Hur staden Arvada förbättrade samordningen av möten för att möta behoven i en stad i tillväxt
Doodle hjälper dem att organisera möten med upp till 70 deltagare för sin kommitté för fullständig folkräkning, för att säkerställa en lyckad folkräkning.
Är du redo att få ut mer av din tid? Diskutera saken med en Doodle-expert.
En studie av användarupplevelsen med Doodle
Det lilla teamet vid kommunfullmäktige i Arvada, Colorado, har till uppgift att tillgodose de mångfacetterade kommunala behoven hos Arvadas drygt 100 000 invånare och sköta allt från polistjänster till hållbarhetsinitiativ. När vi pratade med Charise Canales, ansvarig för grannskapsengagemang vid Arvadas stadsförvaltning, var hon tydlig med vilken viktig roll möten spelar i hennes vardag.
Hon berättade för oss att hennes arbetsuppgifter ”vanligtvis innebär att samordna många möten – precis som i alla kommunala tjänster”. Dessutom handlar många av dessa möten om samverkan med externa intressenter, vare sig det gäller företagspartners eller enskilda medborgare.
Att hålla regelbundna möten med olika grupper av externa inbjudna gäster kan snabbt leda till problem med schemaläggningen. Men staden Arvada effektiviserar sin schemaläggning med Doodle Premium. ”Vi använder Doodle hela tiden”, sa Charise.
Doodle går det smidigt att boka in externa möten i olika kalenderprogram
Det är enkelt att boka interna möten inom Arvada kommun eftersom alla på kontoret använder samma kalender. Charise förklarar: ”Vi kan helt enkelt öppna allas kalendrar och hitta ett ledigt tidsfönster.” Möten med externa intressenter brukade vara mer krävande.
Charise minns hur hon försökte organisera stora möten med externa parter via e-post: ”Det blev bara en massa fram och tillbaka, typ: ’Den här tiden passar mig – men inte den här personen. Det var verkligen en mörk tid.” Och nu? ”När det gäller externa intressenter”, säger Charise, ”då använder vi Doodle.”
Med Doodle Premium läggs mötestiden automatiskt in i deltagarnas kalendrar så snart en snabb Doodle-omröstning har fastställt den. Charise uppskattar att hennes team sparar 3 timmar i veckan nu när de har börjat boka externa möten via ett Doodle-teampaket.
Startskottet för folkräkningen 2020
Ju större projektet är, desto mer huvudbry kan mötesplaneringen innebära. Och det finns knappast något större projekt än en folkräkning i staden! På stadsförvaltarens kontor förbereder sig personalen inför folkräkningen 2020. För att sätta igång arbetet bildar de en kommitté för fullständig folkräkning, bestående av cirka 70 lokala ledare, för att öka medvetenheten om folkräkningen i Arvada.
Som Charise medger: ”Att samla så många människor i ett rum är en utmaning”. Men tack vare Doodle Premium har de snabbt kunnat sätta igång, och de har redan lyckats planera och genomföra kommitténs första utbildningstillfälle. Nästa gång det är dags att samordna med Complete Count-kommittén är valet självklart: de kommer att använda Doodle igen.
Påminnelser förändrar allt
När deltagarna inte svarar på mötesinbjudningar blir det mycket arbete att kontakta dem en och en. För Charise brukade det vara en tidskrävande och frustrerande uppgift att påminna folk om att bekräfta när de kunde delta i mötet.
”Särskilt”, säger hon, ”när vi hade riktigt stora möten och jag bara fick ett par personer att svara.” Men med Doodle Premium, kan hon ange tidsfrister i varje mötesinbjudan hon skickar ut och skicka automatiska påminnelser till alla som inte har svarat på omröstningen – utan att det innebär något extra arbete för henne.
Användningsfall: Teammöten, externa intressenter, enskilda samtal, utbildningar
