4 tipi di riunioni di formazione che Doodle aiuta a coordinare

Dall'organizzazione degli degli studenti(https://doodle.com/en/resources/blog/modernize-the-student-teacher-engagement-setup-in-3-simple-steps/) all'organizzazione di riunioni di insegnamento e di commissioni, il mondo accademico comporta un'intensa attività di programmazione. Se da un lato questi incontri sono importanti per organizzare con successo le lezioni e aiutare a rispondere alle esigenze dei singoli studenti, dall'altro richiedono spesso molto tempo per coordinare gli incontri. Non è facile organizzare e tenere traccia dei vari incontri con studenti, colleghi e personale amministrativo. Con gli impegni, trovare un orario conveniente per incontrarsi può essere una sfida, che spesso è resa più complicata e lunga dall'affidarsi alla posta elettronica.

Ma in tutta onestà, programmare gli incontri non deve essere così difficile. Da tempo uso lo strumento di programmazione online Doodle per coordinare tutte le mie riunioni di formazione. Il motivo è semplice: offre una serie di funzioni e integrazioni che semplificano, automatizzano e velocizzano il processo di pianificazione. Ciò significa che posso risparmiare molte ore ogni settimana e concentrare il tempo su altre priorità più importanti.

Dalla ricerca di un orario comodo per gli incontri con i colleghi all'organizzazione delle ore di ricevimento con gli studenti, Doodle rende la mia vita lavorativa molto più semplice. Per aiutare altri educatori, ho illustrato i vari tipi di riunioni didattiche che si possono programmare con Doodle.

Tipo di riunione 1: Riunioni di comitato

Il primo modo in cui Doodle può aiutare a semplificare la programmazione all'interno delle istituzioni accademiche è utilizzando la funzione Riunioni di gruppo. Si tratta di un modo pratico per raccogliere la disponibilità di diversi partecipanti e individuare le riunioni in cui il maggior numero di persone può partecipare. È perfetto per determinare l'orario migliore per le riunioni delle commissioni o dei docenti e consente a tutti di indicare la propria disponibilità, senza dover ricorrere a una catena di e-mail. Affidarsi alle e-mail per prenotare le riunioni non solo è faticoso e può richiedere giorni (o settimane), ma può anche portare a ritardi nella programmazione, errori e appuntamenti doppi.

Alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di Doodle per la programmazione delle riunioni di comitato sono:

• Evitare frustrazioni sia per gli organizzatori che per i partecipanti: Il processo di ricerca di un orario di riunione conveniente per entrambe le parti può essere difficile sia per gli organizzatori che per i partecipanti. Gli organizzatori delle riunioni devono mettere insieme le disponibilità di più parti interessate (a volte sia interne che esterne). Inoltre, lunghe catene di e-mail per trovare un accordo sull'orario della riunione possono essere un processo lento e causare confusione quando ci si coordina tra diversi fusi orari. La funzione Riunioni di gruppo di Doodle risolve questo problema consentendo a tutti di indicare facilmente la propria disponibilità senza dover inviare e-mail.

• Anche quando i singoli rispondono con la loro disponibilità, può essere difficile stabilire quale sia l'orario più adatto per il maggior numero di persone. Se si utilizza la posta elettronica, è necessario filtrare la posta in arrivo (che probabilmente è piuttosto piena) per trovare la risposta di ogni partecipante e poi fare un controllo incrociato per confermare il giorno e l'ora che vanno bene per tutti. La funzione Riunioni di gruppo di Doodle consente di determinare con un solo sguardo le fasce orarie con maggiore disponibilità.

• Aumenta la partecipazione alle riunioni: **Viste le tradizionali difficoltà di coordinamento nel trovare un orario conveniente per più membri di facoltà i cui programmi sono estremamente occupati e già sovraccarichi di riunioni, non è raro che un coordinatore stabilisca gli orari delle riunioni senza prima sondare la disponibilità. Avere un modo comodo per misurare la disponibilità per più fasce orarie possibili, semplice sia per l'organizzatore che per i docenti, aiuta a identificare un orario in cui il maggior numero di docenti è in grado di partecipare.

