4 rodzaje spotkań edukacyjnych, w których koordynacji pomaga Doodle

Od organizowania zajęć dla uczniów godziny pracy w zakresie organizacji nauczania oraz posiedzenia komisji, w środowisku akademickim planowanie odgrywa ogromną rolę. Chociaż spotkania te są ważne dla sprawnego prowadzenia zajęć i zaspokajania indywidualnych potrzeb studentów, często pochłaniają one sporo czasu, aby koordynować spotkania sami. Organizowanie i śledzenie różnych spotkań ze studentami, współpracownikami i pracownikami administracji nie jest łatwym zadaniem. Przy napiętym harmonogramie znalezienie dogodnego terminu na spotkanie może stanowić wyzwanie, a korzystanie z poczty elektronicznej często jeszcze bardziej komplikuje tę sprawę i wydłuża cały proces.

Ale szczerze mówiąc, ustalanie terminów spotkań wcale nie musi być takie trudne. Od dawna korzystam z narzędzie do planowania online Od dłuższego czasu korzystam z aplikacji Doodle do koordynowania wszystkich moich spotkań związanych z edukacją. Powód jest prosty: oferuje ona szereg funkcji i integracji, które usprawniają, automatyzują i przyspieszają proces planowania spotkań. Dzięki temu co tydzień oszczędzam wiele godzin i mogę poświęcić ten czas na inne, ważniejsze sprawy.

Od ustalania dogodnego terminu spotkania z kolegami po umawianie godzin konsultacji ze studentami — Doodle znacznie ułatwia mi pracę. Aby pomóc innym nauczycielom, przedstawiłem poniżej różne rodzaje spotkań związanych z nauczaniem, które można zaplanować za pomocą Doodle.

Rodzaj posiedzenia nr 1: Posiedzenia komisji

Pierwszym sposobem, w jaki Doodle może pomóc w uproszczeniu planowania spotkań w instytucjach akademickich, jest wykorzystanie funkcji „Spotkanie grupowe”. Jest to wygodny sposób na zebranie informacji o dostępności kilku uczestników, co pozwala ustalić termin spotkania, w którym może wziąć udział jak największa liczba osób. Rozwiązanie to idealnie nadaje się do ustalania najlepszego terminu posiedzeń komisji lub spotkań dydaktycznych i pozwala wszystkim wskazać swoją dostępność bez konieczności prowadzenia długiej wymiany wiadomości e-mail. Poleganie na wiadomościach e-mail przy umawianiu spotkań jest nie tylko uciążliwe i może trwać kilka dni (a nawet tygodni), ale może również prowadzić do opóźnień w planowaniu, pomyłek i podwójnych rezerwacji terminów.

Oto niektóre z głównych zalet korzystania z serwisu Doodle do planowania posiedzeń komisji:

• Aby uniknąć frustracji zarówno wśród organizatorów, jak i uczestników: Znalezienie terminu spotkania dogodnego dla wszystkich stron może stanowić wyzwanie zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Organizatorzy spotkań muszą zebrać informacje o dostępności wielu zainteresowanych stron (czasami zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych). Co więcej, długie wymiany e-maili mające na celu uzgodnienie terminu spotkania mogą być czasochłonne i powodować zamieszanie, zwłaszcza gdy koordynacja odbywa się w różnych strefach czasowych. Funkcja „Spotkanie grupowe” w serwisie Doodle rozwiązuje ten problem, umożliwiając wszystkim łatwe wskazanie swojej dostępności bez konieczności wielokrotnej wymiany wiadomości e-mail.

• Sprawdź najdogodniejszy termin na pierwszy rzut oka: Nawet gdy poszczególne osoby podają swoje terminy, ustalenie, która godzina odpowiada największej liczbie osób, może być trudne. A jeśli korzystasz z poczty elektronicznej, wymaga to przeszukiwania skrzynki odbiorczej (która prawdopodobnie jest dość przepełniona) w celu znalezienia odpowiedzi każdego uczestnika, a następnie porównania ich, aby potwierdzić, który dzień i godzina odpowiadają wszystkim. Funkcja „Spotkanie grupowe” w serwisie Doodle pozwala w prosty sposób i na pierwszy rzut oka określić przedziały czasowe, w których najwięcej osób jest dostępnych.

• Zwiększenie frekwencji na spotkaniach: Biorąc pod uwagę tradycyjne trudności związane z koordynacją i znalezieniem dogodnego terminu dla wielu wykładowców, których harmonogramy są niezwykle napięte i już przepełnione spotkaniami, nierzadko zdarza się, że koordynator ustala terminy spotkań bez uprzedniego sprawdzenia dostępności. Posiadanie wygodnego sposobu sprawdzania dostępności w wielu potencjalnych przedziałach czasowych, który jest prosty zarówno w konfiguracji dla organizatora, jak i w udzielaniu odpowiedzi przez wykładowców, pomaga wyznaczyć termin, w którym największa liczba wykładowców będzie mogła wziąć udział w spotkaniu.

