4 typer av utbildningsmöten som Doodle hjälper till att samordna

Från att ordna student kontorstider att organisera undervisningen och utskottsmöten, innebär den akademiska världen en hel del planering. Även om dessa möten är viktiga för att kunna genomföra undervisningen på ett framgångsrikt sätt och tillgodose enskilda studenters behov, kräver de ofta mycket tid för att samordna mötena själva. Det är ingen lätt uppgift att organisera och hålla reda på de olika mötena med studenter, kollegor och administrativ personal. Med fullspäckade scheman kan det vara en utmaning att hitta en lämplig tidpunkt för ett möte, vilket ofta blir ännu mer komplicerat och tidskrävande om man förlitar sig på e-post.

Men ärligt talat behöver det inte vara så svårt att boka möten. Jag har använt verktyg för tidsbokning online Jag har använt Doodle under en längre tid för att samordna alla mina utbildningsmöten. Anledningen är enkel: tjänsten erbjuder en rad funktioner och integreringar som förenklar, automatiserar och påskyndar schemaläggningen. Det innebär att jag kan spara många timmar varje vecka och istället ägna den tiden åt andra, viktigare prioriteringar.

Från att hitta en lämplig tid för att träffa kollegor till att boka mottagningstider med studenter – Doodle underlättar mitt arbetsliv avsevärt. För att hjälpa andra lärare har jag sammanställt de många olika typerna av utbildningsmöten som man kan boka med Doodle.

Mötestyp 1: Kommittémöten

Det första sättet som Doodle kan bidra till att förenkla schemaläggningen inom akademiska institutioner är genom funktionen ”Gruppmöte”. Detta är ett smidigt sätt att samla in information om flera deltagares tillgänglighet för att hitta mötesdatum då flest personer kan delta. Det är perfekt för att fastställa den bästa tiden för utskotts- eller undervisningsmöten och gör det möjligt för alla att ange när de är tillgängliga, utan att behöva skicka e-post fram och tillbaka flera gånger. Att förlita sig på e-post för att boka möten är inte bara tröttsamt och kan ta dagar (eller till och med veckor), utan det kan också leda till förseningar i schemaläggningen, misstag och dubbelbokningar.

Några av de viktigaste fördelarna med att använda Doodle för att planera utskottsmöten är bland annat:

• Undvik frustration både för arrangörer och deltagare: Det kan vara svårt både för arrangörer och deltagare att hitta en tidpunkt som passar alla. Mötesarrangörerna måste sammanställa tillgängligheten hos flera olika parter (ibland både interna och externa). Dessutom kan långa e-postkedjor för att komma överens om en mötestid vara en långsam process och orsaka förvirring när man samordnar över olika tidszoner. Doodles funktion för gruppmöten löser detta problem genom att låta alla enkelt ange sin tillgänglighet utan att behöva skicka e-post fram och tillbaka.

• Se den lämpligaste tiden på ett ögonblick: Även när deltagarna svarar med sina tillgänglighetstider kan det vara svårt att avgöra vilken tid som passar flest. Och om du använder e-post måste du bläddra igenom din inkorg (som förmodligen är ganska full) för att hitta varje deltagares svar och sedan jämföra dem för att bekräfta vilken dag och tid som passar alla. Doodle:s funktion för gruppmöten blir det enkelt att med ett ögonkast se vilka tidsintervaller som har störst tillgänglighet.

• Öka deltagandet i möten: Med tanke på de traditionella samordningssvårigheterna när det gäller att hitta en lämplig tid för flera lärare, vars scheman är extremt fullspäckade och redan överbelastade med möten, är det inte ovanligt att en samordnare fastställer mötestiderna utan att först kartlägga tillgängligheten. Att ha ett smidigt sätt att kartlägga tillgängligheten för flera möjliga tidsalternativ – som är enkelt både för arrangören att sätta upp och för lärarna att svara på – hjälper till att hitta en tidpunkt då flest möjliga lärare kan delta.

Mötestyp 2: Kontorstid med studenter

Doodle erbjuder en särskild funktion för bokningsbar kalender som är perfekt för att planera mottagningstider. Verktyget gör det möjligt för lärare att ställa in en rad bokningsbara tidsluckor som studenterna kan anmäla sig till, utan att behöva vänta på att de ska svara på e-postmeddelanden eller dubbelkolla sin egen kalender för att undvika dubbelbokningar. Studenterna får automatiskt en kalenderinbjudan så snart de har valt ett av de tillgängliga tidsfönstren i den bokningsbara kalendern, som kan innehålla en länk till det virtuella mötesrummet för mottagningstider på distans.

Några av de viktigaste fördelarna för studenterna är bland annat:

• En inbjudande registreringsprocess: Det kan vara svårt och avskräckande att via e-post försöka hitta en tid som passar båda parter, särskilt för de studenter som har störst behov av hjälp. Tack vare att det går så smidigt att boka möten med hjälp av Doodles bokningsbara kalender blir mottagningstiderna mycket mer inbjudande och tillgängliga för alla.

• Uppgifterna bekräftas automatiskt: Bokade mötesintervaller bekräftas automatiskt med en kalenderinbjudan – vilket hjälper studenterna att hålla reda på och komma ihåg sina möten.

Några av de viktigaste fördelarna för lärarkåren är bland annat:

• Förenkla registreringsprocessen: Bokningssidan kan hjälpa dig att spara mycket tid jämfört med att skicka e-post till alla elever i dina klasser. Genom att med hjälp av Doodles bokningssida, hela processen är automatiserad och kräver inte mycket arbete eller tid för att bekräfta eller till och med boka om sina mottagningstider.

