Dom Ronalda McDonalda usprawnia proces rekrutacji i planowanie spotkań z osobami z zewnątrz dzięki aplikacji Doodle

Od ustalania terminów rozmów kwalifikacyjnych po organizowanie lunchów z zespołem – koordynowanie procesów rekrutacji, zatrudniania i wdrażania nowych pracowników, które zapewnia sprawne funkcjonowanie organizacji, może być wymagającym zadaniem – a w większości miejsc pracy zadanie to spoczywa na zespole HR.

Doodle wspiera specjalistów ds. kadr, oferując oszczędzające czas opcje planowania, przejrzysty pulpit nawigacyjny spotkań oraz szereg funkcji, takich jak wbudowane terminy odpowiedzi i dedykowane narzędzie do planowania spotkań indywidualnych, zaprojektowane z myślą o optymalizacji organizacji spotkań.

Rozmawialiśmy z Beth Voegtli, asystentką ds. kadr w Ronald McDonald House w St. Louis, o tym, jak wykorzystuje aplikację Doodle w różnych sytuacjach związanych ze spotkaniami.

„To ja planuję większość szkoleń… Kiedy próbuję umówić się z kimś spoza organizacji – zwłaszcza z członkami komisji lub wolontariuszami – w takich sytuacjach zazwyczaj korzystam z serwisu Doodle”.

Doodle to proste rozwiązanie do planowania spotkań z osobami z zewnątrz

Gdy wszyscy w biurze korzystają z tego samego pakietu oprogramowania i wspólnego kalendarza, ustalanie terminów wewnątrz firmy nie musi być kłopotliwe. A co z ustalaniem terminów z osobami z zewnątrz? To już zupełnie inna historia. Bez dostępu do kalendarza gościa łatwo stracić całe dni na wymianę e-maili, próbując uzgodnić termin, który odpowiada wszystkim.

Doodle ułatwia ustalanie terminów spotkań z osobami z zewnątrz. Unikaj niekończącej się wymiany e-maili, wysyłając ankietę lub, w przypadku spotkań indywidualnych, link Doodle 1:1. Gdy znajdziesz dogodny termin, Doodle zsynchronizuje spotkanie z Twoim kalendarzem i kalendarzem Twojego gościa, niezależnie od tego, czy korzystasz z G-Suite, a on z Outlooka.

Nawet planowanie wielu sesji szkoleniowych w trybie 1:1, co Beth czasami musi robić, przebiega bez żadnych kłopotów. Doodle 1:1 pozwala planować spotkania indywidualne, oferując osobne przedziały czasowe dla dowolnej liczby gości. Gdy tylko jeden przedział czasowy 1:1 zostanie zajęty, znika z kalendarza, więc nigdy nie musisz martwić się o podwójne rezerwacje.

Dzięki Doodle łatwo można zaplanować spotkania zarządu z dużą liczbą uczestników

Dom Ronalda McDonalda w St. Louis to non-profit która organizuje bezpłatne zakwaterowanie dla rodzin dzieci objętych opieką pediatryczną w mieście. Podobnie jak w przypadku wielu organizacji non-profit, w skład jej zarządu wchodzą zewnętrzni wolontariusze, którzy poświęcają swój czas na rzecz Domu Ronalda McDonalda; większość członków zarządu ma własne, napięte harmonogramy zawodowe.

Organizacja posiedzenia zarządu Podjęcie decyzji o zatrudnieniu nowych pracowników stanowi więc dla Beth wyjątkowe wyzwanie związane z ustalaniem harmonogramu. Musi znaleźć termin, który odpowiada wszystkim, a nie może w tym celu polegać na wewnętrznym kalendarzu. Dlatego decyduje się na skorzystanie z serwisu Doodle.

Beth mówi: „…naszym wyzwaniem jest po prostu dostosowanie się do tak wielu osób z zewnątrz, kiedy nie mamy nawet pojęcia, jakie są ich preferencje”. Wysyłając ankietę w serwisie Doodle, uczestnicy spotkania mogą wybrać termin, który im odpowiada; Beth może nawet wyznaczyć termin na udzielenie odpowiedzi, dzięki czemu nie musi czekać na potwierdzenia udziału.

Rekrutacja jest prosta, gdy planujesz spotkania za pomocą Doodle

Jak każdy specjalista ds. kadr, Beth wie, że proces rekrutacji wiąże się z dużym nakładem pracy administracyjnej i wymaga wielu spotkań. Oprócz samego ustalania terminów rozmów kwalifikacyjnych każdy nowy pracownik musi zostać zatwierdzony przez różne zainteresowane strony, co może oznaczać tylko jedno: jeszcze więcej spotkań.

W Domu Ronalda McDonalda nowi pracownicy muszą nie tylko uzyskać zgodę działu kadr, ale także zostać zatwierdzeni przez zarząd. Beth korzysta z aplikacji Doodle zarówno do organizowania poszczególnych rund rozmów kwalifikacyjnych, jak i do usprawnienia spotkań następczych niezbędnych do podjęcia decyzji w sprawie każdego nowego pracownika.

Od organizowania posiedzeń zarządu i planowania szkoleń po zarządzanie procesem rekrutacji – dzięki Doodle Beth oszczędza wiele godzin pracy. A w organizacji non-profit, która działa bez zewnętrznego finansowania, liczy się każda godzina!

Przykłady zastosowań: Rekrutacja, spotkania zespołów, zewnętrzni interesariusze, rozmowy indywidualne, szkolenia, posiedzenia zarządu