Jak organizacja medyczna typu non-profit osiągnęła swoje cele i zachowała oszczędność dzięki Doodle
Doodle pomaga organizacji medycznej typu non-profit osiągać cele i utrzymywać efektywność działania.
Chcesz lepiej wykorzystać swój czas? Porozmawiaj o tym z ekspertem Doodle.
Badanie dotyczące doświadczeń użytkowników serwisu Doodle
Firma Doodle nawiązała współpracę z medyczną organizacją non-profit, której celem jest łączenie badań i innowacji w dziedzinie opieki onkologicznej z lekarzami praktykującymi w całym kraju poprzez organizowanie szkoleń w ramach ustawicznego kształcenia medycznego oraz wydarzeń we wszystkich placówkach należących do jej sieci. To ważna działalność – a żadna z tych inicjatyw nie mogłaby się odbyć bez precyzyjnego i skutecznego planowania.
Rozmawialiśmy z Erikiem Frederickiem, osobą odpowiedzialną za kontakty z sieciami zewnętrznymi w tej organizacji non-profit, na temat tego, jak Doodle Premium uproszczyło proces planowania.
Płynnie zarządzaj spotkaniami w różnych kalendarzach i programach.
Erik stoi przed typowym wyzwaniem dla organizacje non-profit współpraca z wieloma zewnętrznymi interesariuszami: dostęp do kalendarzy. Planowanie wydarzeń wiąże się z zapraszaniem lekarzy i nauczycieli z różnych instytucji do ośrodków w sześciu różnych stanach: zazwyczaj mamy tu do czynienia z wieloma kalendarzami i niekompatybilnym oprogramowaniem! Przed wprowadzeniem serwisu Doodle jedynym sposobem na ustalenie terminu spotkania była długa wymiana wiadomości e-mailowych.
Erik opisał to jako „…żonglowanie kalendarzami… dostosowywanie harmonogramów”. Dzięki aplikacji Doodle Erik może uniknąć ciągłej wymiany e-maili. A gdy termin zostanie potwierdzony, spotkanie automatycznie synchronizuje się we wszystkich kalendarzach uczestników.
Doodle ułatwia planowanie wizyt lekarskich
Jako koordynator w medycznej organizacji non-profit Erik musi zmierzyć się z kolejnym wyzwaniem związanym z planowaniem – pracą z kalendarzami lekarzy, które słyną z tego, że są bardzo napięte. Kalendarze większości lekarzy są wypełnione dniami przyjęć; co więcej, nie ma możliwości zmiany terminu żadnego z tych dni w okresie trzech miesięcy. W rezultacie większość spotkań organizowana jest z bardzo dużym wyprzedzeniem. Ankiety Doodle usprawniły proces planowania spotkań nawet z dziewięciomiesięcznym wyprzedzeniem; Pulpit nawigacyjny Doodle zawiera przejrzyste podsumowanie wszystkich przyszłych spotkań, a nie tylko tych zaplanowanych na najbliższy tydzień lub miesiąc.
„Ponieważ wielu lekarzy, przynajmniej tutaj, nie powinno umawiać żadnych wizyt w ciągu najbliższych trzech miesięcy… To właśnie jeden z głównych powodów, dla których ja też z tego korzystam.”
Płynnie włącz Doodle do metodologii lean.
Okazało się, że Doodle doskonale wpisuje się w wewnętrzne zaangażowanie tej organizacji non-profit w stosowanie metodologii lean – metodologii biznesowej mającej na celu zwiększanie wartości dla klientów poprzez ciągłą optymalizację procesów w miejscu pracy.
„Przed wprowadzeniem Doodle’a” – mówi Erik – „planowanie… było dla grupy jedną z bardziej uciążliwych czynności: trzeba było przeglądać harmonogram, ustalać terminy i realizować te działania edukacyjne, więc obecnie jest to jedna z największych zmian na lepsze, która eliminuje wiele marnotrawstwa i wnosi wartość dodaną do całego procesu”.
Przykłady zastosowań: spotkania zespołowe, rozmowy z zewnętrznymi interesariuszami, rozmowy indywidualne, szkolenia, umawianie spotkań
