Gérer son temps sur un lieu de travail chargé

Depuis les premiers jours de la télévision, les émissions de cuisine sont un phénomène populaire en journée. Si les guides de préparation de desserts maison parfaits ont cédé la place à des émissions comme Hell's Kitchen et Masterchef, elles dominent toujours les ondes et nos applications de streaming préférées.

La façon dont les candidats doivent se battre contre la montre pour préparer un plat gagnant présente une similitude frappante avec la façon dont beaucoup d'entre nous doivent se battre pour accomplir tout leur travail dans une semaine donnée. Si ce n'est pas un flot incessant d'e-mails, ce sont les gens qui programment des réunions ou les demandes constantes de mises à jour et de livraisons de projets.

Alors comment mieux gérer son temps pour ne pas se sentir aussi débordé ? C'est ce que nous allons découvrir.

Connaître ses priorités et avoir un plan

Nous avons tous connu ces jours où l'on a l'impression de ramer en vain à contre-courant. Quelle que soit la vitesse à laquelle vous essayez de faire les choses, il y a toujours plus à faire. Sur un lieu de travail chargé, la gestion du temps est essentielle à la réussite.

La première étape, avant toute autre chose, consiste à identifier vos priorités. Si vous ne savez pas ce qui est important à la fois pour la journée et à plus long terme, comment pouvez-vous savoir où porter votre attention ? Commencez par dresser une liste de tout ce que vous devez faire. Il ne s'agit pas nécessairement de ce que vous allez faire aujourd'hui (nous y reviendrons plus tard), mais plutôt d'examiner les différents projets auxquels vous participez ou les choses qui entrent dans votre champ d'action au cours d'un trimestre donné.

Avec votre liste en main, classez tout en trois groupes : urgent, important et agréable à avoir/à faire. Dans le premier groupe, les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate. Les tâches importantes sont celles qui contribuent au succès à long terme de votre entreprise, mais vous disposez d'un certain temps pour les accomplir. Les tâches agréables sont exactement cela et, si vous êtes trop occupé, elles doivent être déléguées ou éliminées.

Maintenant que vous avez trié vos priorités, il est temps de planifier votre journée. Un plan quotidien vous aidera à rester sur la bonne voie et à éviter les distractions. Prenez les éléments de votre colonne urgente et regardez ce qui doit être fait ce jour-là. Placez-les en tête de votre plan. Si vous avez plusieurs choses à faire, évaluez des éléments comme l'impact pour décider de l'ordre dans lequel les faire. Une fois que vous avez fait cela, ajoutez les autres tâches en suivant un processus similaire. Assurez-vous que vous programmez suffisamment de temps pour les tâches importantes d'abord, avant de passer aux moins importantes.

Essayez de ne pas passer trop de temps à créer votre plan. Avec le temps, vous trouverez un rythme qui vous convient. La mise en place d'un plan vous aidera à vous sentir plus maître de la situation, ce qui peut réduire le stress et augmenter la productivité. N'oubliez pas de garder votre plan flexible. Des urgences peuvent survenir et il est important de pouvoir adapter votre plan en conséquence.

La technologie est votre amie

On a souvent l'impression qu'il existe de plus en plus d'applications pour tout ce que nous faisons dans la vie. Qu'il s'agisse de programmer une réunion avec des amis ou de votre supermarché préféré, comment faire pour déterminer celles dont vous avez besoin et celles dont vous n'avez pas besoin ?

La question clé que vous devez vous poser est la suivante : est-ce que cela me facilite la vie ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi l'utilisez-vous ? Dans un lieu de travail très actif, nous pensons que certains outils peuvent être utiles :

Un système de billetterie. Recherchez un outil qui vous aide à décomposer les projets en morceaux gérables que vous pouvez attribuer aux membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi gérer votre charge de travail plus efficacement, vous assurer que les projets sont livrés à temps et avoir des contrôles réguliers avec l'équipe pour vous assurer que les choses restent sur la bonne voie.

