Podręcznik na spotkanie nauczycieli

Największe wyzwania związane z planowaniem zajęć na uczelniach wyższych

Niewiele zawodów jest tak ściśle uzależnionych od kalendarza i terminów jak sektor edukacyjny. Zajęcia, semestry i lata akademickie mają ściśle określony czas trwania, a między datami rozpoczęcia a zakończenia należy wykonać konkretne zadania. Studenci nieustannie przygotowują się do terminów ocen, podczas gdy profesorowie i asystenci naukowi mają swoje własne terminy publikacji badań lub tekstów. No i są jeszcze te uciążliwe spotkania.

Kiedy rozmawiamy z nauczycielami, jedną z najczęściej powtarzających się uwag jest to, jak satysfakcjonujące jest nauczanie. Ale co się dzieje, gdy po prostu nie ma się wystarczająco dużo czasu dla wszystkich uczniów? Albo, co gorsza, gdy poświęca się tak dużo czasu na organizowanie spotkań, że nie pozostaje już czas na rzeczywistą pomoc uczniom.

• Znalezienie czasu na spotkanie ze wszystkimi uczniami. Zapytaj kogokolwiek, kto pracuje w szkolnictwie, jak mu idzie dzień, a najprawdopodobniej usłyszysz: „mam pełne ręce roboty”. Chociaż nie ma co do tego jednomyślności, profesorowie twierdzą, że pracują średnio około 60 godzin tygodniowo. Większość profesorów i wykładowców przyznaje, że nauczanie i prowadzenie badań w dziedzinie, która jest ich pasją, sprawia im przyjemność i nie wydaje się pracą, ale jednocześnie spędzają aż 30 procent tygodnia na spotkaniach lub odpowiadaniu na e-maile. Te dodatkowe obowiązki mogą sprawić, że niezwykle trudno jest znaleźć i zaplanować regularne, przewidywalne godziny przyjęć, aby spotykać się ze studentami. Jest to szczególnie niepokojące, biorąc pod uwagę, że studenci postrzegają informacje zwrotne od profesorów jako kluczowe dla osiągnięcia swoich celów akademickich. Mimo to prawie połowa wszystkich studentów nadal spotyka się ze swoimi profesorami tylko raz w miesiącu lub rzadziej.

• Nauczyciel o wielu talentach. Pracownicy naukowi często muszą w ciągu jednego dnia pełnić wiele różnych ról. Bez uporządkowanego podejścia do planowanie, nie da się już zarezerwować czasu na konkretne zadania. Dni szybko zamieniają się w zombie-marsz od zajęć przez posiedzenia wydziałowe aż po dyżury. Po długim dniu czeka jeszcze ocenianie prac, przygotowywanie się do zajęć, a na koniec – jeśli ma się szczęście – trochę czasu na własne badania.

• Niekończąca się wymiana e-maili. Z wyjątkiem dziekanów, dyrektorów szkół i być może niektórych kierowników wydziałów w większych placówkach edukacyjnych, pracownicy akademiccy i pomocniczy nie mają asystentów, na których mogliby polegać i którzy przejęliby odpowiedzialność za organizację ich harmonogramów. Dla personelu, który i tak jest już nadmiernie obciążony pracą, dodatkowa wymiana e-maili podczas próby zorganizowania spotkania stanowi rażącą stratę czasu, która powoduje zarówno poziom produktywności i zaangażowania gwałtownie spadnąć. W końcu zaplanowanie przeciętnego spotkania zajmuje około 30 minut czasu pracy. Godziny poświęcone na czasochłonne i powtarzalne czynności administracyjne związane z planowaniem spotkań pozbawiają kadrę naukową cennego czasu, który mogliby przeznaczyć na badania, pisanie lub przygotowania. Zwiększają one również prawdopodobieństwo wzrostu niezadowolenia pracowników z miejsca pracy, co prowadzi do wypalenia zawodowego, częstszych zwolnień lekarskich lub większej rotacji kadr.

