Doodle शिक्षा संबंधी 4 प्रकार की बैठकों का समन्वय करने में मदद करता है

छात्र की व्यवस्था करने से कार्यालय समय शिक्षण के आयोजन और समिति की बैठकें, शैक्षणिक जगत में बहुत सारी समय-सारिणी बनाना शामिल होता है। जबकि ये बैठकें कक्षाएं सफलतापूर्वक संचालित करने और व्यक्तिगत छात्रों की जरूरतों को पूरा करने में मदद करने के लिए महत्वपूर्ण हैं, इन्हें अक्सर बहुत समय लगता है। बैठकों का समन्वय करें वे स्वयं। छात्रों, सहकर्मियों और प्रशासनिक कर्मचारियों के साथ विभिन्न बैठकों का आयोजन करना और उनका ट्रैक रखना कोई आसान काम नहीं है। व्यस्त कार्यक्रमों के कारण मिलने के लिए एक सुविधाजनक समय ढूंढना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, जो ईमेल पर निर्भर रहने से अक्सर और भी जटिल और लंबा हो जाता है।

लेकिन ईमानदारी से कहूँ तो, बैठकों का समय तय करना इतना मुश्किल नहीं होना चाहिए। मैं का उपयोग कर रहा हूँ ऑनलाइन अनुसूचन उपकरण मैंने अपनी सभी शिक्षा संबंधी बैठकों का समन्वय करने के लिए काफी समय से Doodle का उपयोग किया है। कारण सरल है: यह विभिन्न सुविधाएँ और एकीकरण प्रदान करता है जो शेड्यूलिंग प्रक्रिया को सुव्यवस्थित, स्वचालित और तेज़ बनाते हैं। इसका मतलब है कि मैं हर हफ्ते कई घंटे बचा सकता हूँ और उस समय को अन्य अधिक महत्वपूर्ण प्राथमिकताओं पर पुनः केंद्रित कर सकता हूँ।

सहकर्मियों से मिलने के लिए एक सुविधाजनक समय खोजने से लेकर छात्रों के साथ कार्यालय समय निर्धारित करने तक, Doodle मेरी कार्यजीवन को बहुत आसान बना देता है। अन्य शिक्षकों की मदद करने के लिए, मैंने Doodle के साथ शेड्यूल किए जा सकने वाले कई प्रकार की शैक्षिक बैठकों की रूपरेखा तैयार की है।

बैठक प्रकार 1: समिति की बैठकें

शैक्षणिक संस्थानों में शेड्यूलिंग को सरल बनाने में Doodle की पहली मदद इसके ग्रुप मीटिंग फीचर का उपयोग करके होती है। यह कई प्रतिभागियों की उपलब्धता एकत्र करने का एक सुविधाजनक तरीका है, जिससे यह पता लगाने में मदद मिलती है कि अधिकतम लोग कब बैठक में शामिल हो सकते हैं। यह समिति या शिक्षण बैठकों के लिए सबसे उपयुक्त समय निर्धारित करने के लिए आदर्श है और सभी को अपनी उपलब्धता बताने की अनुमति देता है, बिना बार-बार ईमेल के आदान-प्रदान की आवश्यकता के। बैठकों को बुक करने के लिए ईमेल पर निर्भर रहना न केवल थकाऊ है और इसमें दिन (या हफ्ते) लग सकते हैं, बल्कि इससे शेड्यूलिंग में देरी, गलतियाँ और दोहरी बुकिंग जैसी समस्याएँ भी हो सकती हैं।

समिति की बैठकों को निर्धारित करने के लिए Doodle का उपयोग करने के कुछ प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

• आयोजकों और उपस्थित लोगों दोनों के लिए निराशा से बचें: एक ऐसा समय खोजना जो सभी के लिए सुविधाजनक हो, आयोजकों और प्रतिभागियों दोनों के लिए ही मुश्किल हो सकता है। मीटिंग आयोजकों को कई हितधारकों (कभी-कभी आंतरिक और बाहरी दोनों) की उपलब्धता को एक साथ समन्वयित करना पड़ता है। इसके अलावा, बैठक के समय पर सहमति बनाने के लिए लंबी ईमेल श्रृंखलाएँ धीमी प्रक्रिया हो सकती हैं और विभिन्न समय क्षेत्रों में समन्वय करते समय भ्रम पैदा कर सकती हैं। Doodle का ग्रुप मीटिंग फीचर इस समस्या का समाधान करता है, जिससे सभी लोग बिना बार-बार ईमेल के आसानी से अपनी उपलब्धता बता सकते हैं।

