4 types de réunions sur l'éducation que Doodle aide à coordonner

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Mise à jour : 21 juin 2023

Students listen to their teacher

De l'organisation des des étudiants (https://doodle.com/en/resources/blog/modernize-the-student-teacher-engagement-setup-in-3-simple-steps/) à l'organisation de l'enseignement et des réunions de comité, le monde universitaire implique beaucoup de planification. Bien que ces réunions soient importantes pour dispenser les cours avec succès et répondre aux besoins individuels des étudiants, elles demandent souvent beaucoup de temps pour coordonner les réunions elles-mêmes. Il n'est pas facile d'organiser et de suivre les diverses réunions avec les étudiants, les collègues et le personnel administratif. Avec des emplois du temps chargés, trouver un moment opportun pour se rencontrer peut être un défi, qui est souvent rendu plus compliqué et plus long en s'appuyant sur le courrier électronique.

Mais en toute honnêteté, la planification des réunions ne doit pas être si difficile. J'utilise l'outil de planification en ligne Doodle depuis un certain temps pour coordonner toutes mes réunions sur l'éducation. La raison en est simple : il offre une variété de fonctionnalités et d'intégrations qui rationalisent, automatisent et accélèrent le processus de planification. Cela signifie que je peux gagner de nombreuses heures chaque semaine et recentrer ce temps sur d'autres priorités plus importantes.

Qu'il s'agisse de trouver un moment opportun pour rencontrer des collègues ou d'organiser des heures de bureau avec des étudiants, Doodle facilite grandement ma vie professionnelle. Pour aider les autres éducateurs, j'ai décrit les nombreux types de réunions que vous pouvez organiser avec Doodle.


Type de réunion 1 : réunions de comité

La première façon dont Doodle peut aider à simplifier la planification au sein des établissements universitaires est d'utiliser sa fonction de réunion de groupe. Il s'agit d'un moyen pratique de recueillir les disponibilités de plusieurs participants afin d'identifier les réunions auxquelles le plus grand nombre de personnes peut assister. Elle est parfaite pour déterminer le meilleur moment pour les réunions de comité ou d'enseignement et permet à chacun d'indiquer sa disponibilité, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer une chaîne d'e-mails. S'en remettre aux courriels pour réserver des réunions est non seulement fastidieux et peut prendre des jours (voire des semaines), mais cela peut également entraîner des retards de programmation, des erreurs et des rendez-vous pris en double.

Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation de Doodle pour planifier les réunions de comité :




Type de réunion 2 : Heures de bureau avec les étudiants

Doodle propose une fonction Calendrier à réserver qui est parfaite pour planifier les heures de bureau. Cet outil permet aux enseignants de configurer une série de créneaux de rendez-vous réservables pour lesquels les étudiants peuvent s'inscrire, sans avoir à attendre qu'ils répondent aux e-mails et sans avoir à vérifier votre calendrier pour éviter les doubles réservations. Les étudiants recevront automatiquement une invitation dans le calendrier une fois qu'ils auront sélectionné l'un des créneaux horaires disponibles dans le calendrier réservable, qui peut inclure un lien vers l'espace de réunion virtuel pour les heures de bureau à distance.

Voici quelques-uns des principaux avantages pour les étudiants :
Voici quelques-uns des principaux avantages pour le corps enseignant :

Réunion de type 3 : Réunions individuelles avec des collègues

Une autre façon pour Doodle de vous aider à planifier des rendez-vous est d'utiliser la fonction de réunions en tête-à-tête. Il s'agit d'un excellent moyen de partager les options de réunion possibles avec un collègue, ce qui lui permet de choisir le jour et l'heure qui lui conviennent le mieux.

Voici quelques-uns des principaux avantages de la planification de réunions individuelles avec Doodle :

Réunion de type 4 : Prise de rendez-vous avec des invités

Une autre façon dont Doodle peut simplifier le processus de création de réunion est de créer un calendrier de créneaux d'inscription pour rencontrer un conférencier invité ou un candidat à un emploi. La création d'un itinéraire pour les professeurs invités implique souvent beaucoup de coordination. Il faut trouver un équilibre entre tous les professeurs qui souhaitent rencontrer l'invité et s'assurer que l'itinéraire de ce dernier est complet.

Une feuille d'inscription accessible au public permet aux professeurs de s'inscrire facilement aux créneaux horaires qui leur conviennent le mieux, ce qui permet de remplir la majorité des réunions, tout en permettant d'apporter des ajustements pour finaliser le programme. Une fois que la plupart des créneaux de réunion sont remplis, il est facile pour les professeurs de se coordonner entre eux, en échangeant éventuellement des créneaux de réunion ou en se mettant par deux pour accueillir plus de personnes.

Voici quelques-unes des façons de rationaliser la planification des réunions avec des invités :

Si vous recherchez un outil de planification pour améliorer vos processus de réunion dans le domaine de l'éducation et que vous souhaitez comparer Doodle à d'autres solutions, consultez notre page de comparaison des concurrents.

Auteur : Gareth Keeves

Gareth est maître de conférences en stratégie à l'Université Rice et à l'Université de Californie, Davis. Il a obtenu son doctorat en stratégie à l'université du Michigan. Il aime rencontrer les étudiants et apprendre de nouvelles façons d'améliorer l'expérience éducative en ligne.

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