7 tips om docenten op koers te houden

Eerlijk gezegd heb ik me altijd voorgesteld dat professoren en docenten een makkelijk academisch leven leiden. Ze stappen even een collegezaal binnen en geven een topcollege. Ze slenteren door de gangen en maken grapjes met andere docenten. Ze drinken gezellig wat met een paar van hun favoriete studenten, terwijl ze lyrisch vertellen over de rol van het postmodernisme in De slinger van Foucault. Daarna besteden ze hun werktijd aan het stimuleren van een briljante, maar onbegrepen geest.

Oké, mijn beeld van docenten is voor een groot deel gebaseerd op het personage van Robin Williams in Good Will Hunting. Het lijkt erop dat Hollywood het, niet voor het eerst, misschien een beetje bij het verkeerde eind heeft. Onderzoek Uit onderzoek dat jarenlang aan de Boise State University is uitgevoerd, bleek dat docenten gemiddeld meer dan 60 uur per week werken, waarvan 10 uur verdeeld over zaterdag en zondag. Minder dan de helft van die tijd gaat naar lesgeven, terwijl de andere administratieve taken zich maar blijven opstapelen.

Dit is ook geen probleem dat alleen Boise betreft, of zelfs maar een Amerikaans probleem. Meer dan de helft Een groot deel van de docenten aan Chinese universiteiten ervaart veel werkgerelateerde stress, waarbij assistent-professoren en universitair hoofddocenten zelfs nog meer stress hebben dan degenen met een vaste aanstelling.

Docenten gaan ten onder in een zee van colleges, groepsbijeenkomsten, spreekuren, administratieve vergaderingen, voorbereidingen, het nakijken van proefwerken, het publiceren van hun onderzoek en het bijwonen van vakgerelateerde evenementen. Wat kunnen ze dan doen om die werkdruk wat te verlichten?

1: Besteed tijd aan het plannen van je tijd

Docenten besteden elke week uren aan het voorbereiden van colleges en lessen. Dat zouden ze ook moeten doen met hun agenda’s.

• Neem elk weekend een uurtje de tijd om je komende week te plannen.

• Maak je het tijdblokkeren eigen. Reserveer elke dag tijd in je agenda voor e-mails, lunch, koffiepauzes, spreekuren en andere verplichtingen.

• Geef je privéleven, ontspanning en persoonlijke ontwikkeling dezelfde prioriteit en reserveer ook hiervoor tijd in je agenda.

• Maak een gedetailleerde takenlijst voor vandaag, deze week en dit semester.

Door deze tijdvakken in te plannen en te reserveren, zorg je ervoor dat je tijd niet door andere zaken wordt ingepikt en verminder je de beslissingsmoeheid door je steeds weer aan te passen aan nieuwe, onverwachte taken.

2: Focus op groepen

Een voordeel van een gedetailleerd schema is dat je hiermee op de afgelopen weken kunt terugkijken en precies kunt analyseren hoe je je tijd hebt besteed. Hoeveel uur heb je bijvoorbeeld besteed aan één-op-één-gesprekken, met masterstudenten of andere docenten? Zouden sommige van die bijeenkomsten in kleine groepjes kunnen worden ondergebracht?

Spreekuren zijn een vast onderdeel van het studentenleven geworden. Toch zijn er steeds meer aanwijzingen dat kleine groepen bieden veel van dezelfde voordelen als individuele gesprekken en stimuleren ze meer discussie. Als docenten proactief het initiatief nemen om groepsbijeenkomsten Met een groep van vijf tot acht studenten kunnen ze veel van de tijd en herhaling van individuele sessies vermijden.

Diezelfde redenering geldt ook voor ontmoetingen met andere docenten. Zou een kleine, regelmatige afdelingsvergadering of een wekelijks praatje tijdens de lunch veel van die informele individuele ontmoetingen en spontane bezoekjes die doordeweeks plaatsvinden, kunnen voorkomen?

Natuurlijk, een geschikt moment vinden Het kan voor iedereen lastiger zijn om een groepsbijeenkomst bij te wonen, maar met planningssoftware kun je deze sessies snel en makkelijk inplannen.

