Jak agencja federalna przyspieszyła setki konsultacji dotyczących dotacji dzięki Doodle

Współpraca ma kluczowe znaczenie, gdy agencje rządowe współpracują z lokalnymi społecznościami. Darion Mayhorn z agencji rządowej podlegającej Departamentowi Spraw Wewnętrznych opowiedział nam o tym, jak serwis Doodle usprawnia organizację spotkań, które pozwalają uruchomić lokalne inicjatywy środowiskowe.

Radzenie sobie z dużą liczbą spotkań poza firmą jest trudne

Każdego roku agencja otrzymuje do 70 milionów dolarów w ramach funduszy federalnych, które następnie przeznacza na dotacje dla lokalnych wnioskodawców. Wnioskodawcy, których wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie, muszą wziąć udział w spotkaniu wprowadzającym dotyczącym pomocy finansowej. Agencja przykłada dużą wagę do przeprowadzenia rozmów podsumowujących z wnioskodawcami, których wnioski nie zostały rozpatrzone pozytywnie.

Darion mówi: „Organizujemy coś, co nazywamy spotkaniami podsumowującymi. Rozmawiamy z nimi przez telefon, omawiamy z nimi aplikacje i wskazujemy, jakie są możliwości poprawy”. Planowanie tak dużej liczby zewnętrznych konsultacji indywidualnych stanowiło poważny problem, dopóki agencja nie zaczęła korzystać z serwisu Doodle.

Zorganizuj setki spotkań w ciągu kilku minut

Wcześniej Doodle Premium, agencja organizowała swoje spotkania w starym stylu: „…ktoś przeglądał nasze kalendarze, proponował kilka różnych terminów, a potem wysyłał je wszystkim e-mailem… To było po prostu strasznie uciążliwe – ta cała zabawa w przesyłanie wiadomości e-mail tam i z powrotem”.

Dzięki oszczędności czasu wynikającej z korzystania z Doodle Premium zespół agencji może skupić się na swojej prawdziwej pracy: współpracy z lokalnymi społecznościami przy wdrażaniu inicjatyw środowiskowych. Jak mówi Darion: „To pozwala nam skupić się na tym, na czym naprawdę powinniśmy się skupić”.

Doodle 1:1 przyspiesza konsultacje z partnerami zewnętrznymi i klientami

Niezależnie od tego, czy chodzi o omówienie z wybranym wnioskodawcą kwestii logistycznych związanych z dotacją, czy też o doradztwo dla wnioskodawcy, którego wniosek nie został rozpatrzony pozytywnie, w zakresie tego, jak ulepszyć swój wniosek o dofinansowanie, większość spotkań agencji to spotkania indywidualne z zewnętrznymi interesariuszami. Funkcja Doodle 1:1 pozwala agencji w prosty i elastyczny sposób organizować wiele indywidualnych spotkań z podmiotami zewnętrznymi. Według Dariona: „......funkcja spotkań 1:1 okazała się najlepsza... sprawdziła się naprawdę dobrze”.

Przykłady zastosowań: Spotkania zespołowe, rozmowy z zewnętrznymi interesariuszami, rozmowy indywidualne, spotkania