Je agenda online beheren met Doodle

Je kunt Doodle makkelijk gebruiken om een online agenda te maken en die met je deelnemers te delen, zodat ze zelf het beste tijdstip voor een bijeenkomst kunnen kiezen. Je kunt Doodle-peilingen natuurlijk ook voor meer dan alleen vergaderingen en planning gebruiken; je kunt ze inzetten voor enquêtes, vragenlijsten of om afspraken te boeken. Ga nu aan de slag en probeer het zelf uit, of lees verder voor nog meer toffe informatie.

Online agendaplanner met Doodle

Met een gratis Doodle-account kun je al je agenda’s koppelen, waarna je afspraken automatisch worden gesynchroniseerd. Je ziet al je afspraken en plannen overzichtelijk en zonder rommel, en je kunt je agenda dagelijks online aanpassen en bijwerken. Het koppelen van je online agenda’s aan je account is heel eenvoudig. Zodra je een account hebt (het aanmaken duurt maar even), ga je naar de pagina met je accountinstellingen en klik je op ‘Je agenda’s’.

Op dit punt moet je dan kiezen welk soort online agenda je wilt koppelen. Doodle kan via een ICS-feed worden gekoppeld aan Google Calendar, Outlook of andere agenda’s.

Maak een vergadering aan en synchroniseer deze met je agenda

Begin eerst met je Doodle-enquête door bovenaan de pagina ‘Een Doodle aanmaken’ te kiezen. Vul in de eerste stap de naam van de vergadering, de locatie en eventuele opmerkingen in. In dit voorbeeld gebruiken we ‘Bestuursvergadering’. De locatie is ‘onze kantoren’ en we hebben een kleine opmerking toegevoegd, namelijk dat je de agenda van tevoren even moet doornemen. Altijd een goede tip!

Ten tweede moet je de verschillende tijdopties aan je uitnodiging voor de vergadering toevoegen. Je kunt ze toevoegen in de weekweergave of in de kalenderweergave. Als je voor de kalenderweergave kiest, kun je je online agenda bekijken terwijl je tijden kiest. Zo kun je makkelijk al je afspraken in één oogopslag zien en voorkom je dat je dubbele afspraken maakt of te veel afspraken inplant.

Ten derde kun je gebruikmaken van allerlei extra functies om je planning te stroomlijnen. Je kunt het aantal stemmen per deelnemer beperken, de poll verbergen om de gegevens van je deelnemers te beschermen, of een derde ‘indien nodig’-optie toevoegen voor meer flexibiliteit. Als je upgradet naar een Premium-account, kun je deadlines instellen om de stemmen nog sneller binnen te halen, en contactgegevens verplicht stellen zodat je na afloop van je bijeenkomst weer contact kunt opnemen met je deelnemers.

Vul je naam in voor stap 4, je e-mailadres, en stuur vervolgens de Doodle die je hebt gemaakt naar je gasten. Voeg gewoon hun e-mailadressen toe in het vakje om de uitnodigingen te versturen. Zij kunnen stemmen op de data die ze leuk vinden en binnen enkele minuten heb je het beste tijdstip voor je bijeenkomst gevonden. Kies de definitieve datum en sluit de poll af om iedereen op de hoogte te brengen.

Het is superhandig om al je verschillende online agenda’s met Doodle te synchroniseren als je een poll wilt maken. De vergaderingen die je met Doodle aanmaakt, kunnen automatisch aan je Connect-agenda’s worden toegevoegd.