शिक्षक बैठक प्लेबुक

कॉलेज और विश्वविद्यालय में सबसे बड़ी समय-निर्धारण चुनौतियाँ

शिक्षा क्षेत्र की तरह शायद ही कोई पेशा कैलेंडर और समयसीमाओं पर इतना निर्भर हो। कक्षाएं, टर्म, सेमेस्टर और शैक्षणिक वर्ष सभी की निर्धारित अवधि होती है, और आरंभ व समाप्ति तिथियों के बीच विशिष्ट कार्य करना होता है। छात्र निरंतर मूल्यांकन की समयसीमाओं को पूरा करने में लगे रहते हैं, जबकि प्रोफेसरों और शोध सहायकों के पास अध्ययन या ग्रंथ प्रकाशित करने की अपनी-अपनी समयसीमाएं होती हैं। और फिर, वे झंझट भरी बैठकें भी होती हैं।

जब भी हम शिक्षकों से बात करते हैं, तो वे हमेशा कहते हैं कि पढ़ाना कितना संतोषजनक होता है। लेकिन क्या होता है जब आपके पास अपने सभी छात्रों के लिए पर्याप्त समय ही नहीं होता? या इससे भी बुरा, आप मीटिंग्स आयोजित करने में इतना समय बिता देते हैं कि छात्रों की वास्तव में मदद करने का समय ही नहीं मिलता।

• अपने सभी छात्रों से मिलने के लिए समय निकालना। शिक्षा क्षेत्र में काम करने वाले किसी भी व्यक्ति से पूछें कि उनका दिन कैसा चल रहा है, तो जवाब संभवतः "व्यस्त" होगा। हालांकि इस पर बहुत कम सहमति है, प्रोफेसर बताते हैं कि वे औसतन प्रति सप्ताह लगभग 60 घंटे काम करनाअधिकांश प्रोफेसर और व्याख्याता स्वीकार करते हैं कि जिस विषय के प्रति उनका जुनून है, उसे पढ़ाना और उस पर शोध करना आनंददायक होता है और यह काम जैसा महसूस नहीं होता, लेकिन वे अपने सप्ताह का लगभग 30 प्रतिशत समय बैठकों में या ईमेल का जवाब देने में भी बिताते हैं। ये अतिरिक्त मांगें छात्रों से मिलने के लिए नियमित, पूर्वानुमेय कार्यालय समय निर्धारित करना बेहद मुश्किल बना सकती हैं। यह विशेष रूप से चिंताजनक है क्योंकि छात्र अपने शैक्षणिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रोफेसरों से मिलने वाली प्रतिक्रिया को महत्वपूर्ण मानते हैं। इसके बावजूद, लगभग आधे छात्र अभी भी अपने प्रोफेसरों से केवल मासिक या उससे कम बार ही मिलते हैं।

• कई भूमिकाओं वाला शिक्षक। संकाय के सदस्यों को अक्सर एक ही दिन में कई कामों में माहिर होना पड़ता है। एक संगठित दृष्टिकोण के बिना अनुसूचीकरण, विशिष्ट कार्यों के लिए समय स्लॉट ब्लॉक करना असंभव हो जाता है। दिन जल्दी ही कक्षा से फैकल्टी मीटिंग और ऑफिस आवर्स तक की एक ज़ॉम्बी मार्च बन जाते हैं। एक लंबे दिन के बाद फिर ग्रेडिंग, तैयारी, और अंत में, अगर आपकी किस्मत अच्छी रही तो कुछ व्यक्तिगत शोध करना होता है।

• अनंत ईमेल आदान-प्रदान। डीन, प्रिंसिपल और बड़े शैक्षणिक संस्थानों में शायद कुछ विभागाध्यक्षों को छोड़कर, अकादमिक और सहायक कर्मचारी ऐसे सहायक नहीं रखते जो उनकी समय-सारिणी की जिम्मेदारी संभाल सकें। पहले से ही तंगबंदी में काम कर रहे कार्यबल के लिए, बैठक आयोजित करने की कोशिश में ईमेल के अतिरिक्त आदान-प्रदान समय की आपराधिक बर्बादी है जो दोनों को प्रभावित करती है। उत्पादकता और सहभागिता के स्तर तेजी से गिरना। आखिरकार, एक औसत बैठक को निर्धारित करने में लगभग 30 मिनट का कार्य समय लगता है। समय-साध्य और दोहरावपूर्ण प्रशासनिक-शैली की मीटिंग शेड्यूलिंग में बिताए गए घंटे संकाय के मूल्यवान शोध, लेखन या तैयारी के समय को छीन लेते हैं। ये कर्मचारियों की कार्यस्थल असंतोष की संभावना को भी बढ़ाते हैं, जिससे थकान, अधिक बीमारी की छुट्टियाँ या उच्च कर्मचारी पलायन हो सकता है।