Rola, jaką może odegrać technologia planowania

• Zarządzanie bieżącymi sprawami. Najlepsze obecnie technologie do planowania spotkań są bezpieczne, zapewniają prywatność, są w pełni zintegrowane z ogólną infrastrukturą IT i pozwalają wykładowcom, pracownikom niepedagogicznym oraz studentom szybko i łatwo planować spotkania, oszczędzając w ten sposób tysiące zmarnowanych godzin. Państwa wykładowcy będą prawdopodobnie współpracować z kolegami z innych uczelni, a nawet z innych krajów. Pracownicy administracyjni będą musieli spotykać się z szerokim gronem partnerów, agencji i dostawców. Dlatego warto poszukać narzędzia do planowania spotkań niezależnego od platformy, które pomoże efektywnie organizować spotkania z osobami korzystającymi z zupełnie innego oprogramowania do obsługi poczty elektronicznej i kalendarza. Niektóre najnowocześniejsze rozwiązania mają wbudowaną funkcję dostosowywania stref czasowych, co jest szczególnie przydatne podczas współpracy z kolegami z innych stanów lub krajów, a nawet podczas koordynacji działań z zagranicznymi kampusami partnerskimi.

• Skuteczne zarządzanie czasem. Technologia planowania jest niezwykle skuteczna w połączeniu z metodą blokowania czasu. Na przykład profesor może stworzyć Booking Page z którego studenci studiów magisterskich mogą korzystać w celu umawiania spotkań indywidualnych, ale wyłącznie w ramach wcześniej przydzielonych godzin dyżurów. Najlepsze narzędzia do planowania wykorzystują również uczenie maszynowe, aby analizować nawyki użytkowników. Nauczyciel może zarezerwować codziennie godzinę, aby mieć czas na zdrowy lunch, a sztuczna inteligencja zachowa ten blok czasowy w normalnych okolicznościach i wykorzysta go tylko w nagłych przypadkach lub gdy pojawi się prośba w ostatniej chwili. Podobnie sztuczna inteligencja może nauczyć się, że Twoje zwyczajowe godziny przyjęć od 9 do 17 mogą raz w tygodniu przedłużyć się do 7 rano lub 21 wieczorem, aby umożliwić rozmowy telefoniczne z kolegami zajmującymi się badaniami, którzy znajdują się w różnych strefach czasowych.

• Wspieraj naukę zdalną. Kiedy liczba zachorowań na COVID-19 gwałtownie wzrosła i zmusiła miliony ludzi do poddania się ograniczeniom, instytucje edukacyjne musiały z dnia na dzień zmienić sposób działania i przenieść swoje dotychczasowe zajęcia stacjonarne do środowiska online. Specjaliści z branży edukacyjnej sugerują, że może to być punkt zwrotny dla nauczania zdalnego. Wielu nauczycieli i studentów odkryło, że ta forma nauki sprawia im więcej radości, niż się spodziewali. Ta wymuszona zmiana rzuciła również światło na dotychczasowe uprzedzenia związane z wirtualną salą lekcyjną i poddała w wątpliwość te nastawienia. Nie będąc już ograniczeni dostępnością sal lekcyjnych czy wykładowych, profesorowie mogą pozwolić studentom na wybór najbardziej dogodnego terminu na zajęcia lub wykłady. Czas, który profesorowie oszczędzają, nie musząc już przemieszczać się z sali do sali ani wsiadać do samolotu, aby wygłosić wykład lub gościnny wykład na innej uczelni, daje im możliwość spędzenia więcej wartościowego czasu ze studentami studiów magisterskich. Ponownie, spotkania indywidualne prowadzone za pośrednictwem oprogramowania do wideokonferencji zapewniają większą dostępność i elastyczność zarówno dla wykładowców, jak i studentów.

Jeśli jesteś nauczycielem i chcesz odzyskać kontrolę nad swoim dniem, zapoznaj się z pełną wersją przewodnika „Educator’s Meeting Playbook”.