आर्वाडा शहर ने एक बढ़ते शहर की सेवा करने के लिए बैठक समन्वय में कैसे सुधार किया

एक Doodle उपयोगकर्ता अनुभव अध्ययन

कोलोराडो के अर्वाडा नगर परिषद की छोटी टीम को अर्वाडा के 100,000 से अधिक निवासियों की विविध नगरपालिका संबंधी आवश्यकताओं को पूरा करने का कार्य सौंपा गया है, जिसमें पुलिस सेवाओं से लेकर सततता पहलों तक सब कुछ शामिल है। जब हमने अर्वाडा के सिटी मैनेजर कार्यालय में पड़ोस संलग्नता अधिकारी चैरिसे कैनालेस से बात की, तो उन्होंने अपने दैनिक कार्यों में बैठकों की महत्वपूर्ण भूमिका के बारे में खुलकर बताया।

उसने हमें बताया कि उसकी भूमिका 'आमतौर पर कई बैठकों का समन्वय करने में शामिल होती है – ठीक वैसे ही जैसे किसी भी नगरपालिका की नौकरी में होती है।' इसके अलावा, इनमें से कई बैठकें बाहरी हितधारकों के साथ होती हैं, चाहे वे कॉर्पोरेट सहयोगी हों या निजी नागरिक।

विभिन्न बाहरी आमंत्रित समूहों के साथ बार-बार बैठकें आयोजित करने से जल्दी ही शेड्यूलिंग में सिरदर्द हो सकता है। लेकिन अर्वाडा शहर अपनी शेड्यूलिंग को के साथ सुव्यवस्थित करता है। Doodle Premium. "We use Doodle constantly." चैरिस ने कहा।

Doodle बाहरी बैठकों के लिए कैलेंडर सॉफ़्टवेयर में सहज अनुसूचीकरण सक्षम करता है।

अर्वाडा शहर में आंतरिक बैठकें निर्धारित करना आसान है क्योंकि कार्यालय में हर कोई एक ही कैलेंडर का उपयोग करता है। चैरीस बताती हैं, "हम बस सभी के कैलेंडर खोलकर कोई खाली समय ढूंढ सकते हैं।" बाहरी हितधारकों के साथ बैठकें पहले अधिक चुनौतीपूर्ण हुआ करती थीं।

चैरीस को ईमेल के माध्यम से बड़ी बाहरी बैठकों का आयोजन करने की कोशिश करना याद है: 'यह बस बहुत सारे आदान-प्रदान जैसा था, जैसे, इस बार यह मेरे लिए ठीक है - लेकिन इस व्यक्ति के लिए नहीं। वे अंधकार युग थे।' अब? 'अगर बाहरी हितधारक हैं,' चैरिसे कहती हैं, 'तब हम Doodle का इस्तेमाल करते हैं।'

Doodle Premium के साथ, एक त्वरित Doodle पोल द्वारा बैठक का समय तय होने के बाद, यह स्वचालित रूप से प्रतिभागियों के कैलेंडर में दर्ज हो जाता है। Charise का अनुमान है कि उसकी टीम हर हफ्ते 3 घंटे बचाती है। अब जब वे बाहरी बैठकों को Doodle टीम प्लान के माध्यम से निर्धारित करने पर स्विच कर चुके हैं।

2020 जनगणना की शुरुआत

परियोजना जितनी बड़ी होगी, बैठक की योजना बनाना उतना ही सिरदर्द बन सकता है। और शहर की जनगणना से बड़ी परियोजना शायद ही कोई होगी! सिटी मैनेजर के कार्यालय में कर्मचारी 2020 की जनगणना की तैयारी कर रहे हैं। काम शुरू करने के लिए, वे अर्वाडा में जनगणना जागरूकता बढ़ाने के लिए लगभग 70 सामुदायिक नेताओं की एक पूर्ण गणना समिति बना रहे हैं।

जैसा कि चैरिस स्वीकार करती हैं, 'इतने सारे लोगों को एक कमरे में लाना एक चुनौती है'। लेकिन Doodle Premium ने उन्हें जल्दी से काम शुरू करने की सुविधा दी, और उन्होंने पहले ही सफलतापूर्वक समिति का पहला प्रशिक्षण सत्र निर्धारित और आयोजित कर लिया है। जब अगली बार कम्प्लीट काउंट कमिटी के साथ संपर्क करने का समय आएगा, तो इसमें कोई सोच-विचार नहीं: वे फिर से Doodle का उपयोग करेंगे।

रिमाइंडर जीवन बदल देते हैं।

जब प्रतिभागी बैठक निमंत्रण अनुरोधों का जवाब नहीं देते, तो उन्हें व्यक्तिगत रूप से फॉलो-अप करना बहुत मेहनत का काम होता है। चैरिस के लिए लोगों को उनकी बैठक की उपलब्धता की पुष्टि करने के लिए याद दिलाना समय-साध्य और निराशाजनक कार्य हुआ करता था।

'विशेष रूप से,' वह कहती हैं, 'जब हमारी बैठकें वास्तव में बड़ी होती थीं और मैं केवल कुछ ही लोगों को प्रतिक्रिया देने के लिए मना पाती थी।' लेकिन के साथ Doodle Premium, वह हर मीटिंग निमंत्रण अनुरोध के साथ समय-सीमा निर्धारित कर सकती है, और बिना किसी अतिरिक्त काम के उन सभी को स्वचालित अनुस्मारक भेज सकती है जिन्होंने पोल नहीं भरा है।

उपयोग के मामले: टीम बैठकें, बाहरी हितधारक, एक-एक बैठकें, प्रशिक्षण सत्र