Online teamvergaderingen voor beginners: hoe maak je er iets bijzonders van?

De lockdown vanwege COVID-19 heeft de het tijdperk van de virtuele vergadering. Natuurlijk, tools voor videoconferenties bestaan al een tijdje. Maar de populariteit van deze tools is de afgelopen maanden echt explosief gestegen.

Als je team net is begonnen met het gebruik van Zoom of een ander videoconferentietool hebt gebruikt de afgelopen maanden, ben je waarschijnlijk tegen allerlei uitdagingen aangelopen. Storend geklets, gebrek aan betrokkenheid, problemen met de planning, technische storingen… dit alles (en nog veel meer) kan je virtuele vergaderingen in een mum van tijd helemaal in de war sturen.

Het spreekt voor zich dat dit niet goed is voor de zaken. Met dat alles in gedachten wil je er alles aan doen om ervoor te zorgen dat je virtuele vergaderingen volgens plan verlopen – en dat je team alles uit elke vergadering haalt wat ze nodig hebben.

In het algemeen gaat het om het volgende:

• Ervoor zorgen dat alle deelnemers tijdens je vergaderingen op één lijn blijven

• De tijd van je team tijdens elke vergadering efficiënt benutten

• Ervoor zorgen dat alle deelnemers aan het einde van elke vergadering precies weten hoe ze verder moeten gaan

In dit artikel bespreken we de belangrijkste uitdagingen waarmee teams te maken krijgen bij het houden van virtuele vergaderingen – en gaan we dieper in op de beste manieren om die te overwinnen.

Uitdaging bij virtuele vergaderingen: efficiënte acceptatie door gebruikers

Over het algemeen zijn de meeste tools voor vergaderen op afstand erop gericht om zo gebruiksvriendelijk mogelijk te zijn. Maar dat betekent niet dat je team meteen aan de slag kan met de nieuwe software die je net hebt geïntroduceerd. Zelfs je meest technisch onderlegde teamleden kunnen in de war raken als ze geen goede begeleiding krijgen over hoe ze het meeste uit de tool kunnen halen.

Zorg voor een uitgebreide onboarding-ervaring

Je teamleden moeten eerst leren hoe ze je nieuwe videoconferentietool moeten gebruiken, voordat ze op een productieve manier aan virtuele vergaderingen kunnen deelnemen.

Zonder deze stap krijg je waarschijnlijk met allerlei problemen te maken – van medewerkers die geen toegang meer krijgen tot vergaderingen tot teamleden die zichzelf per ongeluk voor de hele duur in een aardappel veranderen.

Even serieus nu, je softwareleverancier biedt waarschijnlijk een paar hoe goed nieuwe gebruikers worden ingewerkt – en je wilt optimaal gebruikmaken van de instructies die ze bieden.

Toch moet je ook je eigen intern een proces om je teamleden vertrouwd te maken met je nieuwe software. Hierbij wil je de aandacht van je medewerkers richten op de functies en mogelijkheden die je het meest gaat gebruiken. Omgekeerd, je niet Je wilt je gebruikers niet overweldigen door geavanceerde functies te introduceren waar ze op dit moment misschien nog niets van hoeven te weten.

Het punt is: ga er niet zomaar vanuit dat je team je videoconferentietool meteen onder de knie heeft. Leer eerst zelf hoe je het meeste uit de tool kunt halen – en geef je team daarna alle informatie die ze nodig hebben om aan de slag te gaan.

Zorg ervoor dat de interface vrij verkend kan worden

Naast het uitleggen aan je team hoe ze de software voor virtuele vergaderingen moeten gebruiken, is het ook goed om ze de tijd te geven om er zelf mee aan de slag te gaan.

Er is eigenlijk geen ‘juiste’ manier om dit te doen – en dat is juist de bedoeling. Door je team te laten spelen met de interface en functies van de tool, krijgen ze uit eerste hand inzicht in hoe ze die daadwerkelijk voor hun doeleinden kunnen gebruiken. Ze leren ook hoe ze een eventueel per ongeluk ingesteld ‘aardappel-filter’ op hun camera kunnen uitschakelen – wat, hoe gek het ook klinkt, zeker kan helpen om afleiding tijdens vergaderingen te minimaliseren.

