De integratie van Doodle en Zoom zorgt voor meer efficiëntie en betrokkenheid bij virtuele vergaderingen

Vergaderingen op afstand zijn mijn nieuwe normaal geworden. En ik ben niet de enige. Uit een onderzoek van Miro bleek dat 73 procent van de werknemers in zeven dagen minstens vier vergaderingen op afstand had. Dit heeft veel te maken met het competitieve bedrijfslandschap, waardoor het aantal wereldwijd verspreide en op afstand werkende medewerkers enorm is toegenomen.

Vandaag hebben we een nieuwe integratie met Zoom, een van ’s werelds meest vertrouwde en populaire tools voor videoconferenties, om de ervaring van vergaderen op afstand te vereenvoudigen, automatiseren en verbeteren.

Om je wat meer inzicht te geven in deze integratie en wat die voor bedrijven betekent, heb ik even met een van onze productmanagers, Timoteo Canonica, gepraat.

Wat maakt Zoom zo anders dan andere tools voor videoconferenties? Waarom was het logisch om met hen samen te werken voor deze integratie?

Timoteo: Volgens een recent artikel op CNBC heeft Zoom in 2020 al 2,22 miljoen maandelijkse actieve gebruikers erbij gekregen, terwijl dat er in 2019 1,99 miljoen waren. Deze cijfers spreken boekdelen over waarom Zoom wereldwijd de favoriete tool voor videoconferenties is geworden bij bedrijven – en bij professionals op het gebied van verkoop, marketing, HR en productontwikkeling. En bij Doodle gebruiken we Zoom om onze productgerichte webinars te houden.

Denk je dat er een verband zit tussen inefficiënties bij het plannen en mensen die niet opdagen voor afspraken? Hoe denk je dat de Doodle-Zoom-integratie dat gaat oplossen?

Timoteo: Ik ben er absoluut van overtuigd dat inefficiënties in de planning een directe invloed hebben op mensen die niet komen opdagen voor een afspraak. Niemand vindt het leuk om te moeten wachten tot iemand op een vergadering komt, om er vervolgens achter te komen dat die persoon nooit komt opdagen. Het beruchte niet opdagen bij een vergadering komt helaas vaker voor dan we zouden willen. Als er een legitieme reden voor is (zoals een noodgeval of een last-minute verandering in prioriteiten), snappen we het wel; we passen ons aan; we zetten ons eroverheen.

Maar als iemand niet komt opdagen door een fout in de planning – simpelweg omdat een organisator vergeten is een Zoom-link aan te maken en Zet het maar in de agenda-uitnodiging – het is echt ontzettend frustrerend.

Helaas komt het in het bedrijfsleven vaak voor dat mensen niet komen opdagen. Waarom? Nou, de meeste professionals hebben een zware werkdruk, een lange lijst met taken en projecten die ze elke week moeten afwerken, en duidelijk omschreven doelen en KPI’s waaraan ze in hun functie moeten voldoen. Dus als ze vergaderingen inplannen (of dat nu met interne teams en belanghebbenden is, of met externe klanten, partners en leveranciers), besteden ze niet echt veel aandacht aan het plannen zelf. Dat is meestal iets wat er pas achteraf bij komt.

De meeste mensen proberen zo min mogelijk tijd te besteden aan het plannen van de vergadering zelf. Dus maken ze snel een agenda-uitnodiging aan, nodigen ze de deelnemers uit en klikken ze op ‘verzenden’. Maar vaak laten ze het tabblad ‘locatie’ in hun agenda leeg, vooral omdat er misschien deelnemers zijn die op andere kantoren zitten (of op afstand werken). Daarom is een tool voor videoconferenties onvermijdelijk nodig. Natuurlijk is de organisator van de vergadering van plan om de agenda-uitnodiging bij te werken later zodra ze de benodigde videoconferentieverbinding hebben opgezet.

