Wat is een vergadering over de volgende stappen?

Wat zijn de “volgende stappen”? 

Je hebt een productieve vergadering achter de rug en flinke vooruitgang geboekt, maar hoe gaat het nu verder? De volgende stappen die je zet, zijn belangrijk. Als je die niet op een productieve manier opvolgt, is het onwaarschijnlijk dat je kunt voortbouwen op het momentum dat je uit die geweldige vergadering hebt gehaald.

Het eerste wat je na een vergadering altijd moet doen, is een samenvatting sturen. Daarin zet je alles wat er is besproken op een rijtje en wie welke taken op zich neemt. Wees duidelijk over wat er moet gebeuren en wat je terugverwacht. Stel indien nodig een deadline vast en neem regelmatig contact op om te controleren of alles volgens plan verloopt.

Zorg er ook voor dat je de trackers die je gebruikt bijwerkt, zodat iedereen op de hoogte is – of ze nu bij de vergadering aanwezig waren of niet. Leidinggevenden willen misschien snel een overzicht krijgen van wat er in je team gebeurt, dus met up-to-date trackers (zoals JIRA of Asana) kunnen ze dat makkelijk doen.

Wat is een ‘volgende stap’-gesprek?

Als je aan een langer project werkt of zelfs gewoon aan je normale kwartaaltaken, zijn tussentijdse evaluaties cruciaal om op koers te blijven. Na een productieve vergadering en met wat vaart achter de rug, moet je je volgende sessie plannen.

Zoek eerst een tijdstip dat past bij de mensen die je erbij nodig hebt. De functie ‘Groepspoll’ van Doodle is een geweldige manier om snel bij een groot aantal mensen te peilen wat het beste tijdstip is om af te spreken.

Zodra je iets hebt geboekt, neem je contact op met de mensen die na je laatste vergadering nog taken moesten afhandelen. Vraag of ze hun taken hebben afgerond, of ze ergens tegenaan lopen en vraag in het algemeen even hoe het met ze gaat. Op basis daarvan kun je je agenda opstellen en die ruim voor de vergadering naar iedereen mailen.

Het is ook een goed idee om mensen om feedback te vragen voordat jullie weer bij elkaar komen. Ontdek wat mensen leuk vonden aan jullie opzet en wat niet. Pas je planning daarop aan, zodat je het meeste uit jullie bijeenkomst haalt.

Hoe plan je je volgende stappenvergadering in?

Regelmatige overlegmomenten kunnen echt helpen om een project vooruit te helpen, maar het is lastig om een moment te vinden waarop al je collega’s beschikbaar zijn. Doodle maakt het makkelijk.

Met Groepspoll Je kunt je volgende afspraak al in ieders agenda zetten, nog voordat je de vergaderruimte verlaat. Selecteer gewoon een aantal tijdstippen waarop je beschikbaar bent en stuur die naar de mensen die je nodig hebt. Zij kiezen dan wat voor hen uitkomt en zo heb je meteen een tijdstip om af te spreken.

Als je de planning nog verder wilt uitbreiden, Doodle Professional Hiermee kun je advertenties verwijderen, deadlines instellen en herinneringen sturen voor je afspraken.

Online vergaderen is ook heel makkelijk met Doodle. Je kunt je favoriete videoconferentietool toevoegen en de links daarvoor worden automatisch aan alle uitnodigingen toegevoegd die je verstuurt. Ideaal nu zo velen van ons op afstand of hybride werken.

Doodle Zo kun je makkelijk regelmatig afspreken en je volgende stappen plannen. Geen eindeloos heen-en-weer-mailen meer, maar gewoon meer vrije tijd voor de belangrijke dingen. Probeer het vandaag nog gratis uit.