Zoals we later nog zullen bespreken, kan dit betekenen dat je speciale vergaderruimtes moet inrichten die alleen bedoeld zijn voor verkennende of informele doeleinden. Op die manier kunnen je teamleden in een risicovrije omgeving vertrouwd raken met de software (in plaats van dat ze het tijdens een echte vergadering al doende moeten leren – wat op zich al afleidend kan zijn voor alle deelnemers).

Maak praktisch gebruik van de functies en mogelijkheden

Je tool voor virtuele vergaderingen biedt waarschijnlijk een aantal geavanceerde functies waar je je voordeel mee kunt doen. (We gaan straks wat dieper op deze functies in.)

Maar het zit zo: je doet dat niet nodig om deze functies de hele tijd te gebruiken. Sterker nog, dat zou je eigenlijk niet moeten doen. Zoals bij de meeste tools en technologie geldt: als je bepaalde functies alleen maar gebruikt om ze te gebruiken – zonder dat er een praktisch doel achter zit – kan dat je deelnemers overweldigen of op een andere manier afleiden.

Maar aangezien je de software inmiddels door en door kent (en je team ook de kans hebt gegeven om dat te doen), weet je precies welke functies je tijdens je vergaderingen moet gebruiken – en hoe je die precies moet inzetten om het maximale uit elke vergadering te halen.

Uitdaging bij virtuele vergaderingen: gebrek aan betrokkenheid van de deelnemers

Het is al moeilijk genoeg om je teamleden betrokken te houden tijdens een fysieke vergadering. Als je daar dan ook nog eens het werken op afstand bij optelt, wordt het alleen maar nog uitdagender.

Om te voorkomen dat je team tijdens je virtuele vergaderingen niet helemaal bij de les blijft, is het slim om een duidelijke agenda op te stellen. Dit is cruciaal voor alle vergaderingen, maar het is zeker de moeite waard om dit hier nog eens te benadrukken. Een duidelijke agenda geeft je team houvast en zorgt ervoor dat ze van begin tot eind kunnen inschatten hoe de vergadering zal verlopen.

In het kader van deze agenda wil je het volgende uitwerken:

• De onderwerpen die aan bod komen

• Wie gaat er spreken of informatie geven?

• Hoe de informatie wordt gepresenteerd

Zo krijg je ook meer grip op de vergadering. Omdat iedereen weet wat er moet gebeuren en besproken moet worden, kun je veel makkelijker zorgen dat iedereen tijdens de vergadering gefocust blijft en op koers blijft.

Tot slot kun je door voor elke vergadering een agenda op te stellen, vaststellen wat niet die op dit moment moeten worden gedaan of besproken. Misschien kom je er zelfs achter dat een volledige vergadering helemaal niet nodig is – en kun je de nodige zaken gewoon op een beknoptere, overzichtelijkere manier afhandelen.

Dat hele ‘deze vergadering had ook via e-mail gekund’-gedoe geldt nog steeds voor videoconferenties, weet je. Het is simpel. Een vergadering die zich richt op de taken die moeten worden uitgevoerd, houdt de deelnemers veel meer betrokken dan een vergadering met een vaag agendapunt of helemaal geen agenda. Concentreer je op wat je team moet weten, dan is de kans veel groter dat de informatie echt blijft hangen.

Gebruik multimedia en het gezamenlijk delen van schermen

Jouw virtuele vergaderingen moet meer zijn dan alleen een groepje mensen dat via video met elkaar praat. Als je je digitale vergaderingen boeiender en samenwerkingsgerichter wilt maken, wil je multimedia-inhoud laten zien en het delen van schermen rechtstreeks tijdens de sessie mogelijk maken.

Dit is natuurlijk veel effectiever dan de documenten of bestanden aan elke deelnemer apart te geven en ze zelf mee te laten kijken.

Hier blijft iedereen tijdens de vergadering letterlijk op dezelfde pagina. Bovendien kun je je team zelfs toestaan om aantekeningen te maken en de gepresenteerde documenten op andere manieren te bewerken – wat zorgt voor naadloze samenwerking in realtime.

Het doel van het gebruik van software voor virtuele vergaderingen is om echte, fysieke vergaderingen na te bootsen—niet gewoon om elkaar te zien en te horen praten. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om multimedia en samenwerking in je online vergaderingen te integreren, zodat je team tijdens elke sessie productief blijft.