3: Zet in op technologie

Over online tools gesproken: docenten die technologie omarmen, zullen merken dat ze hun tijd veel beter kunnen benutten.

• Gebruik planningssoftware om één-op-één-gesprekken en groepsbijeenkomsten eenvoudig in te plannen en er daarna geen omkijken meer naar te hebben. Zo voorkom je dat je uren kwijtraakt aan het gebruikelijke heen-en-weer-gemail dat nodig is om zelfs de meest eenvoudige vergadering te organiseren.

• Door de coronamaatregelen zijn bepaalde werkwijzen op de voorgrond getreden, en zelfs als we weer terugkeren naar de normale gang van zaken, zouden ze een belangrijke rol moeten blijven spelen in het academische leven. Grote faculteitsvergaderingen zijn bijvoorbeeld makkelijker in te plannen als deelnemers niet fysiek aanwezig hoeven te zijn en er geen tijd verloren gaat met het heen en weer rennen tussen verschillende vergaderlocaties.

• Gebruik een communicatieplatform, zoals Slack, om contact te houden en belangrijke berichten door te geven aan je verschillende studenten- en docentengroepen. Door vragen te beantwoorden op een manier die voor iedereen zichtbaar is, hoef je niet steeds gevraagd te worden naar de deadline voor dat het artikel 40 keer. Als er een open realtime communicatiekanaal is tussen student en docent, worden er waarschijnlijk meer vragen online beantwoord dan tijdens langdurige één-op-één-gesprekken, terwijl studenten antwoord krijgen wanneer ze dat nodig hebben.

• Neem je belangrijkste lessen op, zodat studenten ze nog eens kunnen bekijken als ze zich op examens voorbereiden, ze kunnen inhalen als ze ze de eerste keer gemist hebben, en de opnames zelfs kunnen gebruiken voor toekomstige groepen, zodat je niet steeds hetzelfde hoeft te herhalen.

Een waarschuwing: maak niet te veel gebruik van technologie en besteed geen uren aan het uitpluizen van de fijne kneepjes van verschillende tools – dat gaat voorbij aan het doel. Ga op zoek naar gebruiksvriendelijke tools die je direct tijd besparen.

4: Ontdek je tijdverslinders

Probeer eens (eerlijk) een paar weken lang al je tijd bij te houden in een freemium-app zoals Toggl of Clockify, om precies te zien hoe je je tijd besteedt, vergeleken met hoe je denkt of van plan bent je tijd te besteden. Dat helpt je om veelvoorkomende tijdverspillers te herkennen en strategieën te bedenken om ze aan te pakken, zoals:

• Elke keer dat je koffie gaat drinken, gezellig bijpraten

• Telefoontjes aannemen

• Uitstellen

• Op zoek naar spullen, boeken of bestanden (zowel fysiek als virtueel) omdat het allemaal niet zo goed georganiseerd is

• Vragen beantwoorden na colleges en lessen

• Omgaan met spontane bezoekers

5: Leer prioriteiten te stellen

De ondernemer Ryan Blair wordt gezien als de bedenker van deze Instagramwaardige uitspraak: „Als het belangrijk is, vind je wel een manier. Zo niet, dan vind je wel een excuus.” In grote meligheid schuilt grote waarheid.

Hoe goed ben je in het stellen van prioriteiten? Uit onderzoek blijkt dat de meesten van ons de neiging hebben om geef prioriteit aan wat dringend is geef prioriteit aan wat dringend is in plaats van wat belangrijk is. Als je er niet van nature goed in bent de kunst van het prioriteiten stellen, is het cruciaal om een systeem te hebben waarmee je prioriteiten kunt stellen tussen die twee. Zonder prioriteiten wordt alles noodzakelijk, en zo loopt de stress steeds verder op en verdwijnt de balans tussen werk en privé naar de achtergrond.