• एक नज़र में सबसे सुविधाजनक समय देखें: जब लोग अपनी उपलब्धता बता देते हैं, तब भी यह पता लगाना मुश्किल हो सकता है कि अधिकतम लोगों के लिए कौन सा समय उपयुक्त है। और यदि आप ईमेल का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने इनबॉक्स (जो संभवतः काफी भरा होता है) को छानना पड़ता है, प्रत्येक प्रतिभागी की प्रतिक्रिया ढूंढनी होती है और फिर यह पुष्टि करने के लिए क्रॉस-चेक करना होता है कि सभी के लिए कौन सा दिन और समय उपयुक्त है। Doodle का ग्रुप मीटिंग फीचर एक नज़र में सबसे अधिक उपलब्धता वाले समय स्लॉट निर्धारित करना आसान बनाता है।

• बैठक में उपस्थिति बढ़ाएँ: कई संकाय सदस्यों के कार्यक्रम अत्यंत व्यस्त और पहले से ही बैठकों से लदे होने के कारण एक सुविधाजनक समय खोजने में पारंपरिक समन्वय कठिनाइयों को देखते हुए, यह असामान्य नहीं है कि समन्वयक उपलब्धता का पहले सर्वेक्षण किए बिना ही बैठक का समय निर्धारित कर दे। कई संभावित समय स्लॉट्स के लिए उपलब्धता का आकलन करने का एक सुविधाजनक तरीका, जिसे आयोजक द्वारा सेटअप करना और संकाय द्वारा प्रतिक्रिया देना दोनों ही सरल हो, यह उस समय की पहचान करने में मदद करता है जब अधिकांश संकाय उपस्थित हो सकते हैं।

बैठक प्रकार 2: छात्रों के साथ कार्यालय समय

Doodle एक समर्पित बुकएबल कैलेंडर सुविधा प्रदान करता है जो ऑफिस आवर्स शेड्यूल करने के लिए एकदम सही है। यह टूल संकाय को बुकएबल अपॉइंटमेंट स्लॉट्स की एक श्रृंखला कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है, जिसके लिए छात्र साइन अप कर सकते हैं, बिना उन्हें ईमेल का जवाब देने का इंतज़ार किए और डबल बुकिंग से बचने के लिए आपके कैलेंडर की क्रॉस-चेकिंग किए। एक बार जब छात्र बुक करने योग्य कैलेंडर में उपलब्ध समय स्लॉट में से किसी एक का चयन कर लेते हैं, तो उन्हें स्वचालित रूप से एक कैलेंडर निमंत्रण प्राप्त होगा, जिसमें दूरस्थ कार्यालय समय के लिए वर्चुअल मीटिंग स्पेस का लिंक शामिल हो सकता है।

छात्रों के लिए कुछ प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

• आकर्षक साइन-अप प्रक्रिया: ईमेल के माध्यम से आपसी सहमति से उपयुक्त समय ढूँढना मुश्किल और निराशाजनक हो सकता है, खासकर उन छात्रों के लिए जिन्हें मदद की सबसे अधिक आवश्यकता होती है। Doodle के बुकेबल कैलेंडर का उपयोग करके मीटिंग्स बुक करने की सहजता कार्यालय समय को सभी के लिए और अधिक आकर्षक और सुलभ बनाती है।

• विवरण स्वचालित रूप से पुष्टि किए गएबुक किए गए मीटिंग स्लॉट्स स्वचालित रूप से कैलेंडर इनवाइट के साथ पुष्टि हो जाते हैं – जिससे छात्रों को अपनी अपॉइंटमेंट्स का ट्रैक रखने और उन्हें याद रखने में मदद मिलती है।

संकाय के लिए कुछ प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

• साइनअप प्रक्रिया को सरल बनाएँ: बुकिंग पेज आपकी कक्षाओं के सभी छात्रों को ईमेल करने में लगने वाले काफी समय की बचत कर सकता है। द्वारा Doodle के बुकिंग पेज फीचर का उपयोग करना, पूरी प्रक्रिया स्वचालित है और कार्यालय समय की अपॉइंटमेंट्स की पुष्टि करने और उन्हें पुनर्निर्धारित करने में भी बहुत अधिक काम या समय नहीं लगता।