Geef de deelnemers boeiende vragen

Met veel tools voor videoconferenties kun je tijdens vergaderingen ook vragen, polls en enquêtes aan je teamleden voorleggen.

Dit kan verschillende doelen dienen:

• Zorg ervoor dat je deelnemers betrokken blijven en stimuleer actieve deelname

• Geef je team de kans om hun inzichten over het betreffende onderwerp te delen

• Peil hoe goed je medewerkers de besproken onderwerpen begrijpen

Bovendien kun je deze vragen ook gebruiken om te achterhalen wie er misschien niet hebben tijdens de hele vergadering actief meegedaan – en kun je daar vervolgens op inspelen. Over het algemeen zorgt het inbouwen van interactieve vragen in je virtuele vergaderingen voor meer – en waardevollere – betrokkenheid van al je deelnemers.

Uitdaging bij virtuele vergaderingen: afleidingen

Volgens onze Onderzoek naar ‘Het opbouwen van klantloyaliteit op afstand’, lawaai is een van de meest onderschatte afleidingen tijdens online vergaderingen met klanten. Zo werd bijvoorbeeld gepraat op de achtergrond (55 procent) genoemd als de grootste verstoring van de concentratie van medewerkers. Verrassend genoeg worden meldingen, zoals vergaderherinneringen en nieuwe e-mails (20 procent), als veel storender en afleidender beschouwd dan bouwgeluiden (6 procent).

Zoals uit de resultaten van ons onderzoek blijkt, zullen jij en je deelnemers tijdens jullie virtuele vergaderingen waarschijnlijk met een aantal afleidingen te maken krijgen. Hoewel het misschien onmogelijk is om wegwerken Als je ze helemaal wilt vermijden, moet je er alles aan doen om de frequentie en ernst van deze afleidingen zo veel mogelijk te beperken.

Stel richtlijnen op voor het bijwonen van virtuele vergaderingen

Op dit moment zullen je teamleden waarschijnlijk aanwezig zijn bij virtuele vergaderingen vanuit huis. En als de wereld weer wat meer open gaat, kunnen je thuiswerkers vanuit koffietentjes of andere plekken met wifi aan vergaderingen deelnemen. Beide omgevingen zitten vol mogelijke afleidingen voor je team.

Om dit soort gevallen tot een minimum te beperken, kun je het beste richtlijnen opstellen die je medewerkers moeten volgen wanneer ze aanwezig zijn vergaderingen op afstand. Hier kun je de belangrijkste problemen aanpakken die jouw Je kunt je team helpen om afleiding te voorkomen door duidelijk te maken wat er van hen verwacht wordt. Je kunt je medewerkers bijvoorbeeld vragen om een rustig plekje in huis aan te wijzen als hun ‘vergaderruimte’. Of je kunt van hen verlangen dat ze alle elektronische apparaten uitschakelen, behalve diegene die nodig zijn tijdens vergaderingen.

Door dit beleid officieel in te voeren (in plaats van alleen maar wat suggereert (die), dan zorg je er zo goed als zeker voor dat je vergaderingen soepel verlopen, zonder onnodige afleidingen die je inspanningen anders helemaal zouden kunnen doen ontsporen.

Geklets isoleren of dempen

Crosstalk (opzettelijk of niet) zal ongetwijfeld een probleem vormen tijdens je virtuele vergaderingen. Teamleden kunnen immers niet even naar hun buurman of buurvrouw leunen en iets fluisteren, zoals ze dat bij fysieke vergaderingen wel kunnen.

Om dit in de kiem te smoren voordat het een probleem wordt, moet je tijdens elke vergadering die je houdt een beetje voor ‘orde’ zorgen. In sommige gevallen moet je deelnemers misschien vragen hun microfoon op mute te zetten – of dat zelfs zelf voor ze doen. Aangezien lawaai je gedachtegang kan verstoren en zelfs tot miscommunicatie kan leiden, is het niet zo gek dat 56 procent van de ondervraagden aangaf dat ze liever hebben dat Tijdens online vergaderingen houdt iedereen zijn microfoon uitgeschakeld (tenzij je aan het woord bent).

Tijdens teamvergaderingen kun je van deelnemers vragen om virtueel ‘hun hand op te steken’ voordat ze het woord mogen nemen. Zo blijft iedereen gefocust op de personen waarop jij, als vergaderleider, de aandacht wilt vestigen – en wordt niemand op welke manier dan ook afgeleid door andere deelnemers.

