Succesverhalen over Doodle

Met Doodle kan je bedrijf meer dan $9.000 per medewerker per jaar besparen

Doodle biedt eenvoudige, intuïtieve oplossingen om allerlei soorten vergaderingen in je agenda in te plannen. Maar Doodle biedt niet alleen gemak. Door het beheer van vergaderingen te stroomlijnen en samenwerking mogelijk te maken, bespaart Doodle je ook tijd en geld. Aan de hand van echte gegevens van tevreden Doodle-klanten hebben we berekend hoeveel je zou kunnen besparen door Doodle te gebruiken – en de cijfers zullen je misschien verrassen.

Vergaderingen slokken je budget op

In ons rapport ‘State of Meetings’ uit 2019 schatten we de kosten van slecht georganiseerde en beheerde vergaderingen op 41 miljard dollar per jaar, alleen al in de VS. Uit het rapport bleek ook dat het zonder Doodle gemiddeld 30 minuten kost om een vergadering te organiseren. Een medewerker met een hbo-diploma die het gemiddelde uurloon van 35 dollar verdient en zes vergaderingen per week organiseert, besteedt dus drie uur per week – en 156 uur per jaar – aan het organiseren van vergaderingen.

Dat is 156 uur, en dan heb ik het nog niet eens over $5.460 aan loon, dat elders veel productiever zou kunnen worden besteed. Hoeveel vergaderingen heeft jouw team, simpelweg omdat ze in de agenda staan? Als het regelen van vergaderingen tijdrovend en omslachtig is, houden werkplekken uiteindelijk meer vergaderingen dan nodig is. Aan hoeveel vergaderingen neem je per week deel waar je aanwezigheid eigenlijk niet zo nodig is? Zonder flexibele planningsopties of een speciale tool voor één-op-één-afspraken nodigen veel vergaderbeheerders iedereen van het team uit, of ze er nu bij moeten zijn of niet. Hoeveel extra vergaderingen moet je houden omdat de eerste niet goed verliep? Het komt maar al te vaak voor dat belangrijke personen die cruciale vergadering missen, waardoor deze opnieuw gepland moet worden, wat de organisator nog meer kostbare tijd kost.

Door je planningsprocessen te stroomlijnen met Doodle bespaar je tijd en geld, en krijgt je team meer ruimte om zich te richten op het werk dat er echt toe doet

We hebben ontdekt dat de gemiddelde werknemer 2 uur per week kwijt is aan zinloze vergaderingen. Dat zijn 104 uur per jaar die je zou kunnen besteden aan echt werk dat tastbare resultaten oplevert. Slecht georganiseerde of zinloze vergaderingen kosten je tijd en geld, kunnen je relaties met klanten schaden en vormen een bedreiging voor de productiviteit op de werkvloer.

Doodle-gebruikers besparen tijd en geld

We hebben de cijfers bekeken, en Doodle-klanten besparen tijd en geld. En bovendien: hoe vaker je Doodle gebruikt, hoe meer je bespaart. En als je team veel vergaderingen heeft, kun je flink wat besparen! Een gemiddelde werkplek kan in één jaar tijd $5.460 en 156 uur per medewerker besparen, simpelweg door optimaal gebruik te maken van hun Doodle-abonnement.

Doodle is meer dan alleen efficiënte planning. Het verbetert de samenwerking tussen teams. Betere samenwerking betekent minder zinloze vergaderingen en nog meer kostenbesparingen. Door de 104 uur per jaar die medewerkers aan zinloze vergaderingen besteden terug te winnen, bespaar je in totaal $3.640 aan loonkosten.

Dat is een flinke kostenbesparing voor elke organisatie – en dan hebben we het nog niet eens over de financiële voordelen die voortvloeien uit een beter georganiseerde vergaderplanning. Doodle helpt je bedrijf om meer zaken te doen! Door je de tools te geven om vergaderingen efficiënt, slim en flexibel in te plannen, helpen we je deals binnen te halen, nieuwe klanten te werven, projecten af te ronden en de juiste mensen op tijd bij elkaar te brengen – elke keer weer!