Tipo di incontro 2: Orario d'ufficio con gli studenti

Doodle offre una funzione dedicata al Calendario prenotabile, perfetta per programmare le ore di ufficio. Lo strumento consente ai docenti di configurare una serie di appuntamenti prenotabili a cui gli studenti possono iscriversi, senza dover aspettare che rispondano alle e-mail e senza dover controllare il calendario per evitare doppie prenotazioni. Gli studenti riceveranno automaticamente un invito sul calendario una volta selezionata una delle fasce orarie disponibili nel Calendario prenotabile, che può includere un link allo spazio di riunione virtuale per le ore di ufficio a distanza.

Alcuni dei principali vantaggi per gli studenti sono:

• Processo di iscrizione invitante: Il processo di ricerca di un orario reciprocamente conveniente via e-mail può essere difficile e scoraggiante, soprattutto per gli studenti più bisognosi di aiuto. La facilità con cui si possono prenotare gli incontri utilizzando il Calendario prenotabile di Doodle contribuisce a rendere l'orario di ricevimento molto più invitante e accessibile a tutti.

• Conferma automatica dei dettagli: Gli orari di riunione prenotati vengono confermati automaticamente con un invito sul calendario, aiutando gli studenti a tenere traccia e a ricordare gli appuntamenti.

Alcuni dei principali vantaggi per i docenti sono:

• Semplificare il processo di iscrizione: La pagina di prenotazione può aiutare a risparmiare il tempo necessario per inviare e-mail a tutti gli studenti delle vostre classi. Utilizzando la funzione di prenotazione di Doodle (https://doodle.com/en/features/booking-page/), l'intero processo è automatizzato e non richiede molto lavoro o tempo per confermare e persino riprogrammare gli appuntamenti in orario di ricevimento.

• Avere il pieno controllo dei propri orari (e del proprio tempo): È possibile impostare regole specifiche per la prenotazione delle riunioni. Ad esempio, è possibile impostare un periodo di preavviso minimo se si desidera evitare riunioni dell'ultimo minuto (e permettersi di prepararsi completamente in anticipo). Si possono anche stabilire gli orari di lavoro disponibili (ad esempio, dalle 9.00 alle 18.00 o dalle 13.00 alle 17.00, a seconda delle priorità e del carico di lavoro). Se le riunioni tendono a protrarsi oltre il tempo previsto, è possibile impostare un tempo cuscinetto (ad esempio 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti, ecc.) in modo che non siano più possibili riunioni consecutive.

• Raccogliere in anticipo le informazioni sulla riunione: **La funzione Domande personalizzate consente di raccogliere in anticipo i dettagli su ciò che gli studenti vogliono discutere. È possibile impostare le domande personalizzate come obbligatorie o facoltative. Questo vi aiuterà a preparare le riunioni in anticipo e a garantire che la riunione si svolga in modo corretto.

• Prenotare per conto di altri: Immaginate che la vostra scuola stia intervistando dei candidati per una posizione di facoltà aperta. Prima di fare un'offerta finale, i candidati migliori devono essere esaminati da dirigenti e funzionari del consiglio di amministrazione. Ciò richiede la prenotazione di un incontro di gruppo in stile panel tra diversi stakeholder interni e ciascun candidato. Con Book on behalf,** ** potete ora sincronizzare i calendari di tutti gli stakeholder interni per mostrare la disponibilità di ciascuno prima di inviare il link del calendario prenotabile a ciascun candidato. Semplice, veloce e senza sforzo.

Tipo di riunione 3: Riunioni individuali con i colleghi

Un altro modo in cui Doodle può aiutare a pianificare gli appuntamenti è utilizzando la funzione incontri one-to-one. Questo è un ottimo modo per condividere con un collega le possibili opzioni di incontro, consentendogli di scegliere il giorno e l'ora più convenienti per lui.

