Hur en federal myndighet effektiviserade hundratals samråd om bidrag med hjälp av Doodle

När statliga myndigheter samarbetar med lokalsamhällen är samverkan avgörande. Darion Mayhorn från en myndighet inom inrikesdepartementet berättade för oss om hur Doodle effektiviserar möten som får lokala miljöinitiativ att komma igång.

Det är svårt att hantera ett stort antal externa möten

Varje år erhåller myndigheten upp till 70 miljoner dollar i federala anslag, som den sedan fördelar till lokala bidragssökande. De som beviljas bidrag måste delta i ett introduktionsmöte om ekonomiskt stöd. Myndigheten lägger stor vikt vid att följa upp med de sökande som inte beviljats bidrag.

Darion säger: ”Vi har något som vi kallar ’debriefingar’. Vi ringer upp dem och går igenom applikationerna med dem, samt vilka möjligheter till förbättringar som finns.” Att boka in externa enskilda konsultationer i den här omfattningen var ett stort problem tills byrån började använda Doodle.

Ordna hundratals möten på några minuter

Innan Doodle Premium, byrån organiserade sina möten på det gammaldags sättet: ”...det var någon som tittade i våra kalendrar, föreslog en massa olika tidpunkter och sedan skickade ut dem via e-post till alla... Det var helt enkelt oerhört omständligt, det här med att spela den här leken med e-postväxling.”

Tack vare den tid som teamet på byrån sparar genom att använda Doodle Premium kan de fokusera på sitt egentliga arbete: att samarbeta med lokalsamhällena för att genomföra miljöinitiativ. Darion säger: ”Det gör att vi kan fokusera på det som vi verkligen behöver fokusera på.”

Doodle 1:1 effektiviserar samråden med externa samarbetspartner och kunder

Oavsett om de hjälper en godkänd sökande med de praktiska detaljerna kring bidraget eller ger råd till en sökande som inte fått beviljat bidrag om hur denne kan förbättra sin ansökan, består majoriteten av myndighetens möten av 1:1-möten med externa intressenter. Med Doodle 1:1 kan myndigheten enkelt och flexibelt boka flera externa 1:1-möten. Enligt Darion: ”......har 1:1-funktionen faktiskt varit den bästa... den har fungerat riktigt bra.”

Användningsfall: Teammöten, externa intressenter, enskilda samtal, möten