Het probleem met moderne websites en software voor het plannen van vergaderingen

Vergaderingen zijn van oudsher een manier voor ons om ons werk met anderen te coördineren. Maar nu er op de moderne werkplek steeds meer vergaderingen plaatsvinden, hebben we een manier nodig om onze vergaderingen te organiseren. We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat er van die absurde e-mailketens over vergaderingen ontstaan, waarin mensen eindeloos heen en weer mailen om het perfecte tijdstip te vinden om bij elkaar te komen. Op een gegeven moment vraag je je toch af of de hoeveelheid werk die hierin wordt gestoken opzetten een bijeenkomst staat in verhouding tot de hoeveelheid werk die is verzet op de vergadering. Wat is precies de geldwaarde van de tijd die iedereen in het plannen van die vergadering heeft gestoken? En als de vergadering eenmaal voorbij is, is er dan een nettowinst Wat levert dat hele proces het bedrijf op? Om het even in perspectief te zetten: Doodle’s Stand van zaken bij de vergaderingen Uit het rapport blijkt dat professionals twee uur per week in zinloze vergaderingen zitten, wat hun organisaties samen 541 miljard dollar aan verspilde middelen kost.

Juist omdat er zo’n dringende behoefte is om een einde te maken aan deze terugkerende chaos, is er een heel ecosysteem ontstaan van websites en apps voor het plannen van afspraken. De wereldwijde markt voor software voor afsprakenplanning zal naar verwachting groeien met 633,47 miljoen dollar tot 2025. Een terugkerend thema bij moderne planningssoftware is dat ze allemaal een kalenderplatform bieden, maar geen manier om onder de deelnemers overeenstemming te bereiken over het tijdstip van de vergadering zelf. Hierdoor wordt de ‘discussie’ gewoon verplaatst naar een andere interface, namelijk die van de vergaderwebsite, zonder dat het onderliggende probleem wordt opgelost. Dit betekent dat mensen nog steeds veel tijd moeten besteden aan het afspreken van een vergadermoment.

Doodle, daarentegen, is speciaal ontwikkeld om precies dit probleem op te lossen. Het biedt mensen de mogelijkheid om samen snel een afspraak te maken zonder eindeloze e-mailketens, en dat letterlijk binnen enkele minuten. Hier is een lijst met problemen die je waarschijnlijk tegenkomt bij veelgebruikte websites en software voor het plannen van afspraken, en waarbij Doodle je kan helpen:

Zo kom je nooit tot een consensus

Als meerdere mensen moeten afspreken, heb je niets aan een lijst met tijdstippen die alleen door de organisator van de bijeenkomst wordt aangedragen. Je hebt een manier nodig om rekening te houden met ieders beschikbaarheid. Doodle biedt dit aan via een gratis online enquête. Met deze functie kan de hele groep deelnemers stemmen op een tijdstip en datum die het beste bij hun agenda passen. Zodra de stemmen binnen zijn, worden de resultaten voor iedereen zichtbaar gemaakt op de vergaderwebsite van Doodle. Door de transparantie van dit proces weet iedereen wat de groep als geheel het liefst wil. Het kost minder dan een minuut om te stemmen, waardoor je de vergadering in een mum van tijd kunt afronden.

Beperkingen op het aantal wedstrijden dat je kunt inplannen

Veel agenda-apps werken volgens een freemium-model, waarbij je maar een paar afspraken kunt inplannen voordat je moet overstappen op een betaalde versie. Met Doodle kun je daarentegen zoveel gratis peilingen houden als je wilt om je afspraken in te plannen. Als je ervoor kiest om te upgraden naar Doodle Premium, en daarna komen er nog meer spannende dingen vrij kenmerken die voortbouwen op de basisfuncties om het plannen nog sneller te maken.

Beperkte automatisering

De meeste websites voor vergaderingen bieden wel de mogelijkheid om een tijdstip met je agenda te synchroniseren, maar laten veel aan jou over als het gaat om het versturen van de uitnodiging en ervoor zorgen dat iedereen inlogt. Dit is waar Doodle uitblinkt, met functies zoals eenvoudige uitnodigingen en deadlines en automatische herinneringen om een enquête in te vullen.

Beperkte integratie

Werk en professionele communicatie vinden niet op slechts één platform plaats. Je gebruikt waarschijnlijk allerlei verschillende apps om met je collega’s te overleggen, samen te werken en te vergaderen. Ook de gebruikte technologie verschilt van bedrijf tot bedrijf. Het zal je veel moeite kosten om een vergaderwebsite of -software te vinden die integreert met bijna elke app die je maar zou kunnen gebruiken.

Vergaderingen plannen via e-mail of chat-apps is eigenlijk helemaal niet productief. Het is onwaarschijnlijk dat iedereen tegelijk online is om een tijdstip af te spreken (anders zou het een vergadering zijn!), en het voorkomt sowieso niet dat er heen en weer gepraat moet worden.

Meer dan 30 miljoen mensen wereldwijd vertrouwen op Doodle om hun afspraken te plannen, omdat het een unieke interface en een reeks functies biedt die zijn ontworpen om hen tijd te besparen. Probeer het vandaag nog uit met een gratis proefperiode of neem gerust neem contact met ons op als je vragen hebt. We staan je graag te woord.