Een veelgebruikte methode is de Eisenhower-matrix, bekend geworden door de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. Bij deze methode vallen alle taken in een van de volgende vier categorieën:

• Belangrijk, met een deadline:

  Deze hebben een grote impact en moeten als eerste worden aangepakt.

• Belangrijk, zonder deadline:

  Ook belangrijk: maak een tijdlijn en plan wanneer je dit allemaal gaat doen.

• Niet belangrijk als er een deadline is:

  Probeer deze taken aan iemand anders te delegeren.

Nog een handige truc die je, als je hem eenmaal onder de knie hebt, heel veel tijd bespaart, is nog eenvoudiger. Leer ‘nee’ te zeggen.

6: Haal het maximale uit je planning

Docenten besteden zo’n 12 procent van hun week – meer dan zeven uur – aan het voorbereiden van colleges en lessen. Met een paar kleine aanpassingen kun je makkelijk een paar van die uren per week besparen, wat in de loop van een jaar kan oplopen tot wel 60 uur van een volledige werkweek.

• Stel een tijdslimiet in voor het voorbereiden van een les. Als je rekening houdt met de tijd voor discussie, kun je maar een beperkte hoeveelheid stof in een uur of twee behandelen. Als je te veel voorbereidt, gaat er waarschijnlijk iets verloren in plaats van dat je het naar de volgende les meeneemt.

• Als je school geen sjablonen aanbiedt voor lesnotities, presentaties of het opstellen van opdrachten, besteed dan voor elk semester een paar uur aan het maken van je eigen sjablonen. Gebruik die vervolgens het hele jaar door consequent.

• Maak je er niet te druk om. Als je die cursus al eens eerder hebt gegeven, of zelfs maar lesmateriaal hebt van een andere docent die die cursus heeft gegeven, gebruik dat dan gerust. Je hoeft het niet helemaal opnieuw uit te vinden, alleen maar om origineel over te komen.

• Spreid de data van je toetsen en tentamens over het hele semester, zodat je niet wekenlang in een beoordelingshel vastzit.

• Zorg ervoor dat je in alle cursussen die je geeft een paar rustige lessen inplant. Dat kunnen opnames zijn van eerdere colleges die je hebt gegeven, het bekijken van videomateriaal of algemene klassikale discussies over het onderwerp. Door hier en daar een ‘rustige’ voorbereidingsweek in te bouwen, krijg je wat ademruimte.

7: Word een tijdmanagementgoeroe

Je bent al een expert op je vakgebied, en daarom maak je deel uit van de faculteit van een instelling voor hoger onderwijs. Maar voeg daar nog een specialisme aan toe: tijdmanagement. Met een paar simpele tips en trucs zul je merken dat je efficiëntie bijna van de ene op de andere dag toeneemt: Doe meer online vergaderingen.

• Doe meer online vergaderingen. Ze zijn meestal wat beknopter en je bespaart de tijd die je anders vaak kwijt zou zijn aan het lopen tussen vergaderingen door.

• Als je taken uitvoert waarvoor je je helemaal moet concentreren, zet dan al je meldingen en e-mailwaarschuwingen uit. Gebruik apps zoals Vrijheid, Bewust surfen of RescueTime om irrelevante websites te blokkeren of je weer aan het werk te krijgen.

• Houd stand-upvergaderingen, vooral als ze uit de losse pols zijn. Zo blijven ze korter.

• Beperk je reizen zoveel mogelijk. In deze tijd na de coronacrisis bieden veel conferenties online versies aan.

Misschien blijft het werk van een docent altijd een kwestie van jongleren met colleges, voorbereiding, onderzoek, het welzijn van studenten en administratie. Zelfs Dr. Sean Maguire, gespeeld door Robin Williams, had het niet zo makkelijk. Maar met een paar productiviteitstips uit het bedrijfsleven kunnen academici een deel van die 60 uur per week weer voor zichzelf terugwinnen. En misschien krijg je zelfs af en toe een weekend vrij.

Lees onze whitepaper, “Doodle Success Stories,” om te ontdekken hoe hogescholen en universiteiten Doodle hebben gebruikt om hun tijdmanagement te verbeteren.