Virtuele vergaderingen nemen in maart een hoge vlucht vanwege de ‘social distancing’ vanwege het coronavirus

De woorden ‘thuiswerken’ en ‘virtuele vergaderingen’ zie je overal waar je kijkt. Als ik mijn dagelijkse nieuwsfeed bekijk, komt thuiswerken in bijna elk bericht voorbij. Als ik de laatste tijd groepsberichten van mijn familie krijg via WhatsApp, deelt meestal wel iemand links naar nieuwsartikelen over het coronavirus en de gevolgen daarvan voor de economie, werkplekken en mensen.

Omdat ik van nature nieuwsgierig ben, besloot ik eens wat dieper te graven naar wat we zien bij onze Doodle Premium-gebruikers – en of de huidige situatie heeft geleid tot een drastische verschuiving van fysieke vergaderingen naar virtuele vergaderingen. Toen ik de gegevens voor het eerst bekeek, was ik totaal verbijsterd. Maar laten we eens in de cijfers duiken, dan zul je zien waarom.

Voor deze blog hebben we de platformgegevens van onze Premium-gebruikers (wereldwijd) geanalyseerd en ons daarbij gericht op de periode van 1 tot en met 20 maart (in vergelijking met dezelfde periode in februari).

"March Madness" krijgt een heel nieuwe betekenis, nu het aantal virtuele vergaderingen enorm is gestegen.

In maart hebben we een 42% meer virtuele vergaderingen – inclusief zowel Groepsbijeenkomsten en één-op-één-gesprekken – aangemaakt door Doodle Premium-gebruikers in vergelijking met dezelfde periode in februari. Dat is logisch, aangezien het merendeel van onze Premium-gebruikers uit het bedrijfsleven komt.

Bovendien zijn er deze maand in totaal 1.309.165 minuten aan vergaderingen geboekt via Doodle. 

Gezien de huidige situatie en het feit dat bijna elk bedrijf, inclusief wijzelf, is overgestapt op een volledig op afstand werkend model, ligt het voor de hand dat het aantal virtuele vergaderingen zal blijven groeien – en wel in hoog tempo. We houden dit de komende weken en maanden in de gaten om te zien hoe de situatie zich ontwikkelt – en zullen hier updates delen.

Medewerkers maken tijd vrij voor meer virtuele één-op-één-gesprekken om productief te blijven en op koers te blijven voor bedrijfsgroei.

Ik vond het vooral interessant om te zien dat het aantal virtuele 1-op-1-gesprekken is in maart met 33% gestegen ten opzichte van de vorige maand. Waarom is dit zo interessant, vraag je je misschien af? Als mensen op afstand werken, Het kan best lastig zijn om je te blijven concentreren en productief te blijven. Daardoor raken mensen vaak afgeleid door allerlei dingen in huis (koelkast, tv, partner, kinderen). En soms zijn mensen geneigd om één-op-één-afspraken af te zeggen om te kunnen doen wat ze moeten doen (bijvoorbeeld je kinderen lunch geven, thuisonderwijs geven terwijl je ook nog thuis werkt, enzovoort). Maar uit onze gegevens blijkt dat werknemers juist meer tijd vrijmaken voor één-op-één-gesprekken met hun teamgenoten, collega’s, managers, klanten, partners en anderen die essentieel zijn voor het uitvoeren van hun werk.

Virtuele groepsbijeenkomsten zijn het perfecte middel tegen de eenzaamheid die ‘social distancing’ met zich meebrengt.

Ik ben geen onbekende met langdurig werken op afstand. In een vorige baan woonde ik in Londen en werkte ik fulltime op afstand (terwijl ons Britse kantoor in Stansted zat). De eerste paar maanden voelde het nieuw, verfrissend en bevrijdend om fulltime op afstand te werken. Maar toen ebbde de eerste opwinding weg en man, wat werd het eenzaam. Dus ik weet uit eigen ervaring hoe veel mensen zich op dit moment voelen.

Maar wat ik niet had, was een – virtueel – ondersteuningsnetwerk onder teamleden, collega’s, managers, klanten en partners. Zoals uit onze gegevens blijkt, ligt de situatie anders voor telewerkers die momenteel te maken hebben met de coronacrisis. In maart hebben we bijvoorbeeld gezien dat een stijging van 48% in het aantal virtuele groepsbijeenkomsten gemaakt door Doodle Premium-gebruikers, vergeleken met dezelfde periode in februari.

Wat vooral interessant is, is de enorme stijging die we zien in het aantal virtuele groepsbijeenkomsten dat puur en alleen wordt gepland om ‘digitaal te socializen’ en zo de eenzaamheid van ‘social distancing’ tegen te gaan. In maart was er bijvoorbeeld een Het aantal geboekte groepsbijeenkomsten dat specifiek bedoeld is voor uitsluitend virtuele spel-, trivia- en quizavonden is met 44% gestegen. Ook hier bij Doodle worden dit soort bijeenkomsten voor vriendengroepen geboekt. (We zijn dol op een leuk spelletje.)

Deze maand hebben we ook een Het aantal geboekte groepslessen dat specifiek bedoeld is voor uitsluitend virtuele yoga-, dans-, bewegings-, workout-, fitness-, aerobics- en pilateslessen is met 100% gestegen. En dan is er nog iets wat we hebben gezien: Een stijging van 296% in het aantal groepsbijeenkomsten dat is geboekt als uitsluitend virtuele happy hours, cocktailuurtjes en borrels met wijn, bier of andere drankjes in maart, vergeleken met de maand ervoor. Kijk maar eens naar die groeicijfers – respectievelijk 100% en 296%. Dat zegt heel veel over de positieve houding en mentaliteit van thuiswerkers – en van werknemers in het algemeen. Ondanks dat ze binnen moeten blijven en in sommige gevallen vastzitten door landelijke lockdowns, maken mensen gebruik van de kracht van digitale middelen en groepen om elkaar te motiveren – en fit, actief, mentaal betrokken en gemotiveerd te blijven.

Mensen gaan steeds zorgvuldiger met hun tijd om en passen betere vaardigheden op het gebied van tijdmanagement toe.

Volgens onze gegevens, De virtuele 1-op-1-afspraken die in maart waren gepland, duurden gemiddeld 6% korter dan de maand ervoor. Dit zou te wijten kunnen zijn aan het feit dat mensen zuiniger omgaan met hun tijd en hun tijdmanagementvaardigheden beter toepassen (d.w.z. de duur van vergaderingen beperken tot de tijd die daadwerkelijk nodig is om doelen te bereiken). Dit is op dit moment ontzettend belangrijk – hoe beter we onze tijd kunnen indelen, hoe gefocust en productiever we zullen zijn. En hoe meer we ons allemaal voldaan zullen voelen in ons werk en het momentum in onze loopbaanontwikkeling kunnen vasthouden.