Overzicht van vergaderingen in het tweede kwartaal van 2020

Kun je ook maar één werkweek bedenken waarin je niet minstens 10 vergaderingen in je agenda had staan?

Dat kunnen wij zeker niet. En de meeste mensen ook niet. De tijd die aan vergaderingen wordt besteed, is sinds 2000 elk jaar met 10 procent toegenomen.

We hebben vergaderingen nodig om georganiseerd te blijven, samen te werken met anderen, groepsprojecten af te ronden, nieuwe klanten binnen te halen, klanten op de hoogte te houden en betrokken te houden, verslag uit te brengen over prestaties en nog veel meer. Of laten we het nog duidelijker zeggen: bedrijven kunnen niet functioneren en groeien zonder vergaderingen.

Maar uitdrukkingen als ‘vergaderwaanzin’, ‘vergadergekte’, ‘tijdverspilling’ en ‘productiviteitskiller’ duiken overal op. Je weet wel wat we bedoelen: die vergaderingen zonder duidelijke richting, zijn slecht georganiseerd en er doen veel te veel mensen mee.

“Veel mensen gaan de fout in door te denken dat het leiden van een effectieve vergadering net zo simpel is als het uitvoeren van één taak of het gebruik van één tool. Het vraagt juist om een holistische aanpak – van het meewegen van factoren zoals de omvang van de vergadering, de duur, de aankondigingstermijn en het tijdstip, tot het inzetten van de juiste technologie om processen te optimaliseren, tijd te besparen en uiteindelijk teams, collega’s en klanten in staat te stellen om gedurende de hele levenscyclus van de vergadering beter samen te werken.” - Renato Profico, CEO van Doodle

Eerder deze week hebben we ons rapport ‘State of Meetings’ over het tweede kwartaal van 2020 uitgebracht, gebaseerd op de analyse van vergaderingen (zakelijk en privé) die wereldwijd door meer dan 30 miljoen gebruikers zijn geboekt op Doodle in het tweede kwartaal van 2020. Wat we hebben ontdekt, is echt een eyeopener en kan organisaties helpen om meer strategische, datagestuurde keuzes te maken over wanneer en hoe ze vergaderingen inplannen, zodat die zo doelgericht en productief mogelijk zijn.

Hier is alvast een voorproefje van de vergaderstatistieken uit ons rapport ‘State of Meetings’ over het tweede kwartaal van 2020.

Houd vergaderingen kort en bondig (minder dan 30 minuten)

Voor de meeste professionals zijn vergaderingen van een uur altijd de standaardduur geweest. Maar volgens de gegevens van ons platform is dat misschien niet meer zo. In het tweede kwartaal van 2020 was de populairste vergaderduur 30 minuten (36 procent). Vergaderingen van een uur kwamen daarentegen veel minder vaak voor (20 procent).

Uit onze platformgegevens blijkt ook dat 15 minuten (31 procent) de op één na meest voorkomende vergaderduur was in het tweede kwartaal van 2020. Dit zou te wijten kunnen zijn aan het feit dat stand-upvergaderingen tegenwoordig steeds populairder worden binnen organisaties. Dit soort vergaderingen vindt meestal dagelijks plaats en vereist dat deelnemers blijven staan, als herinnering om het kort en bondig te houden. Teams gebruiken stand-upvergaderingen vaak om even bij te praten, verslag te doen van de voortgang en belangrijke punten aan te kaarten die aandacht vragen.

Nog een reden om een vergadering van 15 minuten te houden, vooral tijdens de de huidige coronapandemie, zou kunnen zijn om even te peilen hoe het met de emotionele behoeften van je medewerkers staat. Door vergaderingen te beperken tot 15 minuten verloopt het gesprek wat ontspannener en verminder je de kans dat er tijd wordt verspild aan onproductieve vergaderingen (een veelgehoorde klacht van deelnemers aan vergaderingen).

Onze gegevens wijzen erop dat werknemers de traditionele manieren van plannen niet zomaar klakkeloos volgen (zoals bijvoorbeeld de duur van een vergadering standaard op een uur instellen). Ze stellen de gangbare normen juist ter discussie en passen hun aanpak aan – allemaal om weer de controle over hun tijd terug te krijgen, zodat ze efficiënter kunnen werken en meer impact te hebben binnen hun bedrijf.

Kleinere groepen zorgen voor discussies met meer impact

Zoals Larry Page, medeoprichter van Google, ooit zei: “Kleine groepjes mensen kunnen echt een enorme impact hebben.” Toen we naar de gegevens van ons platform voor het tweede kwartaal van 2020 keken, viel ons bij het analyseren van onze eigen gegevens een trend op die helemaal aansluit bij de filosofie van Larry Page. Bijna de helft (44 procent) van de groepsbijeenkomsten bestond uit vier tot zeven mensen. Daarnaast was 24 procent van de groepsbijeenkomsten nog kleiner, met in totaal vier tot vijf deelnemers.

Wij vinden dat organisatoren van vergaderingen selectief en strategisch te werk moeten gaan bij het bepalen wie ze uitnodigen. Alleen mensen die een actieve bijdrage leveren, zouden aan vergaderingen moeten deelnemen. Maar vaak zien we dat organisatoren een groot aantal mensen uitnodigen, omdat ze niet willen dat mensen zich buitengesloten voelen. Maar in werkelijkheid blijkt een groot deel van de deelnemers aan groepsbijeenkomsten uiteindelijk slechts ‘vulmateriaal’ te zijn: ze spelen geen actieve rol in het proces en hebben geen invloed op het doel of de doelstellingen van de bijeenkomst.

