Het draaiboek voor de docentenbijeenkomst

De grootste uitdagingen bij het opstellen van roosters op hogescholen en universiteiten

Er zijn maar weinig beroepen waar de kalender en deadlines zo bepalend zijn als in het onderwijs. Lessen, trimesters, semesters en academische jaren hebben allemaal een vaste duur, met specifieke taken die tussen de begin- en einddatum moeten worden uitgevoerd. Studenten werken voortdurend toe naar deadlines voor toetsen, terwijl docenten en onderzoeksassistenten hun eigen deadlines hebben voor het publiceren van onderzoeken of teksten. En dan zijn er nog die vervelende vergaderingen.

Als we met docenten praten, is een van de dingen die ze altijd zeggen hoe bevredigend lesgeven is. Maar wat als je gewoon niet genoeg tijd hebt voor al je studenten? Of erger nog: je bent zo lang bezig met het regelen van afspraken, dat je geen tijd meer hebt om je studenten daadwerkelijk te helpen.

• Tijd vinden om al je studenten te ontmoeten. Vraag maar eens aan iemand die in het onderwijs werkt hoe zijn of haar dag verloopt, en het antwoord zal waarschijnlijk ‘druk’ zijn. Hoewel er hierover weinig overeenstemming bestaat, geven docenten aan dat ze werk gemiddeld zo’n 60 uur per week. De meeste professoren en docenten geven toe dat lesgeven en onderzoek doen – hun passie – leuk is en niet als werk voelt, maar ze besteden ook wel 30 procent van hun week aan vergaderingen of het beantwoorden van e-mails. Door al die extra verplichtingen kan het supermoeilijk zijn om vaste, voorspelbare spreekuren te vinden en in te plannen om met studenten af te spreken. Dat is vooral zorgwekkend omdat studenten feedback van docenten zien als cruciaal om hun studiedoelen te halen. Toch ziet bijna de helft van alle studenten hun docenten nog steeds maar één keer per maand of minder.

• De leraar die van alles kan. Docenten moeten vaak op één dag van het ene naar het andere karwei springen. Zonder een gestructureerde aanpak van planning, dan wordt het onmogelijk om tijdvakken vrij te houden voor specifieke taken. Je dagen veranderen al snel in een zombieachtige tocht van les naar faculteitsvergadering naar spreekuur. Na een lange dag moet je dan nog cijfers zetten, lessen voorbereiden en tot slot, als je geluk hebt, nog wat persoonlijk onderzoek doen.

• Dat eindeloze heen-en-weer-gemail. Behalve decanen, schoolhoofden en misschien wat afdelingshoofden bij grotere onderwijsinstellingen, hebben academische en ondersteunende medewerkers geen assistenten waarop ze kunnen terugvallen en die de verantwoordelijkheid voor hun planning op zich nemen. Voor een personeelsbestand dat het toch al druk genoeg heeft, is dat extra heen-en-weer-gemail bij het regelen van een vergadering een schandalige verspilling van tijd die zowel productiviteit en betrokkenheid om in een vrije val te raken. Het kost immers zo’n 30 minuten werktijd om een gemiddelde vergadering in te plannen. De uren die worden besteed aan het tijdrovende en repetitieve administratieve werk rond het plannen van vergaderingen, ontnemen het faculteitspersoneel kostbare tijd voor onderzoek, schrijven of voorbereiding. Ze vergroten ook de kans dat de ontevredenheid van medewerkers over hun werk toeneemt, wat kan leiden tot burn-out, meer ziekteverzuim of een hoger personeelsverloop.

De rol die technologie kan spelen bij de planning

• De dagelijkse gang van zaken regelen. De allerbeste agendatechnologieën van dit moment zijn veilig, vertrouwelijk, volledig geïntegreerd in de totale IT-infrastructuur en stellen docenten, niet-onderwijzend personeel en studenten in staat om snel en makkelijk hun afspraken in te plannen, waardoor die duizenden verspilde uren worden bespaard. Je docenten werken waarschijnlijk samen met collega’s van andere instellingen en zelfs uit andere landen. Je administratief personeel zal moeten vergaderen met een breed scala aan partners, instanties en leveranciers. Zorg er dus voor dat je op zoek gaat naar een platformonafhankelijke planningstool, waarmee je efficiënt afspraken kunt plannen met mensen die totaal andere e-mail- en agendaprogramma’s gebruiken. Sommige geavanceerde oplossingen hebben ook tijdzone-aanpassingen ingebouwd in het product, wat vooral handig is bij samenwerking met collega’s in andere staten of landen, of zelfs bij het afstemmen met zustercampussen in het buitenland.

• Effectief tijdmanagement. Planningtechnologie is ontzettend krachtig in combinatie met time blocking. Zo kan een docent bijvoorbeeld een Boekingspagina die masterstudenten kunnen gebruiken om individuele gesprekken in te plannen, maar alleen tijdens vooraf toegewezen spreekuren. De beste planningstools maken ook gebruik van machine learning om te leren van de gewoontes van gebruikers. Een docent kan bijvoorbeeld elke dag een uur reserveren om zeker te zijn van tijd voor een gezonde lunch, en de AI houdt dat tijdsblok onder normale omstandigheden vrij en gebruikt het alleen in noodgevallen of als er op het laatste moment een verzoek binnenkomt. Ook kan de AI leren dat je gebruikelijke kantooruren van 9 tot 5 één keer per week kunnen worden uitgebreid tot 7 uur ’s ochtends of 9 uur ’s avonds voor gesprekken met onderzoekscollega’s in andere tijdzones.

• Maak afstandsonderwijs mogelijk. Toen de COVID-19-cijfers aanvankelijk omhoogschoten en miljoenen mensen in lockdown dwongen, moesten onderwijsinstellingen van de ene op de andere dag schakelen en hun gebruikelijke face-to-face lessen omzetten naar een online omgeving. Kenners uit het onderwijs hebben gesuggereerd dat dit een keerpunt zou kunnen zijn voor afstandsonderwijs. Veel docenten en studenten hebben ontdekt dat ze het leuker vinden dan ze hadden verwacht. Deze gedwongen verandering heeft ook de vooroordelen over het virtuele klaslokaal aan het licht gebracht en die houdingen ter discussie gesteld. Doordat ze niet langer beperkt worden door de beschikbaarheid van klaslokalen of collegezalen, kunnen docenten studenten zelf laten kiezen wanneer het hen het beste uitkomt om lessen of colleges te volgen. De tijd die docenten besparen doordat ze niet meer van lokaal naar lokaal hoeven te lopen of in een vliegtuig hoeven te stappen om een lezing of gastcollege aan een andere universiteit te geven, biedt de kans om meer quality time met masterstudenten door te brengen. Ook hier geldt dat één-op-één-gesprekken via videoconferentiesoftware zowel docenten als studenten meer beschikbaarheid en flexibiliteit bieden.

Als je als docent je dag weer voor jezelf wilt terugwinnen, bekijk dan het volledige ‘Playbook voor docenten’.