Czym jest spotkanie dotyczące dalszych działań?

Co to są „kolejne kroki”? 

Spotkanie było owocne i udało się osiągnąć znaczący postęp, ale co dalej? Kolejne kroki, które podejmiesz, mają duże znaczenie. Jeśli nie zrealizujesz ich w sposób konstruktywny, raczej nie uda ci się wykorzystać impetu, jaki dało ci to udane spotkanie.

Pierwszą rzeczą, którą zawsze należy zrobić po spotkaniu, jest wysłanie podsumowania. Powinno ono zawierać streszczenie wszystkich omówionych kwestii oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za konkretne zadania. Należy jasno określić, jakie zadania należy wykonać i jakich rezultatów się oczekuje. W razie potrzeby należy wyznaczyć termin realizacji i regularnie sprawdzać, czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

Warto również zaktualizować wszystkie narzędzia do śledzenia zadań, z których korzystasz, aby wszyscy mieli ten sam obraz sytuacji – niezależnie od tego, czy brali udział w spotkaniu, czy nie. Kierownictwo wyższego szczebla może chcieć uzyskać szybki przegląd sytuacji w zespole, więc aktualne narzędzia do śledzenia zadań (takie jak JIRA czy Asana) mogą im to ułatwić.

Czym jest spotkanie dotyczące „kolejnego kroku”?

Kiedy pracujesz nad dłuższym projektem lub nawet po prostu realizujesz rutynowe zadania kwartalne, regularne spotkania kontrolne mają kluczowe znaczenie dla utrzymania właściwego tempa prac. Po owocnym spotkaniu i nabranie odpowiedniego impetu warto zaplanować kolejną sesję.

Zacznij od ustalenia terminu, który odpowiada osobom, które powinny wziąć w spotkaniu udział. Narzędzie „Group Poll” w serwisie Doodle to świetny sposób na szybkie przeprowadzenie ankiety wśród dużej liczby osób w celu ustalenia najlepszego terminu spotkania.

Gdy już zarezerwujesz termin, skontaktuj się z osobami, które miały zadania do wykonania po ostatnim spotkaniu. Dowiedz się, czy wykonały to, co do nich należało, czy napotkały jakieś przeszkody i ogólnie zapoznaj się z aktualnym stanem ich prac. Na tej podstawie możesz przygotować porządek obrad i wysłać go wszystkim e-mailem z odpowiednim wyprzedzeniem przed spotkaniem.

Warto również poprosić uczestników o opinie przed kolejnym spotkaniem. Dowiedz się, co im się podobało w dotychczasowej formule spotkania, a co nie. Dostosuj swoje plany odpowiednio do tych opinii, aby jak najlepiej wykorzystać spotkanie.

Jak zaplanować spotkanie dotyczące kolejnych kroków

Regularne spotkania mogą naprawdę pomóc w realizacji projektu, ale znalezienie czasu, w którym wszyscy współpracownicy będą mogli się spotkać, stanowi nie lada wyzwanie. Doodle to ułatwia.

Z Group Poll Możesz zapisać termin kolejnego spotkania w kalendarzach wszystkich uczestników na kilka minut przed opuszczeniem sali konferencyjnej. Wystarczy, że wybierzesz przedział czasowy, w którym masz wolne, i prześlesz go odpowiednim osobom. Oni zdecydują, który termin im odpowiada, a ty będziesz mieć ustaloną godzinę spotkania.

Jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić planowanie, Doodle Professional pozwala pozbyć się reklam, ustalać terminy i wysyłać przypomnienia o spotkaniach.

Dzięki Doodle organizowanie spotkań online jest również bardzo proste. Możesz dodać swoje ulubione narzędzie do wideokonferencji, a linki do niego zostaną automatycznie dołączone do wszystkich wysyłanych przez Ciebie zaproszeń. To idealne rozwiązanie, biorąc pod uwagę, że tak wielu z nas pracuje zdalnie lub w trybie hybrydowym.

Doodle Ułatwia to regularne spotkania i planowanie kolejnych kroków. Koniec z niekończącą się wymianą e-maili – zyskujesz więcej wolnego czasu na to, co naprawdę ważne. Wypróbuj już dziś za darmo.