Amerikanen zijn een beetje te dol op vergaderingen

Toen we naar onze platformgegevens voor het tweede kwartaal van 2020 keken, viel ons op dat er op geen enkel moment van de werkdag minder vergaderingen plaatsvinden onder Amerikanen, behalve om 12.00 uur ’s middags, toen er een lichte daling was naar 9 procent (van 10 procent om 11.00 uur ’s ochtends). Maar dan schiet het percentage vergaderingen een uur later, om 13.00 uur, weer omhoog naar 13 procent. Dit laat een duidelijk patroon zien: Amerikanen zitten altijd in vergaderingen en zijn altijd aan het werk.

Als Amerikanen hun werkdagen volproppen met te veel vergaderingen, kan dat direct invloed hebben op hun vermogen om werk af te krijgen, vertragingen veroorzaken bij grotere projecten en hun individuele prestaties beïnvloeden. Daardoor gaan ze waarschijnlijk de ‘verloren tijd’ inhalen door buiten kantooruren door te werken. En zo belanden ze weer in een situatie van overwerk, stress en burn-out.

De Verenigde Staten zijn als land synoniem geworden voor een cultuur van overwerken. Volgens de ILO, Amerikanen werken 260 uur meer per jaar dan Britse werknemers en 499 uur meer per jaar dan Franse werknemers. En terwijl er in minstens 134 landen wetten gelden die het aantal werkuren per week beperken, kent de Verenigde Staten zulke wetten niet.

Volgens een onderzoek door Accounttemps, 44 procent van de Amerikaanse professionals is het meest productief in de vroege ochtend en 31 procent in de late ochtend. Uit het onderzoek bleek ook dat werknemers beter geen vergaderingen rond het middaguur kunnen inplannen, aangezien slechts 2 procent van de ondervraagden aangaf tijdens de lunch het meeste werk gedaan te krijgen. Uit de gegevens van ons platform blijkt echter dat Amerikanen niet optimaal profiteren van hun productieve ‘flow’ in de ochtend. Zo werd 33 procent van de Amerikaanse vergaderingen gepland tussen 7.00 en 11.00 uur ’s ochtends. Onthoud dat dit precies dezelfde periode is die volgens het onderzoek van Accounttemps het meest productief is voor Amerikaanse professionals.

De meeste Duitse vergaderingen vinden halverwege tot laat in de middag plaats

Toen we naar de gegevens van ons platform keken, viel ons op dat meer dan de helft (57 procent) van de Duitse vergaderingen halverwege tot laat in de middag werd gepland, tussen 12.00 en 18.00 uur. Een conclusie die je hieruit kunt trekken, is dat de ochtend wordt gezien als een moment om je helemaal te concentreren, aandacht te besteden aan belangrijke projecten en optimaal productief te zijn. Duitse professionals plannen vergaderingen dus liever in de tweede helft van hun werkdag, zodat ze de ochtenduren kunnen gebruiken voor ‘diepgaand’ werk en om zich voor te bereiden op de rest van de dag.

Ik was nogal verbaasd om te zien dat 15 procent van de Duitse vergaderingen die in het tweede kwartaal van 2020 waren geboekt, op zaterdag en zondag plaatsvonden. In de VS (7 procent), het VK (8 procent), Frankrijk (10 procent) en Zwitserland (12 procent) kwamen weekendvergaderingen daarentegen minder vaak voor.

Die neiging om in het weekend beschikbaar te zijn voor vergaderingen kan wel eens een hoge prijs hebben. Als een Gallup-enquête Onlangs is gebleken dat maar liefst 4,1 miljoen Duitse werknemers te maken hadden met werkgerelateerde mentale of emotionele stress. In een Artikel in Quartz, de directeur van Techniker Krankenkasse, een van de grootste openbare zorgverzekeraars van Duitsland, bevestigde ook dat ‘leefstijlziekten’ in Duitsland steeds vaker voorkomen. Hij wees daarbij op het feit dat TK-klanten gemiddeld meer dan 15 werkdagen per jaar missen.

Ochtendvergaderingen horen niet thuis in de Britse agenda’s

Volgens de gegevens van ons platform zijn de uren halverwege de middag een topmoment voor vergaderingen in het VK. Zo vond 24 procent van de vergaderingen plaats na de lunch, tussen 14.00 en 16.00 uur. Toen we keken naar het tijdstip waarop de meeste vergaderingen plaatsvonden, kwam 14.00 uur als nummer één uit de bus (9 procent), boven alle andere momenten van de dag. Dit zou kunnen komen doordat Britse professionals na de lunch een energie- en motivatieboost krijgen. Daardoor zijn ze misschien meer geneigd om van die hernieuwde energie te profiteren om vergaderingen bij te wonen en hun hulp, inzichten en waarde in te brengen bij de projecten die worden besproken.

Net als hun Amerikaanse collega’s plannen Britse werknemers het grootste deel van hun vergaderingen het liefst halverwege de week in, zodat ze op maandag meer tijd overhouden om zich te concentreren en belangrijke taken af te ronden. Dus, welke dagen op de Britse agenda’s zitten meestal vol met vergaderingen? Volgens de gegevens van ons platform zijn dat zowel woensdag (20 procent) als donderdag (20 procent).

Het is ook interessant om te zien dat vergaderingen in het weekend voor Britten heel ongebruikelijk zijn: slechts 5 procent vindt plaats op zaterdag en 3 procent op zondag. Britten hechten over het algemeen veel waarde aan hun vrije tijd en het is hoogst onwaarschijnlijk dat ze vergaderingen organiseren of eraan meedoen die hun weekend in de weg staan.

Als je meer statistieken over vergaderingen wilt zien, download dan het rapport ‘State of Meetings’ over het tweede kwartaal van 2020.