Ben je benieuwd naar meer? We leggen het per Doodle-functie uit, zodat je precies ziet wat we bedoelen.

Groepsbijeenkomsten plannen

We hebben het al eens gezegd, maar het is de moeite waard om te herhalen: het op de ouderwetse manier organiseren van een groepsbijeenkomst kost gemiddeld 30 e-mails en kost je vergaderbeheerder – op zijn minst – 30 minuten tijd. Doodle Groups bespaart je dat tijdrovende e-mailgedoe. Zo werkt het: eerst stuur je je uitnodiging met een aantal mogelijke tijdstippen voor je bijeenkomst naar je gasten. Zij kiezen de tijdstippen die het beste in hun agenda passen. Vervolgens kies jij de optie die voor iedereen geschikt is, en wordt het evenement in ieders agenda ingepland. Van 30 e-mails naar 3 stappen.

Eén-op-één-afspraken inplannen

Of je nu even met een ondergeschikte bijpraat voor een korte nabespreking, of iets met een klant wilt bespreken: één-op-één-afspraken zouden snel en makkelijk te regelen moeten zijn. Waarom duurt het dan zo vaak net zo lang om ze in je agenda te zetten als een gewone vergadering?

Bij Doodle vinden we dat één-op-één samenwerken simpel en snel moet zijn. Daarom hebben we Doodle 1:1 bedacht – de snelste manier voor twee mensen om af te spreken. Stel een paar tijdvakken beschikbaar via de 1:1-tool en vraag je gast om er een te kiezen die hem of haar uitkomt. Zodra je gast een tijdvak kiest, wordt het in jullie beide agenda’s ingepland. Klaar!

Afspraken plannen: Boekingspagina

Zit je inbox vol met uitnodigingen voor vergaderingen? Is je agenda een chaos, waar collega’s zomaar tijdvakken kiezen die, hoewel je er technisch gezien beschikbaar bent, eigenlijk niet uitkomen voor jou? Dan heb je de Boekingspagina van Doodle nodig. Een open blok voor afspraken op basis van ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’ laat gasten je wisselende beschikbaarheid zien en erop reageren, zonder dat je die voortdurend hoeft bij te werken.

Maak een afspraak met wie dan ook, binnen of buiten je organisatie

Klinkt dit bekend? Je interne vergaderingen zijn zo geregeld, maar zodra je een persoonlijke afspraak moet maken met potentiële partners of externe belanghebbenden, beland je ineens weer in de middeleeuwen van het vergaderorganiseren. En dat allemaal omdat jullie geen toegang hebben tot elkaars agenda’s! Iedereen die is uitgenodigd voor je Doodle-enquête kan reageren, ongeacht welke agenda hij of zij gebruikt. Als de genodigden voor je vergadering een eigen Doodle-account hebben, wordt de vergadering automatisch gesynchroniseerd met hun agenda.

Stel deadlines vast voor vergaderingen, zodat er snel wordt gereageerd

Wat is het ergste scenario bij het plannen van vergaderingen? Als het zo lang duurt om een vergadering te regelen dat die uiteindelijk niet doorgaat. Samenwerkingen gaan verloren, projecten lopen vast en deals komen niet van de grond. De deadlinefunctie van Doodle zorgt ervoor dat je vergadering op tijd plaatsvindt. Stel gewoon een reactietermijn in wanneer je een polluitnodiging verstuurt. Al je deelnemers krijgen een herinnering om voor de sluitingsdatum van de poll te reageren. En je hoeft nooit meer een belangrijke vergadering te missen.

Hoe meer vergaderingen je hebt, hoe meer je bespaart

Naarmate je bedrijf groeit, nemen ook je behoeften op het gebied van vergaderen toe. Daarom groeit Doodle met je mee. Met onze teamabonnementen kun je makkelijk nieuwe Doodle-gebruikers toevoegen naarmate je team groeit. En onze producten werken net zo goed, of je nu met 10 of met 10.000 mensen bent. Het mooiste is: je bespaart steeds meer naarmate je bedrijf groeit.

Download het volledige artikel om te lezen hoe andere Doodle-klanten onze planner gebruiken om tijd en geld te besparen.