Il problema dei moderni siti web e software di pianificazione delle riunioni

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

People conferencing via a meeting website

Le riunioni sono state storicamente un modo per gestire il nostro lavoro con altre persone. Tuttavia, con la proliferazione delle riunioni nel mondo del lavoro moderno, abbiamo bisogno di un modo per gestire le nostre riunioni. Tutti noi, prima o poi, abbiamo fatto parte di quelle assurde catene di e-mail di riunioni in cui le persone vanno avanti e indietro all'infinito per trovare il momento perfetto per incontrarsi. A un certo punto viene da chiedersi se la quantità di lavoro impiegata per organizzare una riunione sia proporzionale alla quantità di lavoro svolto in quella riunione. Qual è esattamente il valore monetario del tempo investito da tutti per organizzare l'incontro? E una volta terminato l'incontro, c'è stato un profitto netto per l'azienda dall'intero processo? Per mettere le cose in prospettiva, il rapporto State of Meetings di Doodle rivela che i professionisti trascorrono due ore alla settimana in riunioni inutili, che costano alle loro organizzazioni un valore collettivo di 541 miliardi di dollari di risorse sprecate.

È l'urgente necessità di risolvere questo caos ricorrente che ha generato un ecosistema di siti web e applicazioni per la pianificazione delle riunioni. Si prevede che il mercato globale dei software di pianificazione degli appuntamenti crescerà di 633,47 milioni di dollari fino al 2025. Un tema comune ai moderni software di pianificazione è che tutti offrono una piattaforma di calendario, ma non un modo per creare un consenso tra i partecipanti sull'orario della riunione stessa. In questo modo si sposta semplicemente la "discussione" su un'interfaccia diversa, ovvero quella del sito web della riunione, senza risolvere il problema di fondo. Ciò significa che le persone devono ancora spendere una notevole quantità di tempo per concordare l'orario della riunione.

Doodle, invece, è stato creato appositamente per risolvere esattamente questo problema. Offre un modo per programmare reciprocamente e rapidamente una riunione senza catene di e-mail, letteralmente in pochi minuti. Ecco un elenco di problemi che è probabile incontrare con i comuni siti web e software per riunioni e che Doodle può aiutare a risolvere:

Nessun modo di costruire un consenso

Quando più persone devono incontrarsi, un elenco di fasce orarie fornito esclusivamente dall'organizzatore della riunione non è di aiuto. È necessario un modo per tenere conto della disponibilità di tutti. Doodle offre questa possibilità grazie a un sondaggio online gratuito. Con questa funzione, l'intero gruppo di partecipanti può votare l'ora e la data che meglio si adatta ai loro impegni. Una volta che le votazioni sono state effettuate, i risultati possono essere resi disponibili a tutti sul sito web di Doodle dedicato alle riunioni. La trasparenza intrinseca di questo processo fa sì che tutti siano a conoscenza di ciò che il gruppo in generale preferisce. Ogni voto richiede meno di un minuto e consente di finalizzare la riunione in pochissimo tempo.

Limiti al numero di riunioni che si possono programmare

Molte applicazioni di pianificazione operano su un modello freemium, che limita il numero di riunioni che si possono programmare prima di dover acquistare una versione a pagamento. Doodle, invece, vi permette di effettuare tutti i sondaggi gratuiti che volete per programmare le vostre riunioni. Se si sceglie di passare a Doodle Premium, si sbloccano altre entusiasmanti caratteristiche che si basano sulle funzionalità di base per rendere la pianificazione ancora più rapida.

Automazione limitata

La maggior parte dei siti web per riunioni offre la possibilità di sincronizzare uno slot con il vostro calendario, ma lascia a voi molto da fare in termini di diffusione dell'invito alla riunione e di garantire che tutti si iscrivano. È qui che Doodle brilla, con funzioni come inviti e scadenze semplici e ricordi automatizzati per compilare un sondaggio.

Integrazione limitata

La comunicazione lavorativa e professionale non avviene su un'unica piattaforma. È probabile che si utilizzi una serie di applicazioni per discutere, operare e incontrare i colleghi. Anche lo stack tecnologico utilizzato varia da azienda ad azienda. Sarà difficile trovare un sito web o un software per riunioni che si integri con quasi tutte le applicazioni che si possono utilizzare.

Pianificare riunioni tramite e-mail o applicazioni di chat è fondamentalmente improduttivo. È improbabile che tutti siano online nello stesso momento per discutere e concordare un orario di riunione (altrimenti sarebbe una riunione!), e in ogni caso non impedisce un tira e molla.

Più di 30 milioni di persone in tutto il mondo si affidano a Doodle per programmare i propri impegni, perché offre un'interfaccia unica e un insieme di funzioni progettate per far risparmiare tempo. Esploratelo oggi stesso attraverso una prova gratuita o sentitevi liberi di contattarci per domande. Saremo lieti di parlare con voi.

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