Handboken för lärarmöten

De största utmaningarna när det gäller schemaläggning på högskolor och universitet

Det finns få yrken där kalendern och tidsfristerna är lika avgörande som inom utbildningssektorn. Lektioner, terminer, halvår och läsår har alla fastställda längder, med specifika arbetsuppgifter som ska utföras mellan start- och slutdatum. Studenterna arbetar ständigt mot tidsfrister för bedömningar, medan professorer och forskningsassistenter har sina egna tidsfrister för att publicera studier eller texter. Och så finns det förstås de där besvärliga mötena.

När vi pratar med lärare är en av de vanligaste sakerna de alltid säger hur givande det är att undervisa. Men vad händer när man helt enkelt inte har tillräckligt med tid för alla sina elever? Eller, ännu värre, när man lägger så mycket tid på att ordna möten att man inte hinner hjälpa sina elever på riktigt.

• Att hinna träffa alla sina elever. Fråga vem som helst som arbetar inom utbildningsväsendet hur dagen har varit, så kommer svaret troligen att vara ”mycket att göra”. Även om det råder liten enighet om detta, uppger professorerna att de arbetar i genomsnitt cirka 60 timmar per vecka. De flesta professorer och föreläsare medger att det är roligt att undervisa och forska inom ett område man brinner för och att det inte känns som arbete, men de lägger också upp till 30 procent av sin vecka på möten eller på att besvara e-post. Dessa extra krav kan göra det extremt svårt att hitta och planera in regelbundna, förutsägbara mottagningstider för att träffa studenterna. Det är särskilt oroande med tanke på att studenterna ser feedback från professorerna som avgörande för att nå sina akademiska mål. Trots detta träffar nästan hälften av alla studenter fortfarande sina professorer endast en gång i månaden eller mer sällan.

• Läraren med många roller. Fakultetsmedlemmar måste ofta klara av många olika uppgifter under samma dag. Utan ett strukturerat tillvägagångssätt för att schemaläggning, blir det omöjligt att avsätta tid för specifika uppgifter. Dagarna förvandlas snabbt till en zombie-marsch från lektion till lärarmöte till mottagningstid. Efter en lång dag väntar sedan betygsättning, lektionsförberedelser och slutligen lite egen forskning, om man har tur.

• Det oändliga mejlväxlandet. Förutom dekaner, rektorer och kanske vissa avdelningschefer vid större utbildningsinstitutioner har varken akademisk personal eller stödpersonal några assistenter att luta sig mot och som kan ta ansvar för deras schemaläggning. För en personalstyrka som redan är hårt belastad är det extra mejlväxlandet när man försöker organisera ett möte ett skandalöst slöseri med tid som orsakar både produktivitets- och engagemangsnivåer att rasa. Ett möte tar ju i genomsnitt cirka 30 minuters arbetstid att planera in. De timmar som läggs på tidskrävande och repetitiva administrativa uppgifter som att planera möten berövar personalen värdefull tid för forskning, skrivande eller förberedelser. Det ökar också risken för att de anställdas missnöje med arbetsplatsen växer, vilket kan leda till utbrändhet, ökad sjukfrånvaro eller högre personalomsättning.

Den roll som schemaläggningstekniken kan spela

• Att sköta det dagliga arbetet. Dagens bästa schemaläggningsteknik är säker, skyddar integriteten, är fullt integrerad i den övergripande IT-infrastrukturen och gör det möjligt för lärare, icke-undervisande personal och studenter att snabbt och enkelt boka sina möten, vilket sparar tusentals bortkastade timmar. Er lärarkår kommer sannolikt att samarbeta med kollegor från andra institutioner och till och med andra länder. Er administrativa personal kommer att behöva träffa ett stort antal samarbetspartner, myndigheter och leverantörer. Se därför till att ni väljer ett plattformsoberoende schemaläggningsverktyg som hjälper er att effektivt boka möten med personer som använder helt andra e-post- och kalenderprogram. Vissa avancerade lösningar har även tidszonsjusteringar inbyggda i produkten, vilket är särskilt användbart vid samarbete med kollegor i andra delstater eller länder, eller till och med vid samordning med systercampus utomlands.

• Effektiv tidshantering. Schemaläggningstekniken är oerhört effektiv när den kombineras med tidsblockering. En professor kan till exempel skapa en bokningssida som doktorander kan använda för att boka enskilda möten, men endast under i förväg tilldelade kontorstider. De bästa schemaläggningsverktygen använder dessutom maskininlärning för att lära sig av användarnas vanor. En lärare kan reservera en timme varje dag för att säkerställa att hen har tid för en hälsosam lunch, och AI:n kommer under normala omständigheter att bevara den tidsblocket och endast använda det i en nödsituation eller om en förfrågan kommer in i sista minuten. På samma sätt kan AI:n lära sig att dina vanliga kontorstider mellan 9 och 17 kan förlängas till kl. 07.00 eller 21.00 en gång i veckan för samtal med forskarkollegor i olika tidszoner.

• Främja distansundervisning. När COVID-19-siffrorna först sköt i höjden och tvingade miljontals människor till nedstängning, var utbildningsinstitutionerna tvungna att ställa om över en natt och omvandla sin vanliga undervisning på plats till en online-miljö. Insiders inom utbildningsvärlden har hävdat att detta kan utgöra en vändpunkt för distansundervisning. Många lärare och studenter har upptäckt att de uppskattar upplevelsen mer än de hade förväntat sig. Denna påtvingade förändring har också lyft fram tidigare fördomar kring det virtuella klassrummet och ifrågasatt dessa attityder. Lärarna är inte längre begränsade av tillgången på klassrum eller föreläsningssalar, utan kan låta studenterna välja den tidpunkt som passar bäst för lektioner eller föreläsningar. Den tid som lärarna sparar genom att inte längre behöva gå från rum till rum, eller ta ett flyg för att hålla ett föredrag eller en gästföreläsning vid ett annat universitet, ger möjlighet att tillbringa mer kvalitetstid med doktoranderna. Återigen ger en-till-en-möten som genomförs via konferensprogramvara större tillgänglighet och flexibilitet för både lärare och studenter.

Om du är lärare och vill få tillbaka kontrollen över din dag, ta en titt på den fullständiga handboken för lärarmöten.