• Ha full kontroll över ditt schema (och din tid): Du kan ställa in specifika regler för hur du vill att möten ska bokas. Du kan till exempel ange en minsta varseltid om du vill undvika möten i sista minuten (och ge dig själv möjlighet att förbereda dig ordentligt i förväg). Du kan också ange tillgängliga arbetstider (t.ex. kl. 9–18, eller kanske kl. 13–17 passar bättre beroende på dina prioriteringar och arbetsbelastning). Om dina möten ofta drar ut på tiden kan du ställa in en buffertid (t.ex. 5 minuter, 10 minuter, 15 minuter osv.) så att möten inte längre kan bokas direkt efter varandra.

• Samla in information om mötet i förväg: Den Anpassade frågor Med den här funktionen kan du i förväg samla in information om vad deltagarna vill diskutera. Du kan ställa in de anpassade frågorna så att de är obligatoriska eller valfria. Detta hjälper dig att förbereda dig inför mötena i förväg och se till att mötet håller sig till dagordningen

• Boka åt andra: Tänk dig att din skola håller intervjuer med kandidater till en ledig lärartjänst. Innan ett slutgiltigt erbjudande kan lämnas måste de bästa kandidaterna granskas av ledande befattningshavare och styrelseledamöter. Det kräver att man bokar in ett gruppmöte i panelform mellan flera interna intressenter och varje kandidat. Med Boka åt någon, Nu kan du synkronisera kalendrarna för alla dina interna intressenter så att allas tillgänglighet visas innan du skickar länken till den bokningsbara kalendern till varje kandidat. Enkelt, snabbt och smidigt.

Mötestyp 3: Enskilda möten med kollegor

Ett annat sätt som Doodle kan underlätta tidsbokningen på är genom att använda Funktionen för en-till-en-möten. Det här är ett utmärkt sätt att dela med sig av olika mötesalternativ till en kollega, så att denne sedan kan välja den dag och tid som passar bäst för hen.

Några av de främsta fördelarna med att boka enskilda möten med Doodle är bland annat:

• Hittar mötes tider som passar båda parter: Med Doodles 1:1-funktion kan du föreslå olika tidsluckor som är lediga i din kalender.

• Integreras enkelt med dina kalendrar: Eftersom dina kalendrar i Google och Office 365 är kopplade via ditt Doodle-konto kan du se till att endast tillgängliga tider visas för deltagarna. Det innebär att du kan säga adjö till dubbelbokningar, vilket är en vinst för både dig och alla du träffar. Och du behöver inte oroa dig för att sedan gå in i din kalender och skicka en officiell inbjudan – Doodle sköter det åt dig så snart mötestiden har bekräftats.

• Skickar automatiskt kalenderinbjudningar: Ett av sätten som man kan spara tid på genom att boka enskilda möten via Doodle är att tjänsten automatiskt skickar ut en kalenderinbjudan och, om så önskas, en länk till videomötet, vilket säkerställer att ni båda har alla uppgifter om mötet.

Mötestyp 4: Anmälan till möten med gäster

Ett annat sätt på vilket Doodle kan förenkla mötesplaneringen är att skapa ett schema med anmälningstider för möten med en gästföreläsare eller en jobbsökande. Att sätta ihop ett program för gästföreläsare kräver ofta mycket samordning. Man måste hitta en balans mellan alla lärare som vill träffa gästen och se till att gästens schema blir fullbokat.

En öppet tillgänglig anmälningslista gör det enkelt för lärarna att anmäla sig till tidsluckor vid den tidpunkt som passar dem bäst, vilket gör att de flesta mötena kan fyllas samtidigt som det går att göra justeringar för att slutföra schemat. När de flesta mötesplatserna är fyllda är det enkelt för lärarna att samordna sig sinsemellan, till exempel genom att byta mötesplatser eller slå sig ihop för att kunna ta emot fler deltagare.

Här är några exempel på hur detta kan bidra till att effektivisera planeringen av möten med gäster:

• Skapa ett schema som kräver begränsad övervakning: Att försöka samordna ett möteschema mellan flera deltagare via e-post kan vara en tidskrävande och besvärlig process. Genom att använda Doodle för att samordna bokningen av mötesintervaller kan man avsevärt förenkla arbetet med att sammanställa information om tillgänglighet och minska den tid det tar att slutföra en gästs resplan.

• Möjlighet för lärarna att ändra och omplanera sina tidsluckor utan att behöva kontakta koordinatorn: Justeringar kan göras informellt, direkt av den lärare som vill genomföra ändringen, utan att värden behöver involveras.

• Att undvika politiska aspekter vid mötesplaneringen: En av de verkliga utmaningarna med att planera en serie möten är att hantera de politiska aspekterna kring vem som ska tas med i schemat när det inte går att tillgodose alla mötesförfrågningar. En gemensam onlineanmälan enligt principen ”först till kvarn” kan bidra till ökad transparens kring hur mötesplanen har tagits fram, vilket minskar behovet för koordinatorn att avgöra vem som ska och inte ska finnas med i schemat.

Om du letar efter ett schemaläggningsverktyg för att effektivisera dina mötesprocesser inom utbildningssektorn och vill jämföra Doodle med andra lösningar, besök vår sida med konkurrentjämförelser.

Författare: Gareth Keeves

Gareth är lektor i strategi vid Rice University och University of California, Davis. Han har en doktorsexamen i strategi från University of Michigan. Han tycker om att träffa studenter och lära sig nya sätt att förbättra utbildningsupplevelsen online.