Rodzaj spotkania nr 2: Konsultacje ze studentami

Doodle oferuje specjalną funkcję „Kalendarz rezerwacji”, która idealnie nadaje się do planowania godzin przyjęć. Narzędzie to pozwala wykładowcom skonfigurować szereg dostępnych terminów, na które studenci mogą się zapisać, bez konieczności oczekiwania na ich odpowiedzi na e-maile i sprawdzania własnego kalendarza w celu uniknięcia podwójnych rezerwacji. Studenci automatycznie otrzymają zaproszenie do kalendarza po wybraniu jednego z dostępnych terminów w kalendarzu rezerwacyjnym, które może zawierać link do wirtualnej przestrzeni spotkań na potrzeby zdalnych godzin przyjęć.

Do najważniejszych korzyści dla studentów należą:

• Przyjazny proces rejestracji: Ustalanie dogodnego dla obu stron terminu za pośrednictwem poczty elektronicznej może być trudne i zniechęcające, zwłaszcza dla tych studentów, którzy najbardziej potrzebują pomocy. Łatwość, z jaką można rezerwować spotkania za pomocą kalendarza rezerwacyjnego Doodle, sprawia, że konsultacje stają się znacznie bardziej atrakcyjne i dostępne dla wszystkich.

• Szczegóły zostały automatycznie potwierdzone: Zarezerwowane terminy spotkań są automatycznie potwierdzane zaproszeniem w kalendarzu – dzięki czemu studenci mogą śledzić i zapamiętywać swoje spotkania.

Do najważniejszych korzyści dla kadry naukowej należą:

• Uprość proces rejestracji: Booking Page pozwala zaoszczędzić sporo czasu, który trzeba by poświęcić na wysyłanie e-maili do wszystkich uczniów z Twoich klas. Dzięki korzystając z funkcji Booking Page serwisu Doodle, cały proces jest zautomatyzowany i nie wymaga od pacjentów dużego nakładu pracy ani czasu, aby potwierdzić, a nawet przełożyć umówione wizyty w godzinach przyjęć.

• Zyskaj pełną kontrolę nad swoim harmonogramem (i czasem): Możesz ustalić konkretne zasady dotyczące sposobu rezerwacji spotkań. Na przykład możesz określić minimalny okres wyprzedzenia, jeśli chcesz uniknąć spotkań organizowanych w ostatniej chwili (i zapewnić sobie możliwość pełnego przygotowania się z wyprzedzeniem). Możesz również ustawić dostępne godziny pracy (np. 9:00–18:00 lub 13:00–17:00 – w zależności od Twoich priorytetów i obciążenia pracą). Jeśli natomiast spotkania często się przedłużają, możesz ustawić czas rezerwowy (np. 5 minut, 10 minut, 15 minut itp.), dzięki czemu nie będzie już możliwe umieszczanie spotkań bezpośrednio po sobie.

• Zbierz wcześniej informacje dotyczące spotkania: Ten Pytania niestandardowe Ta funkcja pozwala zebrać z wyprzedzeniem informacje na temat tego, o czym uczniowie chcą porozmawiać. Możesz ustawić pytania niestandardowe jako obowiązkowe lub opcjonalne. Pomoże ci to przygotować się do spotkań z wyprzedzeniem i zapewni, że spotkanie przebiegnie zgodnie z planem

• Rezerwacja w imieniu innych osób: Wyobraź sobie, że Twoja szkoła przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami na wolne stanowisko wykładowcy. Zanim będzie można złożyć ostateczną ofertę, najlepsi kandydaci muszą zostać poddani weryfikacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla oraz członków zarządu. Wymaga to zorganizowania spotkania w formie panelu, w którym weźmie udział kilku wewnętrznych interesariuszy oraz każdy z kandydatów. Z Zarezerwować w imieniu, Teraz możesz zsynchronizować kalendarze wszystkich wewnętrznych interesariuszy, aby sprawdzić dostępność wszystkich osób przed wysłaniem linku do kalendarza rezerwacji do każdego kandydata. To proste, szybkie i nie wymaga żadnego wysiłku.

Rodzaj spotkania nr 3: Spotkania indywidualne z współpracownikami

Innym sposobem, w jaki Doodle może pomóc w planowaniu spotkań, jest wykorzystanie funkcji funkcja spotkań indywidualnych. To świetny sposób na przedstawienie współpracownikowi różnych opcji spotkań, dzięki czemu może on wybrać dzień i godzinę, które najbardziej mu odpowiadają.

