Che cos'è un incontro sulle fasi successive?

Che cosa sono i "prossimi passi"?

Avete avuto una riunione produttiva e avete fatto progressi significativi, ma cosa succede ora? I passi successivi sono importanti. Se non li seguite in modo produttivo, è improbabile che riusciate a sfruttare lo slancio della riunione.

La prima cosa da fare dopo una riunione è inviare un riepilogo. Questo dovrebbe riassumere tutto ciò che è stato discusso e chi ha compiti specifici da svolgere. Siate chiari su quali sono le cose da fare e su cosa vi aspettate in cambio. Se necessario, fissate una scadenza e controllate regolarmente che tutto proceda come previsto.

Dovreste anche cercare di aggiornare i tracker che utilizzate per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina, indipendentemente dal fatto che fossero presenti o meno alla riunione. I dirigenti di alto livello potrebbero voler avere una rapida panoramica di ciò che sta accadendo nel vostro team, quindi i tracker aggiornati (come JIRA o Asana) possono aiutarli a farlo facilmente.

Che cos'è una riunione "next step"?

Quando si lavora a un progetto più lungo o anche solo a normali attività trimestrali, i check-in sono fondamentali per rimanere in carreggiata. Dopo una riunione produttiva e con un po' di slancio in tasca, dovreste pianificare la prossima sessione.

Iniziate a trovare un orario che vada bene per le persone di cui avete bisogno. Lo strumento di sondaggio di gruppo di Doodle è un ottimo modo per sondare rapidamente un gran numero di persone e trovare l'orario migliore per incontrarsi.

Una volta prenotato, contattate le persone che avevano compiti da completare dopo l'ultima riunione. Scoprite se hanno completato ciò che dovevano fare, se hanno dei blocchi e, in generale, aggiornateli sulla loro situazione. Da qui potete creare l'ordine del giorno e inviarlo a tutti via e-mail con largo anticipo rispetto alla riunione.

È anche una buona idea chiedere alle persone un feedback prima di riunirsi di nuovo. Scoprite cosa è piaciuto e cosa non è piaciuto del vostro formato. Modificate la vostra pianificazione in base alle esigenze, in modo da ottenere il massimo dalla riunione.

Come programmare la riunione delle fasi successive

I check-in regolari possono davvero aiutare a portare avanti un progetto, ma trovare il tempo con tutti i colleghi è difficile. Doodle lo rende facile.

Con Sondaggio di gruppo è possibile inserire la prossima sessione nell'agenda di tutti prima ancora di lasciare la sala riunioni. È sufficiente selezionare una serie di orari in cui siete liberi e inviarla alle persone di cui avete bisogno. Loro decideranno cosa va bene per loro e voi avrete un orario per incontrarvi.

Se desiderate approfondire ulteriormente la pianificazione, Doodle Professional vi permette di eliminare gli annunci, impostare scadenze e inviare promemoria per le riunioni.

Anche le riunioni online sono facili con Doodle. Potete aggiungere il vostro strumento di videoconferenza preferito e i suoi link verranno automaticamente aggiunti a tutti gli inviti che invierete. Ideale per molti di noi che lavorano da remoto o in modo ibrido.

Doodle semplifica le riunioni periodiche e la pianificazione dei prossimi passi. Niente più ping pong di e-mail, solo più tempo libero per le cose importanti. Provatelo gratuitamente oggi stesso.