• अपने कार्यक्रम (और समय) पर पूरा नियंत्रण रखें: आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि बैठकें कैसे बुक की जाएँ। उदाहरण के लिए, यदि आप आखिरी समय की बैठकों से बचना चाहते हैं (और समय से पहले पूरी तरह तैयारी कर सकें), तो आप न्यूनतम सूचना अवधि निर्धारित कर सकते हैं। आप उपलब्ध कार्य घंटे भी निर्धारित कर सकते हैं (जैसे सुबह 9 बजे से शाम 6 बजे तक, या आपकी प्राथमिकताओं और कार्यभार के आधार पर दोपहर 1 से शाम 5 बजे तक बेहतर हो सकता है)। अब, यदि आपकी बैठकें अक्सर अपने निर्धारित समय से अधिक चलती हैं, तो आप एक बफ़र समय (जैसे 5 मिनट, 10 मिनट, 15 मिनट, आदि) निर्धारित कर सकते हैं ताकि एक के बाद एक बैठकें संभव न हों।

• बैठक के बारे में पहले से जानकारी इकट्ठा करें: द अनुकूलित प्रश्न यह फीचर आपको यह जानने की सुविधा देता है कि छात्र पहले से क्या चर्चा करना चाहते हैं। आप कस्टम प्रश्नों को अनिवार्य या वैकल्पिक के रूप में सेट कर सकते हैं। इससे आपको बैठकों की तैयारी समय से पहले करने में मदद मिलेगी और यह सुनिश्चित होगा कि बैठक सही दिशा में आगे बढ़े।

• दूसरों की ओर से बुक करें: कल्पना कीजिए कि आपका स्कूल एक खुले संकाय पद के लिए उम्मीदवारों का साक्षात्कार ले रहा है। अंतिम प्रस्ताव देने से पहले शीर्ष उम्मीदवारों की जांच बोर्ड के वरिष्ठ अधिकारियों और पदाधिकारियों द्वारा की जानी चाहिए। इसके लिए कई आंतरिक हितधारकों और प्रत्येक उम्मीदवार के बीच एक पैनल-शैली की समूह बैठक बुक करनी होगी। के साथ की ओर से किताब, अब आप प्रत्येक उम्मीदवार को बुकएबल कैलेंडर लिंक भेजने से पहले सभी आंतरिक हितधारकों के कैलेंडर सिंक करके सभी की उपलब्धता देख सकते हैं। सरल, तेज़ और सहज।

बैठक प्रकार 3: सहकर्मियों के साथ एक-से-एक बैठकें

Doodle अपॉइंटमेंट शेड्यूल करने में मदद करने का एक और तरीका है का उपयोग करके एक-से-एक बैठकें सुविधायह एक सहकर्मी के साथ संभावित बैठक विकल्प साझा करने का एक शानदार तरीका है, जिससे वे अपने लिए सबसे सुविधाजनक दिन और समय चुन सकते हैं।

Doodle के साथ एक-से-एक बैठकें निर्धारित करने के कुछ प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

• आपसी सहमति से उपयुक्त बैठक समय निर्धारित करता हैDoodle की 1:1 सुविधा के साथ, आप अपने कैलेंडर में उपलब्ध विभिन्न समय स्लॉट पेश कर सकते हैं।

• आपके कैलेंडर के साथ आसानी से एकीकृत होता है: क्योंकि आपके Google और Office 365 कैलेंडर आपके Doodle खाते से जुड़े हैं, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रतिभागियों को केवल उपलब्ध समय ही दिखाए जाएँ। इसका मतलब है कि आप डबल बुकिंग को अलविदा कह सकते हैं, जो आपके और आपके साथ मिलने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए फायदेमंद है। और आपको फिर अपने कैलेंडर में जाकर औपचारिक निमंत्रण भेजने की चिंता करने की ज़रूरत नहीं है – बैठक का समय पुष्टि हो जाने के बाद Doodle आपके लिए यह काम कर लेता है।

