Langdurig thuiswerken (in een wereld met het coronavirus): 3 grote valkuilen en hoe je die kunt vermijden

Werken op afstand, telewerken, thuiswerken (of hoe je het ook wilt noemen) is geen nieuw fenomeen of nieuwe trend. Het is gewoon een manier van leven in een wereld waarin digitale en mobiele apparaten en technologieën ons leven 24/7 beheersen. Denk je dat ik overdrijf? Denk nog maar eens goed na. A onderzoek van Global Workplace Analytics daaruit bleek dat het aantal thuiswerkers sinds 2005 met 140 procent is gestegen.

Als je kijkt naar de vele voordelen – meer flexibiliteit, productiviteit, zelfstandigheid, vertrouwen en een betere balans tussen werk en privé – is het logisch dat werken op afstand zo’n belangrijke rol speelt bij het bepalen van de tevredenheid, betrokkenheid en het behoud van medewerkers. De cijfers bevestigen dit, met 80 procent van de werknemers geeft aan dat ze loyaler zouden zijn als ze flexibelere werkopties hadden, zoals thuiswerken. Is het dan een wonder dat thuiswerken een van de meest lucratieve (en effectieve) voordelen is die HR gebruikt in hun strategieën om talent aan te trekken en te behouden?

Maar ondanks al die rooskleurige voordelen kent thuiswerken ook een aantal valkuilen die hun tol kunnen eisen op het gebied van werknemerstevredenheid, productiviteit, samenwerking en betrokkenheid. Kijk eens naar de situatie waarin we ons nu bevinden. Gezien de huidige coronapandemie, die overal grote ravage heeft aangericht (in meer dan 118 landen, en dat aantal loopt nog op), kiezen bedrijven in de VS, Europa en Azië voor de veilige kant door hun medewerkers te vragen thuis te werken als veiligheidsmaatregel (in sommige gevallen is dit een suggestie, maar voor velen wordt het nu opgelegd als een verplicht beleid voor een periode van twee weken tot een maand). En terecht, vind ik. Voorkomen is beter dan genezen.

Herinner je je die valkuilen nog die ik eerder beschreef? Nou, die worden nu op zijn zachtst gezegd wel tien keer zo groot. Als onderdeel van de HR- en directieteams van je organisatie heb je de kans om je nieuwe thuiswerkers te informeren, met ze te communiceren en ze te begeleiden in deze nieuwe situatie – en ze de middelen en tools te geven om zo productief, betrokken en samenwerkingsgericht mogelijk te zijn.

Valkuil #1: Sociaal isolement kan eenzaamheid in de hand werken.

Medewerkers snakken naar menselijk contact en interactie. Een van de grote voordelen van elke dag naar kantoor gaan, zijn de banden die je met collega’s opbouwt. Kantoormedewerkers zitten samen te lunchen (of gaan samen uit eten); ze delen persoonlijke verhalen over hun sociale leven, familie en vrienden; ze vertellen elkaar grappen; en ze delen zelfs foto’s en filmpjes van vakanties, uitjes en nog veel meer.

Wat gebeurt er dan als je die normale en betekenisvolle menselijke contacten voor langere tijd wegneemt? In het licht van de coronapandemie heeft Google-CEO Sundar Pichai, net als andere bedrijfsleiders over de hele wereld, zijn medewerkers gevraagd om op dit moment ‘social distancing’ in acht te nemen, om zo de veiligheid en gezondheid van iedereen te waarborgen. En terecht.

Maar dat leidt onvermijdelijk tot gevoelens van eenzaamheid. Dit wordt bevestigd door de bevindingen van Het rapport ‘State of Work’ van Buffer uit 2019, waaruit bleek dat 19 procent van de ondervraagde thuiswerkers last had van eenzaamheid. Dit kan op zijn beurt weer zijn tol eisen van de mentale gezondheid en het welzijn van werknemers. Denk hier eens over na: volgens een meta-analyse waar Julianne Holt-Lunstad, PhD, hoogleraar psychologie en neurowetenschappen aan de Brigham Young University, medeauteur van was, zijn eenzaamheid en sociaal isolement twee keer zo schadelijk voor je lichamelijke en geestelijke gezondheid als overgewicht.

Hoe je dit kunt voorkomen:

• Neem af en toe even pauze

• Zet je werk even helemaal uit je hoofd (zowel mentaal als digitaal) als de werkdag voorbij is. Dat betekent dat je de functie ‘Niet storen’ moet inschakelen op je mobiele apparaten en in apps die je regelmatig gebruikt, zoals Slack.

• Wees niet bang om online afspraken met collega’s te maken, gewoon om even bij te praten (zonder specifiek zakelijk doel). En laat je camera aanstaan als je videoconferentietools gebruikt voor die videochats. Dit kan eenzaamheidsgevoelens tegengaan en ook het verlangen van medewerkers naar menselijk contact versterken.