भूमिका-निर्धारण में प्रौद्योगिकी की भूमिका

• रोज़मर्रा के कामों का प्रबंधन। आज की सर्वश्रेष्ठ श्रेणी की शेड्यूलिंग तकनीकें सुरक्षित, निजी और समग्र आईटी अवसंरचना में पूरी तरह से एकीकृत होती हैं, और संकाय, गैर-शिक्षण कर्मचारियों और छात्रों को अपनी बैठकों को जल्दी और आसानी से निर्धारित करने की अनुमति देती हैं, जिससे उन हजारों बर्बाद हुए घंटों की बचत होती है। आपका संकाय अन्य संस्थानों और यहां तक कि देशों के सहयोगियों के साथ सहयोग करने की संभावना रखता है। आपके प्रशासनिक कर्मचारियों को भागीदारों, एजेंसियों और आपूर्तिकर्ताओं की एक विस्तृत श्रृंखला से मिलना होगा। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप एक प्लेटफ़ॉर्म-तटस्थ शेड्यूलिंग टूल चुनें, जो पूरी तरह से अलग ईमेल और एजेंडा सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाले लोगों के साथ कुशलतापूर्वक बैठकें निर्धारित करने में आपकी सहायता करे। कुछ अत्याधुनिक समाधानों में टाइम-ज़ोन समायोजन भी अंतर्निहित होते हैं, जो विशेष रूप से अन्य राज्यों या देशों में सहकर्मियों के साथ सहयोग करने या विदेशों में सहयोगी परिसरों के साथ समन्वय करने पर उपयोगी होते हैं।

• प्रभावी समय प्रबंधन। समय-ब्लॉकिंग के साथ मिलकर शेड्यूलिंग तकनीक बेहद शक्तिशाली होती है। उदाहरण के लिए, एक प्रोफेसर एक बना सकता है बुक करने का पृष्ठ जिसका उपयोग स्नातकोत्तर छात्र व्यक्तिगत बैठकें निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं, लेकिन केवल पूर्व-निर्धारित कार्यालय समय के दौरान। सर्वश्रेष्ठ शेड्यूलिंग उपकरण मशीन लर्निंग का भी उपयोग करते हैं ताकि वे उपयोगकर्ताओं की आदतों से सीख सकें। एक शिक्षक हर दिन एक घंटा आरक्षित कर सकता है ताकि उसे स्वस्थ दोपहर के भोजन के लिए समय मिल सके, और एआई सामान्य परिस्थितियों में उस समय-खंड को सुरक्षित रखेगा तथा केवल आपात स्थिति में या अंतिम समय में कोई अनुरोध आने पर ही उसका उपयोग करेगा। इसी तरह, एआई यह सीख सकता है कि अलग-अलग समय क्षेत्रों में शोध सहयोगियों से कॉल के लिए आपके सामान्य सुबह 9 से शाम 5 बजे के कार्यालय समय में सप्ताह में एक बार सुबह 7 बजे या रात 9 बजे तक विस्तार हो सकता है।

• दूरस्थ शिक्षा को सशक्त बनाएं। जब COVID-19 के मामलों में अचानक उछाल आया और लाखों लोग लॉकडाउन में चले गए, तो शैक्षणिक संस्थानों को रातों-रात अपनी सामान्य आमने-सामने की शिक्षण पद्धति को ऑनलाइन परिवेश में बदलना पड़ा। शिक्षा क्षेत्र के जानकारों का मानना है कि यह दूरस्थ शिक्षा के लिए एक निर्णायक मोड़ हो सकता है। कई शिक्षकों और छात्रों ने पाया है कि वे इस अनुभव का आनंद अपनी अपेक्षा से कहीं अधिक ले रहे हैं। इस जबरन बदलाव ने वर्चुअल क्लासरूम से जुड़ी पिछली कलंकित धारणाओं पर भी प्रकाश डाला है और उन पर सवाल उठाया है। अब कक्षाओं या लेक्चर हॉल की उपलब्धता से सीमित न होकर, प्रोफेसर छात्रों को कक्षाएं या व्याख्यान आयोजित करने के लिए सबसे सुविधाजनक समय चुनने का अवसर दे सकते हैं। प्रोफेसरों का कमरे से कमरे तक न चलने, या किसी अन्य विश्वविद्यालय में व्याख्यान या अतिथि व्याख्यान देने के लिए हवाई जहाज में सवार न होने से जो समय बचता है, वह स्नातकोत्तर छात्रों के साथ अधिक गुणवत्तापूर्ण समय बिताने का अवसर प्रदान करता है। फिर से, कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर के माध्यम से आयोजित एक-से-एक बैठकें संकाय और छात्रों दोनों के लिए अधिक उपलब्धता और लचीलापन प्रदान करती हैं।

यदि आप एक शिक्षक हैं और अपना दिन वापस पाने में रुचि रखते हैं, तो पूरा एजुकेटर मीटिंग प्लेबुक देखें।