Alcuni dei principali vantaggi della programmazione di riunioni individuali con Doodle sono:

• Identifica gli orari di incontro più convenienti per entrambi: Con la funzione 1:1 di Doodle, potete offrire una serie di fasce orarie disponibili nel vostro calendario.

• Si integra facilmente con i vostri calendari: **Poiché i vostri calendari di Google e Office 365 sono collegati attraverso il vostro account Doodle, potete assicurarvi che ai partecipanti vengano mostrati solo gli orari disponibili. Ciò significa che potete dire addio alle doppie prenotazioni, il che è vantaggioso per voi e per tutti i partecipanti. Inoltre, non dovrete preoccuparvi di andare nel vostro calendario e inviare un invito ufficiale: Doodle se ne occuperà per voi una volta confermato l'orario della riunione.

• Invia automaticamente gli inviti sul calendario: Uno dei modi in cui la programmazione di incontri individuali su Doodle aiuta a risparmiare tempo è l'invio automatico di un invito sul calendario e, facoltativamente, di un link alla riunione in videoconferenza, per garantire che entrambi abbiate i dettagli dell'incontro.

Tipo di riunione 4: Prenotazione di appuntamenti con ospiti

Un altro modo in cui Doodle può semplificare il processo di creazione delle riunioni è quello di creare un calendario di appuntamenti con un relatore ospite o un candidato. La creazione di un itinerario per i docenti in visita comporta spesso una grande quantità di coordinamento. È necessario bilanciare tutti i docenti che desiderano incontrare l'ospite e garantire che l'itinerario dell'ospite sia completo.

Un foglio di iscrizione visibile pubblicamente consente ai docenti di iscriversi facilmente agli orari più adatti a loro, permettendo di riempire la maggior parte degli incontri, ma anche di apportare modifiche per finalizzare il programma. Una volta che la maggior parte degli orari di incontro sono occupati, è facile per i docenti coordinarsi tra loro, scambiando gli orari di incontro o accoppiandosi per ospitare più persone.

Alcuni dei modi in cui questo può aiutare a semplificare la programmazione delle riunioni con gli ospiti sono:

• Creare un programma con una supervisione limitata: Cercare di coordinare il programma di una riunione tra più partecipanti tramite e-mail può essere un processo lungo e difficile. L'uso di Doodle per coordinare la prenotazione degli slot per le riunioni può semplificare in modo significativo la necessità di compilare le informazioni sulla disponibilità e ridurre il tempo necessario per finalizzare l'itinerario di un ospite.

• Flessibilità per i docenti di modificare e riprogrammare i propri slot senza coinvolgere il coordinatore: Gli aggiustamenti possono essere fatti in modo informale, direttamente dal docente che vuole effettuare la modifica, senza dover coinvolgere l'ospite.

• Eliminare la politica nella programmazione delle riunioni: **Uno dei problemi reali della programmazione di una serie di riunioni è la gestione della politica di determinare chi è in programma se non è possibile soddisfare tutte le richieste di riunione. Un'iscrizione online condivisa, "primo arrivato, primo servito", può contribuire ad aumentare la trasparenza nel modo in cui è stato formato il programma delle riunioni, riducendo la necessità per il coordinatore di decidere chi deve o non deve essere inserito nel programma.

Se siete alla ricerca di uno strumento di pianificazione per migliorare i vostri processi di riunione e volete confrontare Doodle con altre soluzioni, visitate la nostra pagina di confronto con i concorrenti.

Autore: Gareth Keeves

Gareth è docente di strategia presso la Rice University e la University of California, Davis. Ha conseguito il dottorato di ricerca in strategia presso l'Università del Michigan. Gli piace incontrare gli studenti e imparare nuovi modi per migliorare l'esperienza educativa online.