Un outil de planification. Une application de planification pour les entreprises comme Doodle est essentielle pour reprendre le contrôle de votre journée. Par exemple, Page de réservation vous permet de définir vos disponibilités et de les partager avec un seul lien. Cela signifie que si quelqu'un doit réserver du temps avec vous, tout ce que vous faites est d'envoyer le lien et ils choisissent un créneau qui leur convient. C'est simple. En supprimant les allers-retours d'e-mails, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Il s'agit d'une application qui fonctionne en arrière-plan de votre ordinateur et qui suit la façon dont vous passez votre temps. Sur une base hebdomadaire ou quotidienne, elle peut produire un rapport pour vous indiquer les sites Web/activités sur lesquels vous passez le plus de temps. Vous pouvez alors adapter vos habitudes en conséquence pour augmenter la productivité.

Dites non et résistez à l'envie de faire plusieurs choses à la fois.

Ce n'est pas toujours facile, surtout lorsque votre bureau est occupé, mais le multitâche peut être le plus grand obstacle à la productivité. Des recherches menées par l'American Psychological Association montrent que le multitâche peut réduire votre productivité jusqu'à 40 %. Lorsque vous essayez de réaliser plusieurs tâches à la fois, vous n'êtes pas en mesure d'accorder toute votre attention à chacune d'entre elles. Cela entraîne des erreurs et il est probable que vous deviez passer plus de temps à faire les choses que si vous vous concentriez sur une seule tâche à la fois.

Évitez le multitâche en vous concentrant sur votre plan quotidien. Vous avez établi des priorités pour une raison, alors concentrez-vous sur le fait de commencer en haut de votre liste et de travailler sur chaque tâche à tour de rôle. Non seulement vous augmenterez votre productivité, mais tout ce que vous ferez sera également de meilleure qualité.

Pensez à programmer des "temps de concentration" pour éliminer les distractions. Cela devrait impliquer de mettre en sourdine les notifications de vos emails et d'éviter les médias sociaux.

Une chose qui va de pair avec le multitâche est de trouver la capacité de dire non. Nous voulons tous relever de nouveaux défis, mais il faut connaître ses limites et se fixer des limites. Il faut être réaliste quant à la quantité de choses que nous pouvons faire. Autant nous ne voulons pas décevoir les clients et les collègues, autant en assumer trop affectera votre santé mentale et pourrait éventuellement conduire à un burnout.

Croyez-le ou non, il existe une façon "efficace" de dire non. Vous devez être clair et direct dans votre réponse. Expliquez pourquoi vous ne pouvez pas assumer plus de responsabilités et proposez une solution alternative. Il peut s'agir de suggérer quelqu'un d'autre qui a plus de disponibilité ou de proposer de l'ajouter à votre planning pour le trimestre suivant. Ce n'est pas une faiblesse de dire non et vous ne devez pas vous sentir coupable de le faire.

Déléguer. C'est à cela que sert votre équipe

En tant que dirigeant, il est essentiel d'apprendre à déléguer pour réussir. Faire confiance à l'équipe que vous avez constituée pour accomplir les tâches est le moyen de vous assurer que vous ne vous surchargez pas et qu'ils peuvent développer des compétences et grandir dans leurs capacités. Déléguer efficacement est la façon dont vous pouvez obtenir plus de résultats en moins de temps.

Comme nous l'avons évoqué précédemment, commencez par déterminer les choses que vous pouvez déléguer. Il s'agira certainement de la plupart des choses qui figurent sur votre liste de "bonnes choses", mais il peut aussi s'agir de tâches critiques pour l'entreprise. Par exemple, si un membre de votre équipe possède des compétences particulières, il pourrait être judicieux de lui confier une tâche.

Une fois que vous avez décidé qui doit prendre en charge une tâche, assurez-vous de programmer un certain temps avec lui pour en parler. Expliquez clairement ce qu'ils doivent faire, la date d'échéance et où ils peuvent trouver de l'aide si ce n'est pas auprès de vous. Il peut également être utile de leur donner une idée de la manière dont cela s'inscrit dans les objectifs plus larges de l'entreprise.

Lorsqu'ils se mettent au travail, assurez-vous d'avoir des contrôles réguliers pour vérifier que tout est sur la bonne voie et qu'il n'y a pas de problème. Permettez-leur de venir à vous et encouragez une discussion ouverte pour éviter tout défi ou retard inattendu.

N'oubliez pas de reconnaître les succès et encouragez-les à fournir des commentaires sur votre style de gestion.