Maar weet je nog hoe druk de meeste professionals het tegenwoordig hebben? Het wordt een hectische boel op het werk; de tijd vliegt voorbij en voor je het weet is het al bijna tijd voor de geplande vergadering. Maar kijk eens aan: de organisator realiseert zich dat hij vergeten is de Zoom-link aan te maken (inloggen op zijn Zoom-account via de Zoom-website, een nieuwe vergadering aanmaken, de Zoom-link kopiëren en plakken, en vervolgens de agenda-uitnodiging bijwerken met die Zoom-link). Dat zijn een hoop extra stappen, waarbij je tussen verschillende tools (en websites/apps) moet schakelen, en tijd die je met onze nieuwe Doodle-Zoom-integratie helemaal kunt besparen. En daarmee zou het de stijgende trend van no-shows bij vergaderingen wel eens kunnen omkeren. Dat is een win-winsituatie.

Werken op afstand en verspreide teams zijn tegenwoordig op de meeste werkplekken de nieuwe norm geworden. Dit geldt vooral sinds de uitbraak van het coronavirus. Denk je dat de integratie van Doodle en Zoom een rol kan spelen bij het helpen van teams die op afstand en verspreid werken om de fysieke barrières te doorbreken en een gevoel van verbondenheid en gemeenschap te creëren?

Timoteo: Er zijn heel veel werknemers die zich op dit moment in een bijzondere situatie bevinden, omdat hun bedrijven voor onbepaalde tijd zijn overgestapt op volledig werken op afstand, totdat de coronacrisis onder controle is (en de veiligheid van de werknemers gewaarborgd is). Maar als werknemers fysiek ver verwijderd zijn van hun teamgenoten, directe leidinggevenden, collega’s en het management, kun je je al snel geïsoleerd voelen en het contact met anderen verliezen. Daarom is een videoconferentietool zoals Zoom onmisbaar geworden om die uitdagingen het hoofd te bieden. Volgens een onderzoek door GigaOm Research, 87 procent van de medewerkers op afstand lijkt zich meer verbonden te voelen met hun teams en het hele proces als ze gebruikmaken van videoconferenties. Dus als videoconferenties ervoor kunnen zorgen dat teams op afstand en verspreide teams zich meer verbonden en betrokken voelen, is het volkomen logisch dat video- en planningstechnologie beter samenwerken om dit mogelijk te maken.

Een manier waarop deze teams op afstand de Doodle-Zoom-integratie kunnen gebruiken (om zich verbonden en betrokken te voelen) is door dagelijkse virtuele koffiegesprekken te organiseren voor tijd met z’n tweeën met collega’s en teamgenoten. Deze tijd moet je besteden aan het delen van persoonlijke anekdotes, updates over hun leven, het bespreken van actuele gebeurtenissen of wat er verder nog op een natuurlijke manier in je opkomt. En als er virtuele vergaderingen zijn, laat dan de videofunctie van je videoconferentietool aanstaan. Door die aan te laten staan, kunnen teams op afstand zien wanneer hun collega’s glimlachen, lachen of wanneer hun peuter per ongeluk (en hilarisch) in beeld struikelt.

Dit is ook een kans om leiderschap te tonen en HR-teams Maak gebruik van de kracht van digitale tools om de bedrijfscultuur in stand te houden en te versterken. In plaats van groepsbijeenkomsten af te gelasten (zoals algemene vergaderingen, wekelijkse spelletjesavonden of vrijdagborrels), kun je ze gewoon virtueel houden. Moedig medewerkers aan om een biertje uit hun eigen koelkast te pakken (of wijn, als je dat liever hebt) en deel te nemen aan een virtuele groepsbijeenkomst, waar ze de band met elkaar kunnen onderhouden.

Bekijk deze video om van dichtbij te zien hoe de integratie van Doodle en Zoom precies werkt – en hoe dit het aantal no-shows bij vergaderingen kan verminderen en de samenwerking binnen teams op afstand kan verbeteren.

De beste landen om op afstand te werken – 2023