• Tijdens een openhartig gesprek met een van onze medewerkers, Ricardo Brito, kwam ik erachter dat een van zijn teamgenoten op afstand werkt vanuit een ander land. Dus tijdens hun vaste één-op-één-gesprekken doen ze hun best om de eerste 10 minuten gewoon bij te praten over hoe het met elkaar gaat, de actualiteit en wat er zoal nieuw is in hun leven. Dit is echt een geweldige manier om gevoelens van eenzaamheid tegen te gaan die onvermijdelijk opduiken als medewerkers langere tijd op afstand werken.

Valkuil #2: Het kan lastig zijn om geconcentreerd en productief te blijven als er overal afleidingen zijn.

Je kent vast wel het bekende gezegde: „Als de muis weg is, speelt de kat.“ Dit geldt vooral voor werken op afstand.

Thuis zijn er veel meer soorten afleidingen en zijn die ook veel talrijker dan in een kantooromgeving. Thuis staat de tv maar een paar stappen verderop (afhankelijk van hoe groot de woning van een werknemer is en hoe de werkplek is ingericht).

Er zit niemand in de buurt om medewerkers in de gaten te houden. Het is zo verleidelijk om online filmpjes te kijken, door Facebook en Instagram te scrollen om te zien wat je vrienden allemaal doen, en even te bellen met vrienden en familie.

Je medewerkers zijn mensen, en een belangrijk onderdeel van het aannemen van slimme mensen is hen het vertrouwen geven dat ze geweldig werk kunnen leveren en verantwoordelijkheid kunnen nemen voor het halen van hun doelen. Dus in plaats van thuiswerken helemaal te verbieden (of een ‘Big Brother’-mentaliteit aan te nemen bij het aansturen van je team), geef ze de nodige technologie en digitale tools om zo productief mogelijk te zijn. Geloof me, ze zullen je er dankbaar voor zijn.

Hoe je dit kunt voorkomen:

• Maak een planning en houd je eraan. Geef voorrang aan vergaderingen die tijdgevoelig zijn en veel impact hebben. Voeg daarna andere vergaderingen toe als die zinvol zijn voor je projecten en opleveringen.

• Moedig je medewerkers aan om duidelijke grenzen te stellen in hun agenda’s. Stuur ze geen berichten of verzoeken buiten de normale werktijden (ook al zijn ze thuis). En zorg ervoor dat managers zich ervan bewust zijn dat ze geen vergaderingen inplannen op momenten die onhandig zijn en in hun vroege ochtenden of avonden vallen. Je zou verbaasd zijn hoe vaak dit daadwerkelijk gebeurt, zo blijkt uit onze recente Work-Life Survey.

• Integreer interne communicatietools die je medewerkers al dagelijks gebruiken, zoals Slack, in je planningssoftware. Je medewerkers kunnen bijvoorbeeld de Doodle Bot aan Slack toevoegen, zodat ze Slack nooit hoeven te verlaten om hun volgende vergadering in te plannen. Hoe handig en efficiënt is dat? Heel erg. Bovendien zorgt het ervoor dat ze zich aan hun afspraken houden en op tijd zijn voor de vergaderingen die ze hebben ingepland.

• Ga strategisch om met je tijd. Pas ‘time blocking’ toe in je agenda (zodat je je gedurende bepaalde periodes kunt concentreren op belangrijke projecten en onnodige vergaderingen kunt vermijden).

Valkuil #3: Social distancing kan leiden tot misverstanden en communicatiestoornissen.

Effectief en boeiend communiceren is een hele kunst. Het is al moeilijk genoeg als je medewerkers oog in oog staan (of zitten) met collega’s, teamgenoten, klanten, partners en andere belanghebbenden. Nu je hele team tijdens de coronapandemie op afstand gaat werken, wordt communiceren dus nog lastiger.

Wat er waarschijnlijk uit voortvloeit, zijn misverstanden, miscommunicatie over projectverwachtingen en -resultaten, en mogelijk zelfs problemen met de prestaties. Dat kan leiden tot spanningen en vijandigheid tussen collega’s. Dit geeft medewerkers onvermijdelijk meer redenen om vergaderingen te vermijden of zelfs af te zeggen, terwijl die juist nodig zouden kunnen zijn om projecten af te ronden en bedrijfsresultaten te behalen. Geen enkel bedrijf zit op deze uitkomsten te wachten.

Hoe je dit kunt voorkomen:

• Houd rekening met de tijd van anderen en kom op tijd (of een paar minuten te vroeg) naar afspraken.

• Nodig niet zomaar iedereen (en hun moeder) uit voor vergaderingen. Elon Musk heeft een belangrijke regel voor het houden van efficiënte vergaderingen: als iemand geen meerwaarde biedt, moet diegene weggaan. Beter nog: nodig geen mensen uit die geen meerwaarde bieden of geen directe bijdrage leveren.

• Als je wilt dat vergaderingen soepel verlopen (en dat ze de gewenste input en actiepunten opleveren), zorg er dan voor dat je de deelnemers voorafgaand aan de vergadering de nodige vragen stelt.

Wil je meer weten over hoe de planningssoftware van Doodle je medewerkers (of ze nu op kantoor werken of op afstand) kan helpen om productief, betrokken en samenwerkingsgericht te blijven? Bekijk dan onze Whitepaper “Succesverhalen”.