Breakout-sessies organiseren

Als het is Om ervoor te zorgen dat deelnemers vrijuit met elkaar kunnen praten, wil je ze daar de ruimte voor geven. Daar komen de breakout-sessies om de hoek kijken.

Kort gezegd zijn breakout-sessies ‘minikamers’ binnen je hoofdvergadering, die worden gebruikt om discussies in kleine groepen mogelijk te maken. Als vergaderbeheerder kun je bepaalde personen aan verschillende kamers/groepen toewijzen, bij elke groep even kijken hoe het gaat terwijl ze het onderwerp bespreken, en iedereen met één druk op de knop weer terugroepen naar één grote ruimte.

Naast het verminderen van afleidingen zorgen breakoutrooms ervoor dat je teamleden actief kunnen deelnemen aan je vergaderingen, waardoor ze veel meer uit elke sessie kunnen halen.

Uitdagingen bij virtuele vergaderingen: logistieke en planningsproblemen

Omdat je team op afstand waarschijnlijk fysiek verspreid zit, kan het lastig zijn om iedereen daadwerkelijk bij elkaar te krijgen als er een virtuele vergadering nodig is. Er zijn twee belangrijke dingen die je kunt doen om dit probleem aan te pakken.

Plan vergaderingen consequent en ruim van tevoren

Nu je teamleden vanuit huis werken, zou je denken dat het voor hen best makkelijk is om even mee te doen aan een vergadering of videogesprek zodra ze achter hun bureau zitten. Maar dat is natuurlijk niet per se zo.

Ten eerste wil je je medewerkers niet storen terwijl ze bezig zijn met de taken die je ze hebt toebedeeld. Als je ervan uitgaat dat ze gewoon even kunnen stoppen met wat ze aan het doen zijn om een online vergadering bij te wonen, doet dat in feite afbreuk aan het belang van de oorspronkelijke taak.

Ten tweede zijn je medewerkers misschien niet allemaal op precies hetzelfde moment aan het werk. Als je ze de mogelijkheid hebt gegeven om flexibele werktijden te hanteren (zoals veel bedrijven die op afstand werken doen), of als ze in verschillende tijdzones wonen, is de kans groot dat je teamleden zal niet iedereen op elk willekeurig moment aan vergaderingen kan deelnemen.

Om ervoor te zorgen dat je teamleden altijd aan je virtuele vergaderingen kunnen deelnemen, die moet je ruim van tevoren inplannen—en houd een vast schema aan dat voor iedereen het beste werkt.

Hoewel je zeker kan Houd indien nodig spontane vergaderingen met kleine groepjes, zodat je teamleden ruim de tijd hebben om zich voor te bereiden op de meer inhoudelijke virtuele vergaderingen die je in de loop van de tijd zult houden. Op die manier kun je de opkomst van je team optimaliseren en meedoen aan elke vergadering waar ze bij zijn.

Maak vergaderingen achteraf toegankelijk

Natuurlijk zullen er momenten zijn waarop bepaalde teamleden niet bij een bepaalde vergadering aanwezig kunnen zijn. Gelukkig kun je met de meeste videoconferentietools je vergaderingen opnemen, waardoor degenen die er niet bij waren gemakkelijk kunnen zien wat ze gemist hebben.

Afhankelijk van de tool en het serviceniveau dat je gebruikt, kun je kiezen of je je opgenomen vergaderingen op je eigen servers of in de cloud wilt opslaan.

In beide gevallen raden we je aan om nog een stap verder te gaan en deze opnames op te slaan in je interne kennisbank. Zo kun je alle informatie over vergaderingen op één centrale plek bewaren, waar je team er altijd bij kan als dat nodig is.

Hierdoor kunnen niet-deelnemers niet alleen bijpraten met hun teamgenoten, maar ontstaan er ook extra bronnen die bijdragen aan de kennisvermogen van je organisatie. Door deze bronnen in de loop van de tijd steeds verder uit te breiden, zorg je ervoor dat je teamleden altijd precies de informatie hebben die ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Als je wilt weten hoe planningstechnologie de vergaderprocessen binnen je organisatie kan stroomlijnen, Download onze whitepaper: ‘De uitgebreide gids voor planningsplatforms’.