W jaki sposób miasto Arvada usprawniło koordynację spotkań, aby sprostać potrzebom rozwijającego się miasta

Badanie dotyczące doświadczeń użytkowników serwisu Doodle

Niewielki zespół w Radzie Miasta Arvada w stanie Kolorado ma za zadanie zaspokajać różnorodne potrzeby ponad 100 000 mieszkańców Arvady, zajmując się wszystkim – od służb policyjnych po inicjatywy na rzecz zrównoważonego rozwoju. Kiedy rozmawialiśmy z Charise Canales, specjalistką ds. współpracy ze społecznością lokalną w biurze burmistrza Arvady, otwarcie przyznała, jak ważną rolę w jej codziennej pracy odgrywają spotkania.

Powiedziała nam, że jej praca „zazwyczaj polega na koordynowaniu wielu spotkań – tak jak w przypadku każdej pracy w urzędzie miejskim”. Co więcej, wiele z tych spotkań odbywa się z zewnętrznymi interesariuszami, niezależnie od tego, czy są to partnerzy biznesowi, czy zwykli obywatele.

Częste organizowanie spotkań z różnorodnymi grupami zaproszonych gości z zewnątrz może szybko stać się prawdziwym wyzwaniem przy planowaniu harmonogramu. Jednak miasto Arvada usprawnia proces planowania dzięki Doodle Premium. „Często korzystamy z Doodle’a” – powiedziała Charise.

Doodle pozwala na płynne planowanie spotkań zewnętrznych w różnych programach kalendarzowych

Umówienie spotkań wewnętrznych w Urzędzie Miasta Arvada jest łatwe, ponieważ wszyscy pracownicy korzystają z tego samego kalendarza. Charise wyjaśnia: „Wystarczy otworzyć kalendarze wszystkich osób i znaleźć wolny termin”. Spotkania z zewnętrznymi interesariuszami były kiedyś większym wyzwaniem.

Charise pamięta, jak próbowała organizować duże spotkania z udziałem osób z zewnątrz za pośrednictwem poczty elektronicznej: „To była po prostu niekończąca się wymiana wiadomości, na przykład: »Ten termin mi pasuje – ale tej osobie już nie«. To były mroczne czasy”. A teraz? „Jeśli chodzi o zewnętrznych interesariuszy” – mówi Charise – „wtedy korzystamy z Doodle”.

Dzięki usłudze Doodle Premium, gdy szybka ankieta w serwisie Doodle pozwoli ustalić termin spotkania, jest on automatycznie wpisywany do kalendarzy uczestników. Charise szacuje, że jej zespół oszczędza 3 godziny tygodniowo teraz, gdy zaczęli umawiać spotkania zewnętrzne za pomocą planu zespołowego Doodle.

Rozpoczęcie spisu powszechnego z 2020 roku

Im większy projekt, tym większym wyzwaniem może być planowanie spotkań. A trudno o projekt większy niż spis ludności w mieście! W biurze zarządcy miasta pracownicy przygotowują się do spisu powszechnego w 2020 roku. Na początek tworzą Komitet ds. Pełnego Spisu, składający się z około 70 liderów społeczności, którego zadaniem jest podnoszenie świadomości na temat spisu powszechnego w Arvadzie.

Jak przyznaje Charise, „zgromadzenie tak dużej liczby osób w jednym pomieszczeniu to nie lada wyzwanie”. Jednak dzięki Doodle Premium udało im się szybko zabrać się do pracy i już z powodzeniem zaplanowali oraz przeprowadzili pierwsze szkolenie Komitetu. Kiedy nadejdzie czas na kolejne spotkanie z Komitetem ds. Pełnego Spisu Ludności, wybór będzie oczywisty: ponownie skorzystają z Doodle.

Przypomnienia to prawdziwy przełom

Kiedy uczestnicy nie odpowiadają na zaproszenia na spotkania, indywidualne kontaktowanie się z nimi w tej sprawie wymaga sporo wysiłku. Dla Charise przypominanie ludziom o potwierdzeniu dostępności na spotkanie było kiedyś czasochłonnym i frustrującym zadaniem.

„Zwłaszcza” – mówi – „gdy organizowaliśmy naprawdę duże spotkania, a udawało mi się uzyskać odpowiedź tylko od kilku osób”. Ale dzięki Doodle Premium, może ustalać terminy w każdym wysyłanym zaproszeniu na spotkanie oraz wysyłać automatyczne przypomnienia do wszystkich osób, które nie wypełniły ankiety – bez żadnego dodatkowego wysiłku z jej strony.

Przykłady zastosowań: Spotkania zespołowe, rozmowy z zewnętrznymi interesariuszami, indywidualne rozmowy, szkolenia