagemang och insatser från både den anställde och dennes chef.

Om cheferna inte ger sina medarbetare tydliga riktlinjer om vad som förväntas av dem i deras roll och vilka huvudsakliga arbetsuppgifter de ska utföra dagligen, kan det leda till en mängd problem. För det första kan det hända att medarbetarna utför arbetet på fel sätt, vilket i sin tur innebär att det måste göras om. Det hämmar inte bara medarbetarens totala produktivitet, utan kan också leda till längre arbetstider, mer stress och i förlängningen utbrändhet. Dessutom kan bristande tydlighet kring rollen påverka medarbetarnas självförtroende och motivation, vilket i sin tur kan få dem att dra sig tillbaka och tappa engagemanget gentemot sina chefer, team och kollegor. Inget av detta är önskvärda effekter.

Hur man genomför effektiva 1:1-samtal med fokus på karriärutveckling

• Visa dina medarbetare att du värdesätter deras åsikter och synpunkter.

• Skapa en trygg miljö där medarbetarna kan diskutera sina karriärmål och utvecklingsplaner.

• Ge tydliga riktlinjer om medarbetarnas roller, ansvarsområden och förväntningar.

• Kom i tid (visa att du respekterar deras tid).

• Boka inte om.

• Gör dina förberedelser och fundera ut diskussionsämnen i förväg.

• Prata inte om samma sak vid varje enskilt möte.

5: 47 % av de anställda har inte tillgång till sin chefs kalender om de skulle behöva boka in ett kort möte med denne.

Allt är osäkert just nu. De anställda är stressade och har många frågor om sina roller, sin personliga utveckling och sina karriärmöjligheter.

Att inte kunna ta kontakt med sina chefer för att ta upp dessa frågor – eller staka ut en väg som gör det möjligt för dem att uppnå sina långsiktiga mål för sin yrkesmässiga utveckling – kommer därför säkert att få dem att känna sig frustrerade, mer stressade, mindre tillitsfulla och mindre engagerade. Detta är inte något som någon chef eller organisation bör låta hända, eftersom det kan leda till att medarbetaren säger upp sig för att ta ett jobb hos ett annat företag som värdesätter, stöder och ger utrymme för deras karriärutvecklingsplaner.

Något så enkelt som att dela en kalender kan vara till nytta för både medarbetarna och deras chefer. Det kan riva de murar och barriärer som ofta gör det svårt för medarbetarna att komma i kontakt med sina chefer.

Av att göra deras kalendrar synliga och tillgängliga För sina team kan cheferna:

• Se till att deras tillgänglighet är tydlig, lättillgänglig och 100 % korrekt.

• Du slipper fastna i ett e-postlimbo med deras team, vilket kan leda till förvirring och missförstånd.

• Undvik förseningar när det gäller att föra viktiga samtal med teamet.

• Minska risken för att erbjuda redan bokade tidsluckor.

• Var tillgänglig för spontana avstämningar med teamet.

6: För att boka enskilda möten med sina chefer skickar 66 % av de anställda ett meddelande (via e-post eller ett kommunikationsverktyg), frågar om chefen är tillgänglig, väntar på svar och skickar sedan en kalenderinbjudan.

När vi frågade de tillfrågade hur de bokar enskilda möten med sin chef svarade hela 66 procent att de skickar ett meddelande (via e-post eller via kommunikationsverktyg som Slack, Yammer och Jive), frågar om tillgänglighet, väntar på svar och sedan skickar en kalenderinbjudan. Detta är en mycket långsam och föråldrad process som vanligtvis kräver en i genomsnitt 30 e-postmeddelanden och kostar mötesarrangören minst 30 minuter av sin tid.

Trots den ökande populariteten hos samarbetsverktyg på arbetsplatsen, såsom Slack och Microsoft Teams, uppgav endast 13 procent av de tillfrågade att de använder dessa kommunikationsverktyg för att boka enskilda möten med sin chef. Dessutom uppgav endast 8 procent att de använder ett schemaläggningsverktyg online.

Dessa resultat är överraskande av två skäl. För det första har verktyg för tidsbokning online upprepade gånger hyllats i media för att de hjälper team som arbetar på distans att utnyttja sin tid bättre. För det andra har många planeringsverktyg har integrerats i Slack-plattformen. Många integrationer, till exempel, Doodles Zapier-integration, kan hantera alla sina schemaläggningsbehov – från att skapa omröstningar och lägga till tidsalternativ till att dela omröstningen med andra och boka mötet på bara några sekunder.

Att ständigt växla mellan olika uppgifter – som att kolla scheman och skicka e-post om tillgänglighet samtidigt som man försöker uppnå sina yrkesmässiga mål – kan göra att medarbetarna 80 procent mindre produktiv. Att vara improduktiv och behöva hantera frustrerande repetitiva eller tidskrävande uppgifter som schemaläggning är två av de främsta orsakerna till bristande engagemang hos medarbetarna. Medarbetare som saknar engagemang är inte bara en belastning för företagets ekonomi och arbetsmoralen, utan de löper också större risk att sjukskriva sig och lämna företaget.

Hur chefer kan planera 1:1-samtal med sina medarbetare på rätt sätt

• Användning schemaläggningsprogram för att boka individuella möten så att du kan spara flera timmar på den tid du lägger på att skicka e-post fram och tillbaka.

• Ge ditt team större inflytande över schemaläggningen genom att låta dem välja den dag och tid som passar bäst för mötet.

• Skapa en personlig möteslänk Ställ in mötesreglerna för varje medlem i ditt team och dela sedan länken med var och en av dem så att de direkt kan boka sin tid för enskilda samtal.

• Om du och ditt team vill effektivisera er dagliga kommunikation, använd Doodle-integrationer med Zapier. Detta minskar den tid du lägger på att växla mellan appar och verktyg och gör att dina möten bokas in i kalendern snabbare.

Om du vill veta mer om vilken roll 1:1-möten spelar för kompetensutveckling kan du ladda ner vår fullständiga forskningsrapport gratis.