• स्वचालित रूप से कैलेंडर निमंत्रण भेजता है: Doodle पर एक-एक करके मीटिंग शेड्यूल करने का एक तरीका जो समय बचाता है, वह यह है कि यह स्वचालित रूप से कैलेंडर निमंत्रण भेजता है और वैकल्पिक रूप से आपकी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग मीटिंग का लिंक भी भेजता है, जिससे आप दोनों के पास मीटिंग का विवरण रहता है।

बैठक प्रकार 4: अतिथियों के साथ अपॉइंटमेंट साइन अप

Doodle बैठक बनाने की प्रक्रिया को और सरल बनाने का एक और तरीका है कि अतिथि वक्ता या नौकरी के उम्मीदवार के साथ बैठक के लिए साइन-अप स्लॉट शेड्यूल बनाया जाए। आगंतुक संकाय के लिए यात्रा कार्यक्रम तैयार करने में अक्सर बहुत समन्वय की आवश्यकता होती है। अतिथि से मिलना चाहने वाले सभी संकाय सदस्यों के बीच संतुलन बनाना और यह सुनिश्चित करना कि अतिथि का कार्यक्रम पूरी तरह से भरा रहे, आवश्यक होता है।

सार्वजनिक रूप से देखने योग्य साइनअप शीट संकाय को उनके लिए सबसे उपयुक्त समय पर स्लॉट के लिए साइन अप करना आसान बनाती है, जिससे अधिकांश बैठकें भर जाती हैं, साथ ही अनुसूची को अंतिम रूप देने में मदद के लिए समायोजन भी किए जा सकते हैं। एक बार जब अधिकांश बैठक स्लॉट भर जाते हैं, तो संकाय के लिए आपस में समन्वय करना आसान हो जाता है, वे संभावित रूप से बैठक स्लॉट बदल सकते हैं या अधिक लोगों को समायोजित करने के लिए जोड़ी बना सकते हैं।

कुछ तरीके जिनसे यह अतिथि बैठकों की समय-सारिणी को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है, में शामिल हैं:

• सीमित निगरानी की आवश्यकता वाला एक कार्यक्रम बनाएँ: कई प्रतिभागियों के बीच ईमेल के माध्यम से बैठक का समय समन्वयित करने का प्रयास एक लंबा और कठिन प्रक्रिया हो सकता है। बैठक स्लॉट बुक करने के समन्वय के लिए Doodle का उपयोग उपलब्धता की जानकारी संकलित करने की आवश्यकता को काफी सरल बना सकता है और अतिथि की यात्रा कार्यक्रम को अंतिम रूप देने में लगने वाले समय को कम कर सकता है।

• समन्वयक को शामिल किए बिना संकाय के लिए अपनी स्लॉट्स को समायोजित और पुनर्निर्धारित करने की लचीलापन: संशोधन अनौपचारिक रूप से, परिवर्तन करना चाहने वाले संकाय द्वारा सीधे किए जा सकते हैं, इसके लिए होस्ट को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।

• बैठक अनुसूचीकरण में राजनीति को हटाना: बैठकों की एक श्रृंखला निर्धारित करने में वास्तविक समस्याओं में से एक यह है कि जब सभी बैठक अनुरोधों को समायोजित करना संभव नहीं होता, तो कार्यक्रम में किसे शामिल करना है और किसे नहीं, यह तय करने की राजनीति से निपटना पड़ता है। एक साझा, पहले आओ पहले पाओ आधार पर ऑनलाइन साइनअप बैठक अनुसूची कैसे बनी, इस बारे में पारदर्शिता बढ़ाने में मदद कर सकता है, जिससे समन्वयक को यह तय करने की आवश्यकता कम हो जाती है कि किसे अनुसूची में शामिल किया जाए और किसे नहीं।

यदि आप अपनी शिक्षा संबंधी बैठक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए एक शेड्यूलिंग टूल की तलाश में हैं और Doodle की तुलना अन्य समाधानों से करना चाहते हैं, तो हमारे प्रतियोगी तुलना पृष्ठ पर जाएँ।

लेखक: गैरेथ कीव्स

गैरेथ राइस यूनिवर्सिटी और कैलिफोर्निया विश्वविद्यालय, डेविस में रणनीति के व्याख्याता हैं। उन्होंने मिशिगन विश्वविद्यालय से रणनीति में पीएचडी प्राप्त की। उन्हें छात्रों से मिलना और ऑनलाइन शैक्षिक अनुभव को बेहतर बनाने के नए तरीके सीखना पसंद है।