Oto niektóre z głównych zalet umawiania spotkań indywidualnych za pomocą serwisu Doodle:

• Określa terminy spotkań dogodne dla obu stron: Dzięki funkcji „1:1” w aplikacji Doodle możesz zaproponować różne terminy dostępne w Twoim kalendarzu.

• Łatwo integruje się z Twoimi kalendarzami: Ponieważ Twoje kalendarze Google i Office 365 są połączone za pośrednictwem konta Doodle, masz pewność, że uczestnikom będą wyświetlane wyłącznie terminy, w których jesteś dostępny. Oznacza to, że możesz pożegnać się z podwójnymi rezerwacjami, co jest korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla wszystkich osób, z którymi się spotykasz. Nie musisz też martwić się o to, by następnie przejść do kalendarza i wysłać oficjalne zaproszenie – Doodle zajmie się tym za Ciebie, gdy tylko termin spotkania zostanie potwierdzony.

• Automatycznie wysyła zaproszenia kalendarzowe: Jednym ze sposobów, w jaki planowanie spotkań indywidualnych za pomocą serwisu Doodle pomaga zaoszczędzić czas, jest to, że serwis automatycznie wysyła zaproszenie do kalendarza oraz, opcjonalnie, link do wideokonferencji, dzięki czemu obie strony mają dostęp do szczegółowych informacji dotyczących spotkania.

Rodzaj spotkania nr 4: Zapisy na spotkania z gośćmi

Kolejnym sposobem, w jaki Doodle może uprościć proces organizowania spotkań, jest utworzenie harmonogramu terminów zapisów na spotkanie z gościnnym prelegentem lub kandydatem do pracy. Opracowanie planu wizyty wykładowcy gościnnego często wiąże się z dużym nakładem pracy koordynacyjnej. Konieczne jest uwzględnienie wszystkich wykładowców, którzy chcą spotkać się z gościem, oraz zapewnienie, by plan wizyty gościa był w pełni wypełniony.

Publicznie dostępna Sign-up Sheet ułatwia wykładowcom zapisywanie się na terminy w czasie, który najbardziej im odpowiada, co pozwala na zapełnienie większości spotkań, a jednocześnie umożliwia wprowadzanie zmian w celu ostatecznego ustalenia harmonogramu. Gdy większość terminów spotkań zostanie już zajęta, wykładowcom łatwo jest koordynować działania między sobą, np. zamieniając się terminami spotkań lub łącząc siły, aby pomieścić więcej osób.

Oto kilka przykładów, w jaki sposób może to usprawnić planowanie spotkań z gośćmi:

• Stwórz harmonogram, który nie wymaga zbytniego nadzoru: Próba uzgodnienia terminów spotkań między wieloma uczestnikami za pośrednictwem poczty elektronicznej może być czasochłonnym i trudnym procesem. Wykorzystanie serwisu Doodle do koordynowania rezerwacji terminów spotkań może znacznie uprościć gromadzenie informacji o dostępności oraz skrócić czas potrzebny na ustalenie planu podróży gościa.

• Elastyczność umożliwiająca wykładowcom dostosowywanie i zmianę harmonogramu swoich zajęć bez angażowania koordynatora: Zmiany można wprowadzać nieformalnie, bezpośrednio przez wykładowcę, który chce je wprowadzić, bez konieczności angażowania gospodarza.

• Wyeliminowanie czynników politycznych z procesu ustalania terminów spotkań: Jednym z prawdziwych wyzwań związanych z planowaniem serii spotkań jest radzenie sobie z polityką decydowania o tym, kto znajdzie się w harmonogramie, gdy nie da się uwzględnić wszystkich zgłoszeń dotyczących spotkań. Wspólna rejestracja online na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” może pomóc zwiększyć przejrzystość procesu tworzenia harmonogramu spotkań, zmniejszając konieczność podejmowania przez koordynatora decyzji o tym, kto powinien, a kto nie powinien znaleźć się w harmonogramie.

Jeśli szukasz narzędzia do planowania spotkań, które usprawni procesy związane z organizacją spotkań edukacyjnych, i chcesz porównać Doodle z innymi rozwiązaniami, odwiedź naszą stronę z porównaniem konkurencyjnych rozwiązań.

Autor: Gareth Keeves

Gareth jest wykładowcą strategii na Uniwersytecie Rice’a oraz na Uniwersytecie Kalifornijskim w Davis. Uzyskał tytuł doktora w dziedzinie strategii na Uniwersytecie Michigan. Lubi spotykać się ze studentami i poznawać nowe sposoby na poprawę jakości kształcenia online.